Jak napisać plan zarządzania projektem

Plan zarządzania projektem to dokument określający, jak zespół będzie pracował nad projektem. Opisuje cykl życia projektu i obejmuje sposób, w jaki praca będzie wykonywana, monitorowana, kontrolowana, a następnie formalnie zamknięta.

Plan zarządzania projektem jest w rzeczywistości ogólnym terminem dla wszystkich planów cząstkowych, które będziesz produkować w ramach projektu. Możemy zdefiniować plan zarządzania projektem jako wszystko, co jest objęte tymi planami:

• Plan zarządzania wymaganiami
• Plan zarządzania zakresem
• Plan zarządzania planem
• Plan zarządzania jakością, jeśli taki masz
• Plan zarządzania kosztami
• Plan zarządzania ryzykiem (który powinien odnosić się do dziennika ryzyka)
• Plan zarządzania zmianami
• Plan zarządzania zakupami, jeśli potrzebujesz go do projektu
• Plan zarządzania konfiguracją ponownie, tylko jeśli planujesz go napisać: możesz nie czuć, że jest to konieczne dla twojego projektu
• Plan zarządzania zasobami ludzkimi

Plan zarządzania projektem zawiera również ważne informacje na temat linii bazowych projektu, w szczególności dotyczące zakresu i harmonogramu. Daje to wiersz na piasku, do którego możesz się odwołać, abyś mógł łatwo zobaczyć, co się zmieniło, kiedy w końcu zamkniesz projekt i porównać zaplanowaną z rzeczywistą wydajność.

Mimo to plan zarządzania projektem istnieje jako samodzielny dokument. Oto, co należy uwzględnić i jak odnieść się do tych innych sekcji.

Pisanie dokumentu planu zarządzania projektem

Uruchom dokument z nazwą projektu i datą. Użyj szablonu z biura zarządzania projektami, jeśli masz takie, aby zaoszczędzić na konieczności rozpoczynania od zera.

Następnie włącz następujące sekcje:

Progi i linie bazowe: Wyjaśnij, w jaki sposób będą zarządzane linie podstawowe dla harmonogramu, zakresu, kosztów i jakości obszarów projektu. Określ, jakie dopuszczalne wariancje będą planowane (na przykład +/- 10 procent) i co zrobisz, jeśli wygląda na to, że zostaną naruszone. Być może już to udokumentowałeś w Karcie Projektu.

Zarządzanie: Określ, jakie przeglądy projektów, recenzje partnerów i inne środki zarządzania zostaną zastosowane podczas cyklu zarządzania projektem. Jako minimum, powinieneś dołączyć oficjalny podpis na końcu każdej fazy. To jedna z ról sponsora projektu. Możesz również podać szczegółowe informacje o ocenach jakości, które będziesz przechowywać, jeśli są odpowiednie dla twojego projektu.

Decyzje metodologiczne: Jest to dobre miejsce do zapisania, które fragmenty metodologii zarządzania projektem postanowiłeś nie robić, ponieważ nie jest to istotne. Na przykład możesz tutaj zauważyć, że nie zamierzasz sporządzać planu zarządzania zamówieniami, ponieważ nie jest wymagane zamówienie dla twojego projektu.

Coś jeszcze: Nie ograniczaj się do tych pozycji. Uwzględnij wszystko, co Twoim zdaniem może być istotne dla planowania projektu, takie jak powiązania z innymi projektami w firmie, czynniki zewnętrzne, które mogą mieć wpływ na planowanie, które chcesz zwrócić na czyjąś uwagę i tak dalej.

Plany pomocnicze

Jeśli połączysz wszystkie swoje dokumenty projektowe w jeden, będzie to ogromny plan zarządzania projektem. Najlepiej jest dołączyć linki (lub przynajmniej opis, gdzie można znaleźć dokument) w tym dokumencie. Następnie, jeśli ktoś chce go przeczytać i przeczytać, może go znaleźć, bez konieczności, aby plan zarządzania projektem stał się tak długi, że w ogóle nikt na niego nie patrzy.

Nie zapomnij również połączyć się z liniami bazowymi. Dla linii bazowej harmonogramu projektu zapisz wersję swojego planu i połącz się z nią. W przypadku linii bazowej kosztów zapisz wersję planowania budżetu na dzień dzisiejszy i połącz się z nią. Te dokumenty są żywymi dokumentami i będą się zmieniać wraz z postępem projektu, ale zachowasz te oryginalne pliki, aby móc je przeglądać i porównywać.

Na koniec dodaj kontrolę wersji do planu zarządzania projektami, aby w razie potrzeby móc łatwo sprawdzić, czy pracujesz nad najnowszą kopią.