Jak prowadzić projekt, gdy nie jesteś szefem zespołu

Po powrocie do szkoły projekt grupowy nie zawsze był pozytywnym doświadczeniem. Nieuchronnie w każdej grupie niektórzy pracowali ciężej niż inni, podczas gdy inni nigdy się nie pojawili. W rezultacie może to być frustrujące, jeśli jesteś jednym z członków zespołu niosących większość ładunku.

W świecie biznesu jest nieco inaczej, ponieważ każdy projekt ma kierownika projektu i ta osoba może przekazać rzeczywiste konsekwencje, jeśli członkowie zespołu nie wykonają swoich zadań. Nawet jeśli kierownik projektu nie ma władzy dyscyplinarnej nad swoim zespołem, wszelkie słabe wyniki członka mogą wrócić do szefa i negatywnie wpłynąć na ich karierę.

Prawdopodobnie kierownik projektu nie będzie mógł wybrać członków zespołu do projektu i nie będzie miał uprawnień do usunięcia członka z powodu słabej wydajności. Jak zarządzać projektem, gdy członkowie zespołu nie zgłaszają się do Ciebie?

Oto sześć wskazówek, jak prowadzić projekt, gdy członkowie zespołu nie zgłaszają się do Ciebie.

Wyjaśnij swoje limity z szefem

Zanim będziesz miał nawet pierwsze spotkanie zespołu, usiądź z osobą, która przydzieliła cię do tego projektu i porozmawiaj o oczekiwaniach kierownictwa. Jest to oczywiście najłatwiejsze, jeśli ty i wszyscy członkowie zespołu zgłosicie się do tej samej osoby, ale nawet jeśli nie, będziecie chcieli przeprowadzić tę rozmowę.

Oto pytania, które chcesz zadać:

• Czy masz moc usuwania i zastępowania ludzi w zespole, jeśli nie działają?
• Czy ten projekt ma pierwszeństwo przed innymi projektami? Jeśli nie, to gdzie twój projekt siedzi w hierarchii. Innymi słowy, czy możesz powiedzieć członkom zespołu, że muszą przerwać inny projekt, aby dotrzymać terminu?
• Jeśli masz problemy z wydajnością członków zespołu, czy szef z dyscyplinarnym wsparciem poprze cię, czy też jesteś uważany za równego z członkami zespołu?
• Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, zapytaj, jakie są cele projektu i oczekiwane ramy czasowe do jego zakończenia.

Jeśli ustaliłeś swoje limity przed rozpoczęciem projektu, będziesz wiedział, jak daleko możesz się posunąć i czego możesz poprosić członków swojego zespołu. Szef, który mówi: „ten projekt jest najwyższym priorytetem”, ale nie poprze tego, jest taki sam, jak mówi szef „to nie jest priorytet”.

Jednak zdobycie wpisowego od szefa, czy projekt jest najwyższym priorytetem, może pomóc w kierowaniu członkami do pracy tak ciężko, jak to możliwe. I nie bój się być bezpośrednim ze swoim szefem, wspominając, że chcesz poznać poziom ważności projektu, abyś mógł przekazać tę wiadomość zespołowi. Będziesz chciał poinformować, że każdy ma ten sam cel, aby projekt został ukończony prawidłowo i na czas.

Możesz również skontaktować się ze swoim szefem poprzez e-mail z prośbą o potwierdzenie, że projekt jest priorytetem. Po otrzymaniu potwierdzenia wysłanego pocztą e-mail możesz w razie potrzeby przesłać wiadomość e-mail do zespołu.

Ważne jest, aby pamiętać, że członkowie zespołu mogą mieć inne obowiązki oprócz projektu. W rezultacie mogą nie uważać twojego projektu za najważniejszy dla nich na początku, ale niekoniecznie dlatego, że go to nie obchodzi lub chcą uniknąć pracy. Jest całkiem prawdopodobne, że mają po prostu inne zadania i obowiązki, które muszą wykonywać codziennie. Jest to szczególnie ważne w przypadku współpracy z kolegami z różnych działów.

Rozmowa z szefem w celu wyjaśnienia znaczenia projektu, celów i harmonogramu oraz wczesnego informowania zespołu o zespole może sprawić, że proces będzie przebiegał sprawniej i będzie mniej stresujący.

Porozmawiaj ze swoim zespołem przed wykonaniem zadań

Gdy masz zespół międzyorganizacyjny, łatwo jest wykonywać zadania. Jane od marketingu zajmie się zadaniami marketingowymi. Karen z finansów zajmie się finansami. Ale nawet gdy obowiązki są jasne, najpierw porozmawiaj z członkami zespołu.

Może się okazać, że zarówno Karen, jak i Jane poprosiły o dołączenie do tego zespołu, aby dowiedzieć się więcej o innych obszarach firmy, więc kiedy przypiszesz je do swoich obszarów specjalizacji, mogą stać się sfrustrowane.

Ta rozmowa ma kluczowe znaczenie dla dobrego związku w zespole.Chociaż jesteś odpowiedzialny za ostateczny wynik projektu, nie osiągniesz doskonałych wyników bez członków zespołu, którzy są na pokładzie. Krótko mówiąc, wzmocnij członków zespołu, prosząc o ich wkład i obawy. Po zakończeniu projektu i sukcesie cały zespół może poczuć dumę, wiedząc, że każdy z nich odegrał aktywną rolę w jego sukcesie.

Podwójne sprawdzenie z szefem

Jeśli po rozmowie z członkami zespołu ustalisz, że jedynym sposobem na wykonanie tego zadania jest przydzielenie zadań, które jedna lub więcej osób uzna za nieprzyjemne, porozmawiaj ze swoim szefem przed wykonaniem zadań.

Czemu? Chcesz mieć pewność, że masz kopię zapasową, której potrzebujesz i że nie zaniedbałeś opcji, która sprawi, że zadania będą bardziej satysfakcjonujące dla członków zespołu.

Zajmij się najmniejszym zadartym zadaniem

Każdy może wiedzieć, że zostałeś wybrany do kierowania tym zespołem z powodu swoich sukcesów w sukcesie, ale ważne jest również, aby podwinąć rękawy i wejść w kombinację rzeczy.

Przejęcie czegoś trudnego lub nieprzyjemnego wysyła wiadomość, że jesteś częścią zespołu i że zależy ci na członkach drużyny. Przypisywanie nieprzyjemnych zadań wysyła wiadomość, że uważasz, że jesteś lepszy niż twoi koledzy z drużyny.

Nie oznacza to, że musisz wykonywać wszystkie kiepskie zadania. Ale upewnij się, że są one dość podzielone między członków zespołu. To, co jest nieprzyjemne, różni się w zależności od zespołu, ale każdy projekt ma coś, czego nikt nie chce robić. Często jest wiele zadań, których każdy chciałby uniknąć. Upewnij się, że są sprawiedliwie podzielone, a Ty bierzesz udział.

Podaj informację zwrotną

Pamiętaj, że sprzężenie zwrotne to coś więcej niż powiedzenie, „świetna robota” lub „zła praca”, to „to była świetna praca, ponieważ …” i „to nie wyszło tak dobrze, ponieważ …” Bez słów, których nikt nie uczy się. I tak długo, jak chcesz przekazać informacje zwrotne, upewnij się, że akceptujesz opinie członków zespołu.

Ponownie, dajesz im możliwość wykonywania świetnej pracy i przypominania im, że ich sukces jest twoim sukcesem i że wszyscy jesteście w tym razem. Zapewniając informacje zwrotne i ucząc ich, jak wykonać zadanie, zwłaszcza jeśli masz więcej doświadczenia, będziesz tworzyć pozytywne środowisko pracy.

Informuj wszystkich

Jako lider zespołu będziesz raportować postępy menedżerom organizacji i wyższym liderom. Upewnij się, że zabierasz informacje z tych spotkań do swojego zespołu. Ponadto poinformuj swoją grupę, co powiesz na tych spotkaniach.

Daj też wszystkim kredyt, zwłaszcza gdy chodzi o pochwałę. Czy projekt idzie dobrze, bo jesteś wspaniały? Oczywiście, ale nie mów tak. Powiedzmy, że projekt idzie dobrze, ponieważ zespół jest fantastyczny. Wszyscy będą wiedzieć, że jesteś częścią zespołu.

Ale co, jeśli projekt idzie okropnie? Czy podzielasz winę? Tak, ale tylko prywatnie. Idziesz do członków zespołu indywidualnie i pracujesz, aby pomóc zmienić ich kierunek lub wkład. Jeśli to nie zadziała, idź do swojego szefa i zająć się problemami.

Jeśli masz moc, aby usunąć ludzi z zespołu, teraz jest czas, aby to zrobić, ale jeśli tego nie zrobisz, możesz porozmawiać z osobą, która to robi. Ale cokolwiek robisz, nie zaczynaj plotkować ani narzekać na członków swojego zespołu. Zniszczy ich morale i pogorszy wszystko.

Pamiętaj, że pomyślnie prowadzony projekt zespołowy może wzmocnić Twoją karierę, zwiększyć Twoją reputację zawodową i sprawić, że Twoja praca będzie widoczna w Twojej organizacji. Rezultatem mogą być dodatkowe zadania lub promocja.

-------------------------------------------------

Suzanne Lucas jest niezależną pisarką, która spędziła 10 lat w korporacyjnych zasobach ludzkich, gdzie zatrudniła, zwolniła, zarządzała liczbami i dwukrotnie sprawdzała z prawnikami.