Jak prowadzić skuteczne spotkania zespołu

Efektywne spotkania to interesujące wydarzenia o wysokiej energii, podczas których członkowie zespołu wspólnie podejmują decyzje lub rozwiązują problemy. Niestety zbyt wiele spotkań, w których uczestniczymy, wydaje się wręcz przeciwnie. Najgorsze spotkania przynoszą czas na pełzanie, pozostawiając wszystkich umysłowo i emocjonalnie wyczerpanych i bardziej niż trochę sfrustrowanych. Różnica polega na tym, w jaki sposób spotkania są planowane i uruchamiane.

Najlepsi menedżerowie rozumieją znaczenie tych wydarzeń i rozumieją, że stworzenie wspaniałego spotkania wymaga planowania i celowego wysiłku. Ten artykuł oferuje dziesięć wskazówek, które pomogą Ci wykorzystać ten cenny czas współpracy z zespołem. Oto wskazówki, jak wzmocnić spotkania zespołu.

Miej pozytywne nastawienie do spotkań

Jest to najważniejsza rzecz, jaką menedżer może zrobić jako lider, aby poprawić spotkania zespołu. To zaskakujące, jak wielu menedżerów jest dumnych z głoszenia swojej niechęci do spotkań, ale aby osiągnąć znaczące wyniki, rozwiązywać problemy, podejmować decyzje, informować, inspirować, współpracować i motywować, menedżerowie muszą pracować z ludźmi.

Oznacza to okazjonalne łączenie tych osób w pokoju lub połączenie konferencyjne i rozmowę z nimi. Zarządzanie nie polega na zamykaniu drzwi w biurze i wysyłaniu e-maili. Jako lider staraj się patrzeć na spotkania jako przejaw przywództwa. To czas przywództwa, a nie coś, czego można by się obawiać jak podróż do dentysty.

Pamiętaj, że jesteś właścicielem spotkania

Nie deleguj planowania agendy asystentowi administracyjnemu lub innemu członkowi zespołu. Jako lider, to jest Twój spotkanie zaplanować i uruchomić. Aby postawić się we właściwym umyśle, zapytaj i odpowiedz na następujące pytanie: „Po tym spotkaniu, czego chcę, aby ludzie się nauczyli, osiągnęli lub rozwiązali?”

Zawsze przygotuj agendę

Wszystko, co kiedykolwiek przeczytasz o skutecznych spotkaniach w miejscu pracy, zawiera porady dotyczące przygotowania programu. Jednak wszyscy pokazaliśmy się na spotkaniu, na którym nie ma żadnego planu. Akt planowania agendy pomaga skupić się i zidentyfikować priorytetowe tematy spotkania.

Poproś o dane wejściowe do agendy

Chociaż głównym zadaniem menedżera jest opracowanie agendy, członkowie zespołu mogą zostać zaproszeni do dodania elementów programu. Wyślij zaproszenie na pomysły na kilka dni przed spotkaniem.

Dopraw to

Umieść trochę urozmaicenia w formacie. Oto kilka rzeczy, które możesz zrobić, aby urozmaicić spotkania zespołu:

• Zaproś gości
• Świętuj coś
• Przeprowadź „naukowy okrągły stół” - poproś członków zespołu o nauczenie się nawzajem
• Obejrzyj Ted Talk, który ma znaczenie dla programu spotkania
• Uruchom działania związane z budowaniem zespołu
• Zmień lokalizację (rozważ podjęcie spotkania poza miejscem)
• Przynieś trochę zabawy lub ciekawego jedzenia
• Zorganizuj spotkanie dotyczące „pojedynczego elementu”
• Zapytaj o błyskawiczne aktualizacje
• Zaangażuj zespół w burzę mózgów
• Przełącz krzesła lub zmień byle co przerwać monotonię

Zezwalaj na „białą przestrzeń” dla spontanicznej kreatywności i zaangażowania

Nie wtrącaj tak wielu elementów do porządku dziennego, że trudno ci je ukończyć. Zamiast tego zostaw trochę miejsca na koniec na spontaniczną dyskusję. Jeśli spotkanie zakończy się wcześnie, niech wszyscy pójdą wcześnie. Wszyscy doceniają również znaleziony czas.

Użyj spotkań zespołu do współpracy

Zamiast tylko udostępniać informacje, spróbuj rozwiązać problem lub współpracować z grupą przy podejmowaniu decyzji. Tak, to wyzwanie i może być niechlujne, ale w tym miejscu czerpiemy najwięcej korzyści ze spotkań.

Rozjaśnić

Bycie liderem spotkania nie dotyczy autorytetu afiszowania ani nadużywania władzy. Przykładem tego jest karanie kogoś za spóźnienie przed zespołem. Zachowaj poczucie humoru i swoją pokorę.

Kontynuacja

Śledź elementy akcji i upewnij się, że ludzie robią to, co mówią, że będą robić. To frustrujące, aby pojawić się na następnym spotkaniu i dowiedzieć się, że połowa zespołu nie zawracała sobie głowy tym, do czego zobowiązała się podczas ostatniego spotkania. Kontynuuj działania przed spotkaniem i pociągnij osoby do odpowiedzialności za swoje zobowiązania.

Bądź liderem wzorców ról

Spotkania drużyn nie są czasem, w którym twoja straż nie może się oderwać i odwołać z zespołem. Trzymaj siebie i swój zespół zgodnie z najwyższymi standardami postępowania, co oznacza brak żartów w kolorze, wybieranie członków zespołu, cynizm i sarkazm, lub walkę z innymi działami lub kierownictwem. Pomyśl o rodzaju przywódcy, dla którego chcesz być znany, a następnie pokaż się na każdym spotkaniu istota ten przywódca.

Dolna linia

Okazja do spotkania i pracy z zespołem to okropna rzecz do zmarnowania. Konieczne jest rozwijanie dyscypliny, aby planować i prowadzić spotkania, które ludzie cenią i popychać inicjatywy do przodu.