Jak prowadzić skuteczne spotkania, które dają rezultaty

Ludzie spędzają tak wiele czasu na spotkaniach biznesowych, że przekształcenie spotkania w trwałe wyniki jest priorytetem dla udanych organizacji. Działania, które sprawiają, że spotkania biznesowe są udane, wymagają zarządzania przez lidera spotkania przed, w trakcie i po spotkaniu.

Jeśli skorzystasz z tych dwunastu porad dotyczących zarządzania spotkaniami biznesowymi, spotkania i zespoły będą działać lepiej i przynosić lepsze wyniki.

Działania do podjęcia przed spotkaniem biznesowym

Działania przed spotkaniem biznesowym stanowią podstawę do osiągnięcia wyników spotkania. Możesz wykonać wszystkie niezbędne czynności kontrolne, ale bez wcześniejszej pracy nie odniesiesz sukcesu.

Zaplanuj spotkanie biznesowe

Skuteczne spotkania biznesowe, które przynoszą rezultaty, zaczynają się od inteligentnego planowania. Najpierw określ, czy potrzebujesz innych pracowników, aby pomóc Ci zaplanować spotkanie (tzn. Wciągnięcie ludzi z kilku działów). Następnie zdecyduj, co chcesz osiągnąć, organizując spotkanie i ustalając możliwe do osiągnięcia cele spotkania.

Cele wyznaczone na spotkanie biznesowe stworzą ramy skutecznego planu spotkań. Jak mówi Stephen Covey w „Siedmiu nawykach wysokoefektywnych ludzi”, „Zacznij od końca”. Cel spotkania określi cel spotkania, program spotkania i uczestników, których będziesz potrzebował, aby wziąć udział w spotkaniu.

Upewnij się, że potrzebujesz spotkania

Może brzmieć wstecz, ale po opracowaniu planu spotkań biznesowych upewnij się, że spotkanie jest odpowiednim narzędziem do osiągnięcia założonych celów. Prowadzenie spotkań jest kosztownym przedsięwzięciem, jeśli weźmiemy pod uwagę rozliczany koszt uczestników. Dołóż wszelkich starań, aby ustalić, że spotkanie jest najlepszą okazją do rozwiązania problemu, usprawnienia procesu lub stworzenia długoterminowej lub krótkoterminowej strategii dla swojego zespołu lub działu.

Zapewnij odpowiedni udział w spotkaniu

Jeśli spotkanie biznesowe jest odpowiednim środkiem do osiągnięcia twoich celów, sprawdź z uczestnikami, których obecność jest konieczna, aby spotkanie się powiodło. Może się to wydawać bezmyślne, ale potyka się o najbardziej wybrednego lidera - kluczowi uczestnicy muszą być dostępni, aby wziąć udział w spotkaniu.

Czasami ludzie wysyłają delegatów pod ich nieobecność. Jeśli delegat uczestniczy w miejscu kluczowego decydenta, upewnij się, że wyznaczony pracownik ma uprawnienia do podejmowania ostatecznych decyzji, które mogą zostać podpisane. W przeciwnym razie odrocz spotkanie.

Rozpowszechniaj i sprawdzaj przed rozpoczęciem pracy przed spotkaniem

Ile spotkań wzięło udział w spotkaniu, w którym moderator spotkania przekazał ryzy papieru lub przygotował prezentację PowerPoint do dyskusji? Jest to frustrujące z powodu przejścia na taktykę mosiężną; spotkanie staje się wstępem do grupy - mało wydajne dla Twojej firmy.

Możesz sprawić, że spotkania biznesowe będą najbardziej produktywne i zapewnić wyniki, zapewniając niezbędne prace przed spotkaniem. Dostarczanie pre-worków, wykresów, wykresów i materiałów do czytania 48 godzin przed rozpoczęciem spotkania oznacza, że ​​wszyscy są przygotowani, aby natychmiast wskoczyć.

Dokumentacja, która pomoże Ci osiągnąć cele spotkania, może obejmować:

• raporty i dane
• wykresy i linki do informacji o konkurencji
• sprzedaż miesięczna
• plany produkcyjne
• Slajdy Microsoft PowerPoint ilustrujące kluczowe punkty dyskusji
• protokoły ze spotkań, notatki i działania następcze z wcześniejszych spotkań lub powiązanych spotkań i projektów

Działania do podjęcia podczas spotkania biznesowego

Podczas spotkania biznesowego, jeśli efektywnie wykorzystasz czas, zbudujesz entuzjazm dla tematu i wygenerujesz zaangażowanie uczestników. Ludzie będą czuć się częścią czegoś większego niż ich codzienne wyzwania. Dlatego dobrze zorganizowane, aktywne spotkanie, które wyznacza etap obserwacji, przyniesie rezultaty spotkania.

Skuteczne ułatwienie spotkania biznesowego

Lider spotkania nadaje pozytywny, produktywny ton interakcji między uczestnikami spotkania. Skuteczne ułatwianie spotkania rozpoczyna się od przeglądu celów lub przewidywanych wyników spotkania i porządku obrad. Facylitator pomaga członkom grupy zachować koncentrację i produktywność.

Projekt spotkania i porządek obrad wyznaczają ramy spotkania. Skuteczny moderator, który utrzymuje uczestników na torze, zapewnia osiągnięcie oczekiwanych, pożądanych rezultatów w wyniku spotkania.

Zaangażuj każdego uczestnika w akcje wykonalne

Każda grupa robocza ma różne osobowości, które pojawiają się na spotkaniach. Masz cichych współpracowników, a także ludzi, którzy próbują zdominować każdy punkt dyskusji. Niezależnie od tego, czy ułatwiasz spotkanie, czy uczestniczysz w nim, musisz zaangażować każdego uczestnika w proces realizacji celów spotkania.

Gwarantuje to, że każdy uczestnik jest zainwestowany w temat spotkania i będzie kontynuował. Nie będziesz miał jednego członka - ani siebie - próbującego przenieść cały ładunek.

Stwórz plan kontynuacji efektywnego spotkania biznesowego

Podczas spotkania biznesowego przygotuj plan działań z elementami akcji. Skuteczne plany obejmują:

• Konkretny element akcji
• Nazwa osoby, która przejęła własność, aby wykonać element akcji
• Termin płatności elementu akcji
• Konsensus co do tego, co stanowi uzupełnienie elementu akcji

Przedyskutuj rzeczywiste scenariusze i bariery dla sukcesu, które członkowie zespołu mogą doświadczyć, próbując osiągnąć elementy niezbędne do osiągnięcia wyników. Jeśli potrzebujesz spotkania uzupełniającego, ustaw czas, zanim uczestnicy odejdą, aby był w kalendarzu wszystkich.

Działania do podjęcia po spotkaniu biznesowym

Działania i planowanie przed spotkaniem i podczas spotkania odgrywają dużą rolę w osiąganiu oczekiwanych, pozytywnych i konstruktywnych wyników. Wasze działania po spotkaniu są równie ważne. Dalsze działania na następnym zaplanowanym spotkaniu nigdy nie są wystarczającą inwestycją, aby zapewnić wyniki.

Publikuj protokół spotkania

Opublikuj swoje protokoły i plan działania w ciągu 24 godzin. Ludzie będą najskuteczniej przyczyniać się do wyników, jeśli zaczną od razu korzystać z elementów akcji. Nadal mają świeżą pamięć spotkania, różne punkty dyskusji i uzasadnienie każdego elementu spotkania.

Również opóźnienie w rozkładzie minut będzie miało wpływ na Twoje wyniki, ponieważ większość ludzi czeka na przybycie minut przed podjęciem zobowiązań.

Skuteczne spotkanie biznesowe

Poszanowanie i przestrzeganie terminów i działań następczych pomoże ci osiągnąć wyniki ze swoich spotkań. Po spotkaniu każda osoba z elementem działania powinna sporządzić plan działania w celu wypełnienia każdego ze swoich zobowiązań.

Niezależnie od tego, czy piszą kroki w swoim planistyce, przekazują zadania innej osobie personelu, czy też wykonują zadanie natychmiast, osoba jest odpowiedzialna za dalsze działania.

I możesz poprawić wyniki spotkań, śledząc każdą osobę w połowie spotkania. Twoim celem jest sprawdzenie postępów i zapewnienie, że zadania są w toku.

Odpowiedzialność za kontynuację podczas następnego spotkania

Czy kiedykolwiek siedziałeś na spotkaniu uzupełniającym, które składało się z każdego uczestnika mówiącego grupie, dlaczego nie byli w stanie zrealizować swojego zobowiązania? Ustalenie normy lub zwyczaju odpowiedzialności za wyniki rozpoczyna się na początku cyklu spotkań.

Kontynuacja działań pośrednika między spotkaniami pomaga, ale grupa musi nie dopuścić do tego, by zobowiązania były niedopuszczalne. Poproś uczestników o raportowanie postępów i wyników na następnym spotkaniu z oczekiwaniem, że wszyscy uczestnicy osiągną wyznaczone cele. Jeśli zadanie jest zablokowane, na następnym spotkaniu sprawdź, czy istnieje uzasadniona przeszkoda na drodze i określ, jak kontynuować.

Podsumowanie procesu spotkania biznesowego dla ciągłego doskonalenia

Praktyka odprawy każdego spotkania biznesowego jest potężnym narzędziem do ciągłego doskonalenia. Uczestnicy na zmianę dyskutują o tym, co było skuteczne lub nieskuteczne w odniesieniu do bieżącego procesu spotkań biznesowych. Omawiają również postęp, jaki czują, że grupa robi na dany temat.