Zakres, ryzyko i założenie w zarządzaniu projektami

Dziedzina zarządzania projektami, podobnie jak każda inna dziedzina wiedzy, ma unikalne słownictwo wypełnione akronimami i terminami specjalistycznymi. Trzy podstawowe pojęcia i pojęcia, które musisz zrozumieć, obejmują:

• Zakres
• Ryzyko
• Założenia

Jest to zarys tych trzech podstawowych warunków zarządzania projektem i zawiera linki i sugestie dotyczące dodatkowego czytania.

Zakres

W zarządzaniu projektem zakres jest zbiorem granic, które określają zakres projektu. Zakres opisuje, co należy dostarczyć klientowi w wyniku inicjatywy projektowej.

Zrozumienie zakresu pozwala kierownikowi projektu i zespołowi projektowemu zrozumieć, co mieści się w granicach projektu lub poza nim. Jeśli coś jest „nie w zasięgu”, nie jest uwzględniane w pracach planistycznych projektu. Działania mieszczące się w granicach oświadczenia zakresu są uważane za „w zakresie” i uwzględniane w harmonogramie i budżecie. Jeśli działanie wykracza poza granice, jest uważane za „poza zakresem” i nie jest planowane.

Niezależnie od tego, czy jesteś menadżerem projektu, czy częścią zespołu projektowego, będziesz chciał rozważyć, czy coś jest w zasięgu lub poza zakresem, w miarę postępów. Na przykład wyobraź sobie, że klient poprosił Cię o zbudowanie strony internetowej. Gdy zarysujesz zakres (lub ustawisz granice) projektu, wskazujesz następujące elementy jako zakres:

• Projekt strony i tworzenie schematów szkieletowych
• Ustanowienie stanowiska badawczego
• Kodowanie do zatwierdzonego modelu szkieletowego
• Opracowanie grafiki dla motywu strony
• Testowanie i debugowanie przed upublicznieniem witryny

W trakcie projektu klient prosi o dołączenie przeglądu wideo firmy. Film nie jest określony w zakresie projektu i dlatego jest poza zakresem. Chociaż możesz być zadowolony z wykonania pracy wideo za dodatkową opłatą, będzie to wymagało zmiany zakresu i szacowania kosztów i czasu projektu.

W przypadku braku jasnego i uzgodnionego dokumentu dotyczącego zakresu, kwestia wideo może stać się kontrowersyjna między zespołem a przedstawicielami klienta. Wyraźne stwierdzenie zakresu pozwoliło rozbroić sytuację i poradzić sobie ze zmianą w uporządkowany sposób.

Jak więc określić, co jest poza zakresem? Najpierw będziesz chciał przedstawić wszystkie szczegóły projektu, który obecnie znasz, na podstawie dyskusji z klientem lub właścicielem projektu. Wtedy będziesz chciał dokonać kluczowych założeń, które będą napędzać to, co jest brane pod uwagę lub poza zakresem.

Założenia

W pewnym momencie swojego życia prawdopodobnie powiedziano ci: „Nigdy nie przyjmuj założeń”. Jednak przyjmowanie założeń w zarządzaniu projektami jest codzienną czynnością. Założenia pomagają zdefiniować zakres i ryzyko oraz dopracować szacunki dotyczące czasu i kosztów. Oczywiście ważne jest, aby udokumentować i potwierdzić swoje założenia.

Zastanów się nad czymś prostym, takim jak tworzenie książki. Powiedzmy, że twój przyjaciel ma pomysł na książkę do stolika kawowego i poprosił Cię o zarządzanie projektem. Jego pierwsza prośba dotyczy budżetu, aby mógł uzyskać finansowanie. Podczas definiowania zakresu jasne jest, że znajomy nie ma pewności co do wielu szczegółów, w tym liczby stron, włączenia obrazu, stylu okładki i wagi papieru, który ma zostać użyty na stronach.

Ponieważ wszystkie te czynniki wpłyną na koszt i złożoność produkcji, będziesz musiał przyjąć założenia dotyczące specyfikacji i potwierdzić te założenia jako akceptowalne lub niedopuszczalne dla twojego przyjaciela. Po dalszej dyskusji twój przyjaciel mówi, że planuje dołączyć 50 zdjęć do książki. Możesz założyć swoje przypuszczenie na 50 zdjęciach lub, przewidując, że liczba ta wzrośnie z czasem, możesz założyć, że będzie ich 75-90 stron z obrazami.

Możesz zobaczyć, jak również założenia wpływają bezpośrednio na harmonogram. Na przykład, wyobraź sobie, że prowadzisz projekt w parku, który obejmuje budowę zestawu huśtawkowego. Podczas tworzenia projektu otrzymujesz budżet i przydzielonych członków zespołu, z których jeden odpowiada za materiały. Kiedy tworzysz swój harmonogram, pytasz osobę odpowiedzialną za materiały, kiedy cement dotrze. Ta osoba odpowiada, że ​​nie ma pewności, kiedy nadejdzie cement, ale uważa, że ​​będzie to od 1 czerwca do 10 czerwca.

Kiedy budujesz swój zakres i harmonogram, zakładasz, że cement dotrze nie później niż 10 czerwca. Ten przykład pokazuje dwie korzyści dla założenia.

Pierwszą korzyścią jest to, że założenie otrzymania cementu nie później niż 10 czerwca pozwala zaplanować działania, które zależą od przybywającego cementu. Drugą korzyścią jest to, że zapewnia osobie odpowiedzialnej za materiały termin dostarczenia cementu, który może następnie przekazać swojemu dostawcy. Nieumyślnie ustawił kluczowy termin, w którym projekt ma iść naprzód.

Dokonywanie założeń wyznacza poziomy odniesienia, które często są weryfikowane podczas projektu, aby pomóc zespołowi projektowemu w pozostaniu w zakresie, na czas iw ramach budżetu. Ale co się dzieje, gdy założenia są błędne? W tym momencie pojawia się ryzyko.

Ryzyko

Po zbudowaniu zakresu i określeniu założeń, które leżą u podstaw zakresu i szacunków, będziesz chciał rozpocząć ocenę obszarów ryzyka. Ryzyko jest takie samo w zarządzaniu projektami, jak w świecie rzeczywistym; jest to zagrożenie lub szansa, które mogą spowodować szkody.

Wszystkie projekty zawierają ryzyko, a jeśli jesteś kierownikiem projektu lub właścicielem projektu, nie tylko jesteś odpowiedzialny za przewidywanie ryzyka, ale także za zadanie informowania zespołu projektowego o potencjalnym wpływie tych zagrożeń i przygotowanie się do ograniczenia ryzyka.

Ryzyko występuje w różnym stopniu. Czasami ryzyko może oznaczać, że projekt będzie działał nieco inaczej lub wykona mały nieoczekiwany zwrot. W niektórych przypadkach ryzyko może jednak prowadzić do katastrofalnych wyników, które powodują, że projekt staje się na głowie.

Użyjmy scenariusza zabawowego z powyższego przykładu cementu. Jednym z zagrożeń jest to, że cement nie dotrze do zakładanej daty 10 czerwca. Jakie są potencjalne skutki tego ryzyka? Wszystkie działania następcze, które następują po wylaniu cementu, są opóźnione w wyniku tego problemu.

Ryzyko może być również pozytywne. Rozważ wpływ na projekt, jeśli cement pojawi się wcześniej niż przewidywano. Choć wydaje się to pozytywnym rezultatem, nadal stwarza problem dla harmonogramu i kolejności wszystkich pozostałych etapów projektu.

Kierownicy projektów współpracują z zespołami projektowymi w celu przeprowadzenia burzy mózgów i identyfikacji potencjalnych zagrożeń. Robią krok dalej i przyglądają się potencjalnej dotkliwości ryzyka i prawdopodobieństwu jego wystąpienia. Ponadto identyfikują te osoby, które najlepiej nadają się do określenia, kiedy występuje ryzyko, i opracowują uzgodnione plany ograniczania ryzyka.

Wiele firm posiada szczegółowe szablony ryzyka, które opracowały z czasem, oraz doświadczenia z innych projektów. Niektóre branże opracowały profile ryzyka, które są wykorzystywane jako punkt wyjścia do analizy ryzyka. Wiele branż stosuje bardzo szczegółową analizę statystyczną do planowania ryzyka.