Plan zarządzania interesariuszami w zarządzaniu projektami

W zarządzaniu projektami plan zarządzania interesariuszami to formalny dokument określający, w jaki sposób zainteresowane strony będą zaangażowane w projekt. Interesariusz to osoba lub grupa, która ma żywotny interes w projekcie. Zastanawiając się nad tym, kiedy i jak zaangażowani zostaną interesariusze, zespół projektowy może zmaksymalizować pozytywny wpływ interesariuszy na projekt.

Jakie są interesariusze?

Interesariusze mogą być wewnętrzni i zewnętrzni wobec organizacji. Przykłady interesariuszy wewnętrznych obejmują kierownictwo i jednostki biznesowe, takie jak księgowość i technologie informacyjne.Jednostki biznesowe zazwyczaj mają przedstawicieli w zespole projektowym. Interesariuszami zewnętrznymi mogą być grupy interesów, przedsiębiorstwa i organizacje obywatelskie. Zewnętrzni interesariusze rzadko są reprezentowani w zespole projektowym. W przypadku agencji posiadających uprawnienia regulacyjne branże, które regulują, są zazwyczaj najważniejszą zewnętrzną grupą interesariuszy dla każdego projektu.

Jeśli zespół projektowy zidentyfikuje interesariusza, należy go rozważyć w planie zarządzania interesariuszami.

To niepraktyczne dla zespołu projektowego składającego się z członków reprezentujących każdą grupę interesariuszy. W wielu przypadkach jest to niemożliwe. Zespół projektowy potrzebuje jednak wkładu i zaangażowania ze strony interesariuszy, aby projekt odniósł sukces. Na przykład organizacja rządowa chce całkowicie przebudować i zmodernizować swój najczęściej używany program prawnie zastrzeżony. Prawie wszyscy w organizacji w jakiś sposób korzystają z programu. Każdy typ użytkownika nie może być bezpośrednio reprezentowany w zespole projektowym, więc zespół opracowuje sposoby gromadzenia informacji od interesariuszy i decyduje o sposobach informowania interesariuszy o statusie projektu.

Te metody gromadzenia danych wejściowych i strategii komunikacji są udokumentowane w planie zarządzania interesariuszami.

Plan Stakeholder vs Communication

Pomiędzy planem zarządzania interesariuszami projektu a planem komunikacji może wystąpić znaczna przewaga. Ich funkcje są bardzo podobne. Plan zarządzania interesariuszami jest szerszy, ponieważ ułatwia wkład do projektu, a także przedstawia wyniki. Plan zarządzania interesariuszami jest węższy, ponieważ odnosi się tylko do osób posiadających własne interesy, podczas gdy plan komunikacji może obejmować szersze grono odbiorców.

Ewolucja

Plan zarządzania interesariuszami jest zazwyczaj przechowywany przez kierownika projektu. W miarę postępu projektu kierownik projektu przegląda plan zarządzania interesariuszami i okresowo przekazuje go zespołowi projektowemu w celu rozważenia aktualizacji. Projekt może wyglądać zupełnie inaczej w środku osi czasu niż na etapach planowania, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że dokumenty przewodnie projektu zostaną zmienione, jeśli wymagają tego okoliczności.

Przykład

Oto przykład tego, jak plan zarządzania interesariuszami może się zmienić w trakcie realizacji projektu. Agencja stanowa rozpoczyna projekt tworzenia przepisów. Na początku sponsor projektu i kierownik projektu wymyślają listę interesariuszy, aby umieścić go w planie zarządzania interesariuszami. Jednym z pierwszych zadań zespołu projektowego jest opracowanie planu. Po kilku miesiącach członek zespołu projektowego identyfikuje interesariusza, o którym nikt nie pomyślał na początku projektu. Kierownik projektu dodaje nowego interesariusza do planu i wzywa spotkanie zespołu projektowego w celu omówienia sposobu zaangażowania nowego interesariusza.

Gdy zespół podejmie decyzję, co zrobić, kierownik projektu poinformuje sponsora projektu.

Plan zarządzania interesariuszami to żywy dokument. Wraz ze zmianą projektu plan zarządzania interesariuszami może się zmienić, aby lepiej służyć potrzebom projektu. Dzięki sprawnemu planowi zarządzania interesariuszami zespół projektowy może odpowiednio gromadzić informacje i informacje zwrotne od zainteresowanych stron, a także informować zainteresowane strony.