Uzyskaj wsparcie kierownicze w zarządzaniu projektami

Kierownicy projektów mają trudną pracę. Ze względu na charakter swojej roli, przejmują odpowiedzialność za stworzenie skutecznego zespołu, który będzie realizował nowe inicjatywy i odnosił sukcesy. Ponieważ projekty obejmują całą pracę wykonaną w firmie, w tym tymczasowe i unikalne inicjatywy, a także rutynę codziennych operacji, każdy projekt to nowa przygoda.

Dodaj w rzeczywistości, że projekty są sposobem, w jaki wprowadzamy innowacje; jak realizujemy strategię i jak budujemy infrastrukturę i możliwości naszej organizacji, oczywiste jest, że starsi liderzy muszą zrobić wszystko, co w ich mocy, aby wspierać kierowników projektów w swojej firmie.

Jednym z najważniejszych czynników promujących sukces projektu jest obecność skutecznego, zaangażowanego sponsora wykonawczego. Ta pozycja od dawna wiąże się z sukcesem projektu w badaniach branżowych, ale przegląd literatury opisującej rzeczywiste praktyki dotyczące sponsorowania sugeruje, że mamy długą drogę do instytucjonalizacji obecności i praktyk roli sponsora w naszych organizacjach. Nieco kontekstu jest właściwe. Po pierwsze, sprawdźmy podstawowe obowiązki sponsora.

Główne obowiązki sponsora wykonawczego projektu

• Przyjmij odpowiedzialność za wynik projektu. (Ten punkt często określa się jako wspólną odpowiedzialność z kierownikiem projektu.)
• Czarteruj projekt i nadaj uprawnienia kierownikowi projektu i członkom zespołu głównego.
• Wspieraj zespół projektowy w zakresie zasobów i widoczności.
• Zapewnij obecność i wsparcie efektywnych wartości zespołu, w tym odpowiedzialności i przejrzystości.
• Wspieraj zespół w obliczu nadzwyczajnych trudności.
• Coach trenera projektu.
• Obroń zespół projektowy przed ingerencją organizacyjną.

Co się dzieje, gdy sponsor wykonawczy jest poza obrazem

W przypadku braku wspierającego sponsora wykonawczego wszystkie powyższe obowiązki spoczywają na już nadmiernie obciążonym menedżerze projektów, któremu zazwyczaj brakuje przepustowości i politycznego krachu do wypełnienia tych zadań. Brak skutecznego sponsora zwiększa ryzyko problemów projektowych, w tym między innymi: awarii, nieoptymalnej wydajności w stosunku do czasu, kosztów i celów jakościowych oraz zwiększonego zawirowania w zespole.

Mówiąc wprost, obecność skutecznego sponsora wykonawczego jest pozytywnym czynnikiem różnicującym w złożonej pracy polegającej na doprowadzeniu naszych najważniejszych tymczasowych i wyjątkowych inicjatyw do pomyślnego zakończenia. Biorąc pod uwagę oczywiste znaczenie tej roli, rozsądne może być założenie, że większość organizacji poważnie traktuje swoją pracę ze sponsorami wykonawczymi. Niestety, trochę czasu spędzonego w prawdziwym świecie sugeruje inaczej.

Rzut oka na sposób, w jaki nasze organizacje traktują rolę sponsora wykonawczego

Jako absolwent instruktor zarządzania w zarządzaniu projektami, mam szczęście regularnie poznawać praktyki zarządzania projektami pracodawców moich studentów w dużym obszarze metropolitalnym. Od firm z listy Fortune 100 do małych, przedsiębiorczych startupów i organizacji non-profit, reprezentowane organizacje stanowią przekrój naszej gospodarki.

Chociaż w tej epoce rozsądne byłoby oczekiwać, że praktyki zarządzania projektami są dobrze ustalone, że większość firm będzie wykazywać dojrzałe praktyki wokół roli sponsora wykonawczego, w rzeczywistości sytuacja jest dokładnie odwrotna. Kilka nienaukowych odkryć z mojego dorocznego nieformalnego badania studentów MBA na temat roli sponsora wykonawczego w ich firmach:

• Średnio ponad pięćdziesiąt procent uczniów opisuje swoją firmę jako nie posiadającą formalnych praktyk w zakresie sponsoringu wykonawczego.
• Niewiele firm posiada sformalizowane szkolenia lub standardowy opis roli i obowiązków sponsora.
• Nie zdążyłem jeszcze zgłosić, że jego firma zapewnia szkolenia dla sponsorów wykonawczych.
• Niewiele jest spójnych porozumień co do odpowiedzialności sponsora za sukces projektu.
• Kiedy uczniowie rozmawiają z kierownikami projektów w swoich firmach o ich zadowoleniu z wyników i wsparcia swoich sponsorów, większość ankietowanych wyraziła frustrację.

Przegląd bardziej sformalizowanych ankiet przeprowadzonych przez stowarzyszenia branżowe i prywatne firmy konsultingowe wzmacnia ogólną zasadność wkładu moich studentów. I choć obecny stan praktyki sponsoringu wykonawczego może pozostawić pole do poprawy, menedżerowie projektów nie mają innego wyboru, jak iść naprzód ze swoimi inicjatywami. Istnieją jednak pewne kroki, które kierownicy projektów mogą podjąć, aby zatrudnić bardzo potrzebne wsparcie wykonawcze.

Jak uzyskać wsparcie wykonawcze dla swojego projektu

1. Zatrudnij sponsora. Jeśli twój projekt ma strategiczne implikacje dla Twojej firmy, bezpośrednio dla klientów lub pośrednio poprzez umożliwienie bardziej wydajnych i skutecznych działań wewnętrznych wspierających klientów, powinieneś zatrudnić sponsora. Pracuj bezpośrednio ze swoim raportem do kierownika lub szefem biura zarządzania projektami, aby wzmocnić znaczenie projektu i poprosić o pomoc. Podkreśl rolę i obowiązki sponsora, jak określono powyżej, i wskaż badania branżowe, które korelują sukces projektu i skuteczne sponsorowanie.

1. Trenuj swojego sponsora. Podkreśl rolę strategiczną, a nie taktyczną lub figuracyjną. Większość kadry kierowniczej pełni rolę sponsora bez formalnego szkolenia, a nawet kontekstu dla swoich obowiązków. Podczas gdy jesteś w nieco niezręcznej roli szkolenia kadry kierowniczej, większość z tych osób doceni Twój kontekst i wskazówki. Kwestie odpowiedzialności, wzmacniania wartości i ochrony zespołu powinny być Twoim głównym celem podczas wchodzenia na pokład sponsora wykonawczego.
2. Aktywnie angażuj i angażuj swojego sponsora. Najlepsze relacje między kierownikiem projektu a sponsorem wykonawczym są wysoce interaktywne. Ważne jest, aby obie strony ustanowiły jasny protokół komunikacyjny w celu aktualizacji działań projektowych, a także sygnalizowania i reagowania na sytuacje awaryjne. Kierownik projektu powinien zachęcać sponsora wykonawczego do udziału w spotkaniach statusowych lub zespołowych od czasu do czasu, aby wykazać się prawdziwym zainteresowaniem, i służyć jako aktywna cheerleaderka w organizacji dla sukcesów zespołu.

1. Poproś o wsparcie coachingowe od swojego sponsora. Zawsze dobrze jest mieć kogoś z większym doświadczeniem niż obserwować i oferować konstruktywne i pozytywne opinie oraz coaching na temat swoich wyników. Pozwól swojemu sponsorowi wiedzieć, że z zadowoleniem przyjmujesz ten wkład w twoją poprawę, a kiedy go otrzymasz, przyjmij go z wdziękiem.
2. Starannie wykorzystaj sponsora do dużych problemów. Uważaj, aby nie patrzeć na swojego sponsora zbytnio na kwestie taktyczne. Najwyższe i najlepsze wykorzystanie Twojego sponsora to pomoc w zabezpieczaniu zasobów; służąc jako rzecznik zespołu projektowego szerszej grupie zarządzającej i pomagając wzmocnić podstawowe wartości zespołu. Kierownik projektu musi zachować równowagę, rozważając przyciągnięcie sponsora do działań zespołu.

Dolna linia

Rola sponsora wykonawczego jest jednym z ważnych elementów układanki do sukcesu dla inicjatyw projektowych. Udani kierownicy projektów rozumieją, jak ważna jest ta rola i pracują, aby uzyskać wsparcie wykonawcze na odpowiednim poziomie i intensywności. Jeśli rola sponsora jest nieobecna lub niejasna, weź udział w rekrutacji i szkoleniu sponsorów wykonawczych, aby wesprzeć Ciebie, Twój zespół i firmę w osiągnięciu sukcesu.