Jak skutecznie zarządzać projektem?

Gratulacje! Właśnie zostałeś odpowiedzialny za ważny nowy projekt. Oczywiście, twój szef oferuje tę możliwość jako wotum zaufania dla twoich umiejętności. A kiedy jesteś podekscytowany, jest to twój pierwszy raz, gdy jesteś odpowiedzialny za ogólny projekt i jest to trochę przerażające

W twoim umyśle pojawia się wiele pytań:

• Jak zacząć?
• Jakie kroki są konieczne, aby przenieść projekt z inicjacji do zamknięcia?
• Jak zbudować zespół projektowy o wysokiej wydajności?
• O kogo mam prosić o pomoc w tym procesie? Czy istnieje sponsor wykonawczy?

Porady te skupiają się na pomaganiu każdemu nowemu w prowadzeniu inicjatywy projektowej, komitetu lub zespołu w przypadku działania, które jest unikalne dla organizacji. Niezależnie od tego, czy organizujesz imprezę świąteczną, czy prowadzisz nowe inicjatywy rozwoju produktu, istnieją narzędzia i procesy zarządzania projektami, aby Twoje prawdopodobieństwo sukcesu było znacznie wyższe.

5 etapów procesu projektowego:

1. Inicjacja: rozpoczęcie projektu.
2. Planowanie: planowanie wszystkich prac projektu.
3. Wykonanie: faktycznie wykonuję pracę.
4. Zarządzanie i kontrola: cała praca wykonywana podczas projektu w celu monitorowania postępów.
5. Zamknięcie: ukończenie i dostarczenie projektu i odroczenie zespołu.

Te kroki są identyczne dla każdego projektu.

13 podstawowych kroków dla nowicjusza projektu:

1. Zdefiniuj zakres:Pierwszym i najważniejszym krokiem w każdym projekcie jest określenie zakresu projektu. Co masz osiągnąć lub stworzyć? Jaki jest cel projektu? Równie ważne jest zdefiniowanie tego, co nie wchodzi w zakres projektu. Jeśli nie dostaniesz wystarczającej definicji od swojego szefa, sam wyjaśnij zakres i odeślij go na górę w celu potwierdzenia. Chociaż przykład jest nieco poza tematem biznesowym, wszyscy możemy odnieść się do przyjęcia weselnego. Planując przyjęcie weselne, możesz mieć swój zakres: przygotować przyjęcie weselne dla 100 gości wraz z kolacją, barem otwartym, tortem weselnym i zespołem na żywo do tańca o określonej dacie, kosztem nie przekraczającym 20 000 USD.

1. Określ dostępne zasoby:Jakie osoby, sprzęt i pieniądze będą dostępne, aby osiągnąć cele projektu? Jako kierownik projektu zazwyczaj nie będziesz mieć bezpośredniej kontroli nad tymi zasobami, ale będziesz musiał nimi zarządzać poprzez zarządzanie matrycą.
2. Zrozumieć oś czasu:Kiedy projekt musi zostać ukończony? Podczas opracowywania planu projektu możesz mieć pewną elastyczność w sposobie wykorzystywania czasu podczas projektu, ale terminy zazwyczaj są stałe, jak w przypadku przyjęcia weselnego. Jeśli zdecydujesz się wykorzystać godziny nadliczbowe, aby spełnić harmonogram, musisz to zważyć w stosunku do ograniczeń budżetu.

1. Złóż zespół projektowy:Połącz ludzi ze swojego zespołu i rozpocznij dialog. Są ekspertami technicznymi. Dlatego ich funkcjonalny przełożony przypisał ich do projektu. Twoim zadaniem jest zarządzanie zespołem.
2. Szczegóły pracy, część 1:Jakie są główne elementy lub komponenty, które należy utworzyć, aby ukończyć projekt? Na przykład przyjęcie weselne wymaga wysokiego poziomu: sali przyjęć, jedzenia, napojów, ciasta, gości i rozrywki. Oczywiście każdy z tych większych przedmiotów można podzielić na wiele dodatkowych elementów. To kolejny krok.

1. Szczegóły pracy, część 2: W powyższym przykładzie przyjęcia weselnego prawdopodobnie masz zespół lub osobę odpowiedzialną za różne komponenty. Współpracuj z członkami zespołu, aby opisać szczegóły niezbędne do osiągnięcia każdego ważnego elementu. Osoba odpowiedzialna za żywność musi rozumieć opcje, ograniczenia kosztów i dokonywać wyborów, które wspierają osiągnięcie zakresu. Wymień mniejsze kroki w każdym z większych kroków. Ile poziomów zagłębiasz się w coraz bardziej szczegółowe kroki, zależy od wielkości i złożoności projektu.

1. Opracuj wstępny plan:Zbierz wszystkie swoje kroki w plan. Dobrym sposobem na to jest użycie tabeli pierwszeństwa określającej, które elementy muszą poprzedzać inne elementy. Formalne praktyki zarządzania projektami wymagają opracowania schematu sieciowego i określenia ścieżki krytycznej. Chociaż może to wykraczać poza twoje potrzeby lub poziom wiedzy, podstawową kwestią jest sekwencjonowanie działań we właściwej kolejności, a następnie przydzielanie zasobów do działań. Pytania do zadawania obejmują: Co się dzieje najpierw? Jaki jest następny krok? Jakie kroki mogą się odbywać jednocześnie z różnymi zasobami? Kto zrobi każdy krok? Jak długo to zajmie? Dostępnych jest wiele doskonałych pakietów oprogramowania, które mogą zautomatyzować wiele szczegółów. Zapytaj innych w podobnych pozycjach, czego używają.

1. Utwórz swój plan bazowy:Uzyskaj informacje zwrotne na temat swojego wstępnego planu od zespołu i od innych zainteresowanych stron. Dostosuj swoje terminy i harmonogramy pracy, aby dopasować projekt do dostępnego czasu. Dokonaj niezbędnych zmian we wstępnym planie, aby stworzyć plan bazowy.
2. Poproś o dostosowanie projektu:Prawie nigdy nie ma wystarczająco dużo czasu, pieniędzy lub talentu przypisanego do projektu.Twoim zadaniem jest zrobić więcej przy ograniczonych zasobach niż ludzie oczekują. Jednak często istnieją ograniczenia dotyczące projektu, który jest po prostu nierealny. Musisz zrobić swoją sprawę i przedstawić ją swojemu szefowi i poprosić o zmianę tych nierealistycznych limitów. Poproś o zmiany na początku projektu. Nie czekaj, aż pojawi się problem z zapytaniem o potrzebne zmiany. Jeśli jednak twój projekt wiąże się ze ślubem, nie spodziewaj się, że odniesiesz sukces, prosząc o wiele istotnych zmian!

1. Pracuj nad swoim planem, ale nie umieraj za to:Tworzenie planu jest ważne, ale plan można zmienić. Masz plan jazdy do pracy każdego ranka. Jeśli jedno skrzyżowanie zostanie zablokowane przez wypadek, zmienisz swój plan i przejdziesz w inny sposób. Zrób to samo z planami projektu. Zmień je w razie potrzeby, ale zawsze pamiętaj o zakresie i zasobach.
2. Monitoruj postęp zespołu:Na początku projektu poczynisz niewielkie postępy, ale zacznij monitorować, co i tak wszyscy robią. Ułatwi to wychwytywanie problemów, zanim staną się problemami.
3. Dokumentuj wszystko:Zachowaj rejestry. Za każdym razem, gdy zmieniasz swój plan bazowy, zapisz, jaka była zmiana i dlaczego było to konieczne. Za każdym razem, gdy do projektu dodawany jest nowy wymóg, zanotuj, skąd wzięło się wymaganie i skorygowano oś czasu lub budżet. Nie możesz zapamiętać wszystkiego, więc zapisz je, aby móc je przeglądać na końcu przeglądu projektu i uczyć się od nich.
4. Informuj wszystkich:Informuj wszystkich interesariuszy projektu o postępach. Poinformuj ich o swoim sukcesie, gdy ukończysz każdy kamień milowy, ale także poinformuj ich o problemach, gdy tylko pojawią się. Informuj także swój zespół. Jeśli rozważane są zmiany, powiedz zespołowi o nich tak daleko, jak możesz. Upewnij się, że wszyscy w zespole są świadomi tego, co robią wszyscy inni.

Dolna linia

Nie musisz być formalnym kierownikiem projektu, aby prowadzić inicjatywę projektową. Powinieneś jednak zastosować narzędzia i logikę zarządzania projektami do pracy nad wyjaśnieniem celów, wyszczególnieniem pracy, budowaniem zespołu, wykonaniem i monitorowaniem pracy. Najlepszy sukces!