Zestaw narzędzi do oceny systemu śledzenia wnioskodawców

Znalezienie odpowiedniego systemu śledzenia kandydatów, który spełnia wszystkie potrzeby Twojej organizacji, może być przytłaczającym zadaniem. Wyzwaniem może być nawet wiedząc, od czego zacząć, kiedy rozważamy systemy śledzenia kandydatów i jak porównać każde rozwiązanie.

Tutaj znajdziesz ważne obszary do zbadania, pytania do zadawania i odpowiedzi do przeanalizowania podczas procesu oceny systemów śledzenia kandydata. Te informacje pomogą Twojej firmie w wyszukaniu odpowiedniego systemu śledzenia kandydatów w celu zaspokojenia Twoich potrzeb.

Zidentyfikuj decydentów systemu śledzenia wnioskodawców

Firma musi zorganizować się wewnętrznie przed rozpoczęciem procesu oceny systemów śledzenia kandydatów. Przygotowując się do oceny systemu śledzenia kandydatów, należy nawiązać współpracę zainteresowanych stron i dać tym decydentom czas na podjęcie świadomej decyzji.

Komisja selekcyjna powinna być przygotowana do oceny mocnych i słabych stron każdego dostawcy systemu śledzenia kandydatów. Komisja selekcyjna powinna obejmować tych członków.

• Executive Selection: Zwykle jest to starszy wiceprezes (SVP) lub wiceprezes (wiceprezes) działu kadr, który może upoważnić innych członków komitetu do jasnej dyrektywy i wizji. Osoba ta powinna również mieć możliwość wyjaśnienia wyboru dostawcy pod względem zwrotu z inwestycji (ROI) swoim odpowiednikom.
• Menedżer wyboru: Ta osoba musi mieć pełne zrozumienie procesu zatrudniania i punktów bólu firmy, aby stworzyć odpowiednią taktykę wyszukiwania i wyboru.
• Członek komitetu: Zapewnienie reprezentacji głosu użytkowników i pomyślne przyjęcie wybranego rozwiązania.

• Współtwórcy Komitetu: Są to członkowie z innych działów, którzy zapewniają dodatkowy wkład w proces wyboru systemu śledzenia wnioskodawcy. Osoby posiadające wiedzę finansową mogą wnieść wkład w stabilność finansową dostawców lub porównać całkowity koszt każdego systemu śledzenia wnioskodawców w odniesieniu do budżetu projektu. Współpracownicy IT mogą edukować członków komitetu na temat technicznych możliwości systemów śledzenia zgłoszeń dostawców i pomagać w porównywaniu każdego rozwiązania z aktualnym systemem.

  Członkami Komitetu powinni być ludzie, którzy potrafią rozpoznać wartość narzędzi technologicznych, optymalizacji procesów i obsługi klienta, ponieważ odnosi się to do Twojej wizji zarządzania talentami.

Dokumentuj swój obecny proces rekrutacji

Po zebraniu komitetu wyboru systemu śledzenia kandydatów, twoim pierwszym zadaniem jest stworzenie dokumentu, który śledzi proces zapotrzebowania na pracownika, proces rekrutacji oraz rolę menedżera ds. Rekrutacji, osoby rekrutującej i kandydata do wykonania zatrudnienia. Następnie twoja komisja powinna omówić, dlaczego każdy krok jest konieczny i co by się stało, gdyby został wyeliminowany.

Uprość proces rekrutacji i upewnij się, że każdy krok ma naprawdę wartość dodaną i pomaga w tworzeniu wysokiej jakości pracowników. Pozwoli to twojej komisji porównać potrzeby Twojego procesu rekrutacji z możliwościami każdego systemu śledzenia kandydatów. Ta ocena jest świetną okazją do poznania najlepszych praktyk w zatrudnianiu oraz do przeglądu i optymalizacji obecnego procesu rekrutacji.

Określ wymagania dla swojego systemu śledzenia wnioskodawców

Teraz, gdy już jasno określiłeś proces zatrudniania swojej firmy, twoja komisja jest w pełni przygotowana do zidentyfikowania wymagań Twojej firmy dla systemu śledzenia kandydatów. Pamiętaj, że chcesz mieć jasną odpowiedź na następujące pytania:

• Dlaczego kupujesz ten system śledzenia kandydatów?
• Czy Twój obecny proces rekrutacji jest zgodny z celami Twojej firmy?

Pamiętając o tych pytaniach, komitet pomoże w zdecydowanym zakupie rozwiązania do śledzenia kandydatów. Aby system śledzenia kandydatów miał silny związek z ROI, komitet musi stworzyć jasne oczekiwania dotyczące tego, co chcesz w systemie śledzenia kandydatów.

Twój system śledzenia kandydatów powinien budować lepsze relacje między rekrutującymi i menedżerami ds. Rekrutacji, usprawniać proces tworzenia i zatwierdzania zapotrzebowania oraz poprawiać jakość zatrudnienia. System śledzenia kandydatów powinien usprawnić rekrutację specjalistów ds. Zasobów ludzkich poprzez automatyzację, tworząc bardziej wydajny i opłacalny proces rekrutacji. Jest to idealny czas na rozwiązanie typowych wyzwań HR, takich jak:

• Duża liczba CV bez skutecznego sposobu akceptowania, przeglądania i zarządzania.
• Duża liczba ofert pracy z uciążliwą komunikacją wewnętrzną.
• Brak możliwości szybkiego dostępu do informacji i raportowania wszystkich wskaźników rekrutacji.
• Utrata wykwalifikowanych kandydatów z powodu przypadkowego przechowywania CV.
• Powielanie wysiłków rekrutacyjnych pomiędzy różnymi oddziałami i oddziałami lokalnie lub za granicą.
• Nadmierne koszty utrzymania i wsparcia IT dzięki technologii domowej.
• Nieskuteczne śledzenie danych zgodności EEO OFCCP.

• Walczy o to, by IT zyskało odpowiednią uwagę na ulepszenia i ulepszenia technologii.

Skorzystaj z okazji, aby rozważyć wartość ulepszeń nowych procesów i technologii, takich jak:

• unikanie używania różnych modułów,
• poprawa komunikacji i
• rozwiązywanie problemów globalnych.

Aby utrzymać to w zarządzaniu, musisz zidentyfikować niezbędne elementy niezbędne do wyeliminowania niekwalifikowanych dostawców. Na przykład, jako podstawowy czynnik, twoja komisja może zdecydować, że rozważysz tylko dostawców, którzy dostarczają rozwiązania oparte na sieci Web, w przeciwieństwie do zainstalowanego systemu, ponieważ hostowane rozwiązanie eliminuje jakiekolwiek obciążenie zespołu IT.

Określ wymagania dla swojego systemu śledzenia wnioskodawców

Identyfikacja jasnych celów biznesowych połączy Twoje priorytety z wymaganiami. Konieczne jest, aby twoja komisja skupiła się na początkowych wymaganiach systemowych. Komitet musi unikać rozproszenia elementów systemu, które nie są zgodne z priorytetami firmy. Uznałeś ważne cele biznesowe i kluczowe wymagania, które należy wziąć pod uwagę przy tworzeniu własnych celów.

Kluczowe wymagania do rozważenia w systemie śledzenia wnioskodawców

• Efektywność procesu: centralizacja procesu może poprawić szereg zadań, w tym między innymi zapotrzebowania na pracę, śledzenie, zarządzanie poleceniami pracowników i programy transferu.
• Pozwala kandydatom na szybkie i łatwe składanie wniosków do organizacji o wynagrodzenie i godzinowy wynajem bez przechodzenia przez wiele stron pytań.
• Może ułatwić rekrutację na dużą skalę przy zachowaniu opłacalności.
• Wysoce konfigurowalne, skalowalne rozwiązanie, które można skonfigurować do naszego unikalnego procesu zarządzania zatrudnieniem i które jest w stanie dostosować się do naszych zmieniających się potrzeb w miarę rozwoju naszej organizacji lub zmiany naszych procesów.
• Poprawione możliwości raportowania: wiele organizacji ma problemy z określeniem całkowitych wydatków na dostawców, pozyskiwanie i porównywanie wskaźników. Koordynacja za pośrednictwem jednego źródła pozwoli na dokładne scentralizowane raportowanie.
• Pozwala rekruterom przeszukiwać bazę danych pod kątem wszystkich informacji i określonych parametrów.
• Obejmuje Centrum raportowania, które umożliwia użytkownikom uruchamianie raportów ad-hoc i zapisywanie kryteriów do wykorzystania w przyszłości, a także uruchamianie standardowych raportów branżowych, w tym kosztów za wynajem, czasu wypełnienia, skuteczności źródła i innych.

Buduj tożsamość marki i świadomość

• Stworzenie połączenia między wnioskodawcą a pozytywnym doświadczeniem w zatrudnieniu stworzy rozpoznawalność marki. Silna marka może generować zaufanie, które napędza ruch wnioskodawców i zwiększa pulę talentów.
• Strony internetowe markowego centrum kariery mogą być dostępne na stronie internetowej firmy.
• Pozwala osobom rekrutującym na łatwe publikowanie informacji o karierze na stronie internetowej firmy.
• Zapewnij wielojęzyczne możliwości globalnego wsparcia.
• Zgodność z EEO / AAP.
• Zdolność do utrzymania dokładnego pomiaru takich informacji będzie zgodna z przepisami federalnymi i pozwoli uniknąć działań prawnych przeciwko organizacji. Pomoże to również ustalić jakość kandydata.
• Zdolny do przechwytywania, śledzenia i zgłaszania dobrowolnych danych EEO, pozostając w zgodzie z wytycznymi określonymi przez EEO / OFCCP.
• Zdolny do wstępnej selekcji kandydatów z pytaniami eliminacyjnymi w celu wskazania tych, którzy spełniają podstawowe kwalifikacje na dane stanowisko.
• Poprawiona komunikacja.
• Ustanawia środowisko, które skutecznie informuje, zunifikuje wszystkich użytkowników i usprawni działania organizacji.
• Zawiera Centrum komunikacyjne ułatwiające komunikację między osobami rekrutującymi, zatrudniającymi menedżerów i kandydatami. Pozwala także użytkownikom zaplanować spotkania, zostawić notatki i informacje zwrotne z wywiadu, wysłać masowe wiadomości i automatycznie odpowiedzieć aplikantom po otrzymaniu CV.

Obsługa klienta dla systemu śledzenia zgłoszeń

• Pełna adaptacja użytkownika zależy od poziomu obsługi klienta zapewnianej przez dostawcę w trakcie i po wdrożeniu.
• Łatwo dostępny zespół wsparcia, zajmujący się zarządzaniem problemami firm i użytkowników przy jednoczesnym zastosowaniu najlepszych praktyk branżowych.
• Najwyższy poziom wsparcia dostępny bezpłatnie dla Twojej firmy.

Ocena dostawcy systemów śledzenia zgłoszeń

Zaleca się, aby poprosić o zapytanie ofertowe (RFP) od potencjalnych dostawców, których komisja postanowiła rozważyć. Jest to Twoja szansa na uzyskanie wyjaśnień na każdy temat, aby pomóc komisji określić, czy oprogramowanie śledzące wnioskodawcę może wykonać wymaganą pracę. Twoja komisja powinna rozważyć następujące główne kwestie, aby opracować skuteczne zapytanie ofertowe:

• Czy system obsługuje główne obawy twojej komisji? Wiąże się to z poprzednią częścią procesu oceny; musisz znać swój proces całkowicie, zanim będziesz mógł określić, jakich funkcji potrzebujesz. Waszej komisji nie mogą rozpraszać rozwiązania, które mogą oferować funkcje, które nie są waszym głównym priorytetem. Choć mogą się one wydawać atrakcyjne, wiele błyskotliwych funkcji i funkcji nie stworzy żadnej wartości dla organizacji, jeśli nie zostaną one przyjęte przez użytkowników.
• Czy dostawca zainstalował system w innej organizacji o podobnej wielkości?
• Twój komitet powinien mieć dostęp do referencji, które mogą dać ci wgląd w takie kwestie, jak zadowolenie klienta i śledzenie procesu wdrażania oraz ukryte opłaty. Pamiętaj, że funkcje nie mają żadnej wartości bez silnego przyjęcia użytkownika.
• Co pociąga za sobą proces wdrażania? Po pomyślnym przyjęciu stawki zaczyna się od właściwej implementacji. Chcesz mieć pewność, że wybrany dostawca nie zostawi twoich użytkowników bez odpowiedniego szkolenia i ciągłego wsparcia. Wdrożenie powinno koncentrować się na procesie rekrutacji Twojej organizacji, a nie na uczeniu się, jak dostosować się do ich systemu.

  Nigdy nie powinieneś mieć wrażenia, że ​​Twój program wdrożeniowy pozwoli Ci poczuć się zagubiony i niepewny co do możliwości dostawcy. Podczas procesu oceny komitet powinien mieć wrażenie, że w oparciu o priorytety działu i cele biznesowe, twoja implementacja stworzy mocne podstawy do długiej współpracy z dostawcą systemu śledzenia kandydata. Pamiętaj, że wysoka adaptacja użytkownika do systemu śledzenia wnioskodawcy wygeneruje wyższy zwrot z inwestycji.

Więcej o ocenie dostawców systemów śledzenia aplikacji

• Jaka jest wizja i strategia rozwoju sprzedawcy? Sprzedawca musi wykazać się przywództwem i dalekowzrocznością jako lider rynku. Aby przedstawić kompleksowe rozwiązanie, dostawca powinien wziąć pod uwagę specyficzne potrzeby i przygotować się na zmiany i wzrost w przyszłości.
• Określ, czy to rozwiązanie przyczynia się do ogólnego planu biznesowego? Ostatecznie, Executive Selection prawdopodobnie będzie musiał wykazać oczekiwany zwrot z inwestycji, aby stworzyć mocne uzasadnienie dla rozwiązania.

  Executive Selection musi szukać oszczędności w takich kwestiach, jak reklama rekrutacyjna, wartość pracowników w firmach wyszukujących i optymalizacja procesów zapewniona przez dostawcę. Firma powinna również oszczędzać na utrzymaniu i jakości kandydatów. Stworzenie w pełni szczegółowego dokumentu zapytań, który obejmie wszystkie niezbędne tematy do oceny systemu śledzenia kandydatów, może być przytłaczające.

• Poza funkcjami i funkcjami, komitet powinien omówić zdolność dostawcy do pełnienia roli długoterminowego partnera w organizacji. Ponieważ Twoja komisja przeprowadza proces oceny dostawcy, chcesz mieć na uwadze takie czynniki, jak:
• Stabilność finansowa: Przeprowadź analizę due diligence sprawozdań finansowych wszystkich potencjalnych dostawców objętych przeglądem. Przekonasz się, że jest to idealny temat, dzięki któremu Twój komitet finansowy może Cię poprowadzić.
• Cechy strategicznych partnerów: Aby zaoferować kompletne rozwiązanie, niektórzy dostawcy będą współpracować z innymi firmami usługowymi, aby zaoferować swoim klientom bardziej kompleksowy pakiet usług. Twoja komisja powinna być świadoma wszelkich partnerstw związanych z konkurującymi dostawcami. Informacje mogą zapewnić wgląd w możliwe partnerstwo między Twoją firmą a dostawcą.
• Możliwości rekrutacji: Niezależnie od wielkości firmy, musisz upewnić się, że sprzedawca ma możliwość wsparcia pełnego cyklu życia pracowników, od śledzenia kandydatów, przez wprowadzenie na pokład, planowanie sukcesji do off-boardingu. Zapobiegnie to wyrastaniu firmy z jej rozwiązania, co prawdopodobnie doprowadzi do pogorszenia, nowej oceny i kosztownych opłat za wdrożenie.
• Przyszły rozwój produktu: Upewnij się, że sprzedawca dobrze wie, jakie wyzwania stoją przed rekrutacją teraz iw przyszłości. Wybrany sprzedawca musi być na bieżąco z nowinkami technologicznymi i branżowymi, aby dostosować się do zmieniających się potrzeb i upewnić się, że konfiguracje rozwiązania są w pełni wykorzystywane.
• Integracja z HRIS: Chociaż możesz chcieć, aby Twój komisarz ds. IT przekazywał informacje na ten temat, nie powinien on skłonić komisji do korzystania z systemu śledzenia kandydatów, który nie będzie odpowiednio obsługiwał całego działu. Każdy producent, który warto rozważyć, powinien zapewnić możliwość przeniesienia kluczowych informacji z systemu do systemu HRIS z minimalną trudnością.

Podsumowanie wyboru dostawcy dla systemów śledzenia wnioskodawców

Harmonogram procesu wyboru dostawcy dla systemu śledzenia wnioskodawcy może wynosić od miesiąca do sześciu lub więcej, aby zakończyć. Poniżej przedstawiono sugerowany harmonogram, który umożliwi komisji zaplanowanie harmonogramu procesu wyboru dostawcy dla systemu śledzenia wnioskodawcy.

Informujemy, że może to ulec zmianie w zależności od preferowanej daty wdrożenia.

Oś czasu dla wyboru dostawcy dla systemów śledzenia wnioskodawców

• Stwórz komisję selekcyjną - 1 tydzień
• Określ potrzeby firmy - od 1 do 2 tygodni

Obiektywnie oceniaj dostawców pod kątem zidentyfikowanych potrzeb firmy za pomocą następującego procesu:

1. Stwórz długą listę możliwych dostawców - 1 tydzień
2. Poproś o zapytania ofertowe, aby uzyskać wyjaśnienia na dowolny temat lub problem - 4 tygodnie
3. Utwórz krótką listę, używając kluczowych kryteriów oceny - od 1 do 2 tygodni
4. Sfinalizuj dostawcę - od 3 do 6 tygodni
5. Zademonstruj różne systemy - tak szybko, jak to możliwe
6. Prezentacje sprzedażowe - tak szybko, jak to możliwe
7. Wizyty w terenie - w razie potrzeby

Pamiętaj, że głównym celem systemu śledzenia kandydatów jest wzmocnienie pozycji użytkowników. Członkowie Komitetu powinni być w stanie rozpoznać i docenić narzędzia technologiczne, optymalizację procesów, wizję firmy i obsługę klienta, aby strategicznie zawęzić dostawców do krótkiej listy rzeczywistych możliwości.

Prawdopodobnie twoja krótka lista może nie mieć wielu wyróżniających się różnic funkcjonalnych; dlatego ważne jest, aby pamiętać o mniej materialnych elementach tego sprzedawcy.

Twoja komisja powinna szukać źródeł informacji, takich jak witryna internetowa dostawcy, grupy dyskusyjne, portale zasobów ludzkich i targi. Nawiąż kontakt z kolegami z innych firm, którzy mają podobną wielkość, potrzeby i branżę, aby wyciągnąć wnioski z ich doświadczeń.

Współpraca z dostawcą zorientowanym na usługi, który jest najbardziej zgodny z wizją i celami organizacji na przyszłość, okaże się nieoceniona dla wszystkich kluczowych graczy w ocenie, wyborze i wdrożeniu systemu śledzenia kandydata.

Więcej o rekrutacji i zatrudnianiu

• Rekrutacja gwiazd: Dziesięć najlepszych sposobów zdobycia wielkich kandydatów.
• Użyj LinkedIn do rekrutacji pracowników.