Jakie informacje są przechowywane w dokumentacji medycznej pracownika?

Dokumentacja medyczna dla pracowników jest repozytorium wszystkiego, co ma związek ze zdrowiem, świadczeniami zdrowotnymi, urlopem zdrowotnym dla pracowników oraz wyborem świadczeń i pokryciem pracownika. Pracodawca prowadzi dokumentację medyczną osobno dla każdego pracownika. Zawartość tych plików nigdy nie jest przeplatana z żadnym innym plikiem pracownika, takim jak plik personelu.

Ponieważ akta medyczne zawierają poufne i poufne informacje, muszą one znajdować się w bezpiecznym, zamkniętym i niedostępnym miejscu. Szafka na akta, w której znajdują się akta medyczne pracowników, powinna również blokować, a pracownicy działu HR powinni mieć tylko klucze. Dostęp do akt medycznych pracownika jest ograniczony tylko do personelu działu personalnego.

Ustawa o przenośności i odpowiedzialności za ubezpieczenie zdrowotne z 1996 r. (HIPAA) wymaga od pracodawców ochrony dokumentacji medycznej pracownika jako poufnej; dokumentacja medyczna powinna być przechowywana osobno i niezależnie od innych zapisów biznesowych. Nigdy nie przechowuj dokumentacji medycznej pracownika w ogólnej dokumentacji personalnej pracownika.

Ze względu na poufność informacji, zapisy muszą być odizolowane od plików, do których mają dostęp pracownicy, tacy jak przełożeni lub kierownicy. (Właściwie jest to również zalecane w przypadku plików personalnych w ogólności - należy zapewnić tylko dostęp do personelu HR).

Zawartość akt medycznych pracownika

Są to typy przedmiotów, które powinny być bezpiecznie przechowywane w aktach medycznych pracownika. Jeśli masz wątpliwości, popełnij błąd po stronie ochrony medycznie powiązanych informacji swoich pracowników.

• Wnioski i formularze ubezpieczenia zdrowotnego
• Aplikacje i formularze ubezpieczenia na życie
• Wyznaczone informacje o beneficjentach
• Wnioski o inne świadczenia pracownicze, które mogą wymagać informacji medycznych, takich jak ubezpieczenie wzroku
• Wnioski o płatne lub nieodpłatne zwolnienia lekarskie
• Raporty Family Medical and Leave Act (FMLA) oraz powiązane aplikacje i dokumenty
• Dokumentacja FMLA podpisana przez lekarza
• Dokumentacja dotycząca chorób członka rodziny lub dziecka, dla których ubiegasz się o czas FMLA w celu zapewnienia stałej opieki

• Medycznie powiązana dokumentacja urlopowa dla pracowników, którzy nie kwalifikują się do zwolnienia z pracy w FMLA
• Badania lekarskie, notatki, korespondencja i zalecenia
• Wyjaśnienia medyczne dotyczące absencji lub opieszałości lekarza
• Ograniczenia pracy medycznej z dokumentacją od zalecającego lekarza
• Raporty o wypadkach i urazach, w tym dokumenty wymagane przez OSHA
• Zgłoszenia odszkodowawcze pracowników dotyczące obrażeń lub choroby
• Każdy inny formularz lub dokument zawierający prywatne informacje medyczne o pracowniku

Jeśli zachowasz te pliki w poufności, Twoi pracownicy będą ci ufać, a Ty zachowasz ducha i znaczenie prawa.

Zrzeczenie się:Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności.Strona jest czytana przez ogólnoświatową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Poszukaj pomocy prawnej lub pomocy ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są poprawne dla Twojej lokalizacji. Informacje te służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.