Sposoby na drażnienie interesariuszy projektu

Jako kierownik projektu, część pracy polega na upewnieniu się, że interesariusze - czyli zespół projektowy oraz kluczowi klienci i dostawcy - otrzymują od projektu to, czego potrzebują. Twoi interesariusze powinni być głównymi bohaterami. Powinni cię wspierać, pomagać w osiąganiu celów projektu i dbać o to, by wszyscy szli w tym samym kierunku.

Ale łatwo je denerwować. A kiedy tak się stanie, mogą przekształcić się w ludzi, którzy nie chcą już mieć nic wspólnego z twoim projektem. To ogromne ryzyko dla kierownika projektu, ponieważ potrzebujesz jego pomocy i wsparcia, aby odnieść sukces. Bez ich wkładu możesz nie być w stanie dostarczyć projektu. Oto sposoby na zirytowanie interesariuszy projektu i tego, co powinieneś robić zamiast tego.

Brak komunikacji

Komunikacja powinna stanowić około 80% tego, co robisz jako kierownik projektu. Kiedy nie powiesz zespołowi, dostawcom lub klientom, co się dzieje, szybko się denerwują. Co gorsza, wypełniają luki wyjaśnieniem tego, co się dzieje, co prawdopodobnie nie jest dokładne i może być wręcz szkodliwe dla reputacji projektu.

Zamiast tego zbierz jasne raporty z projektów. Spotkaj się z nimi indywidualnie i grupowo i informuj ich na każdym etapie. Zbierz plan komunikacji z projektem i przeprowadź analizę interesariuszy, aby dowiedzieć się, kto musi usłyszeć, co i kiedy musi usłyszeć.

Brak odpowiedzi na ich opinię

Komunikacja to jedno, ale zazwyczaj dotyczy aktualizacji statusu i śledzenia projektu. Musisz zrobić coś więcej, aby zaangażować ich w projekt. Może to denerwować ludzi, którzy są ekspertami w danej dziedzinie, i nie pytasz o ich wkład w coś, co jest wysoce kwalifikowane do komentowania. Kierownicy projektów mogą wpaść w pułapkę przekonania, że ​​muszą zrobić wszystko i sami podejmować wszystkie decyzje, ale wcale tak nie jest.

Zamiast tego poproś ich opinię o to, jak radzić sobie z problemami projektowymi w miarę ich pojawiania się. Weź pod uwagę ich opinie. Nie musisz robić tego, co sugerują, ale pomaga to budować relacje, jeśli słuchasz. Możesz to zrobić poprzez spotkania projektowe i być dostępnym do słuchania, gdy przychodzą do ciebie z sugestiami. Jeśli to twój zespół, upewnij się, że mają odpowiednią okazję do przedstawienia swoich poglądów.

Wierząc, że Twoje kwalifikacje dadzą ci supermoce

Bycie PMP® nie czyni z Ciebie najlepszego menedżera projektu na świecie (choć może to trochę pomóc). Posiadanie certyfikatu PRINCE2® Practitioner lub APMP lub innego oznaczenia zarządzania projektem nie czyni cię bez zarzutu.

Ciągłe mówienie o swoich kwalifikacjach i sposób, w jaki robią to książki, jest pewnym sposobem na zirytowanie interesariuszy. Nie chcą słyszeć o twoich wspaniałych wynikach na egzaminie ani o tym, jak stosujesz metodologię do swojego projektu. W rzeczywistości chcą tylko, aby projekt przebiegał dobrze. Nie obchodzi ich, jak często się tam dostaniesz.

Nie zakładaj, że ponieważ masz kwalifikacje i wiesz, jak zarządzać ryzykiem, na przykład, nie zostaniesz złapany przez ryzyko projektu. Zdarza się to najlepszym z nas. Lepiej więc być pokornym i oddanym, wykorzystywać swoje umiejętności w praktyczny sposób, nie wierząc, że stawiają cię ponad rówieśnikami.

Twoje kwalifikacje powinny zamiast tego dać ci pewność, że wykonasz swoją pracę najlepiej jak potrafisz, ale przekonasz się, że wiele osób pracujących jako kierownicy projektów posiada certyfikaty. W rzeczywistości wiele osób, które pracują w branżach specjalistycznych, posiada certyfikaty, a dla wielu firm referencje w obszarze specjalizacji, niezależnie od tego, czy jest to architektura, księgowość czy zarządzanie projektami, są po prostu czynnikiem higienicznym.

Nie oczekuj, że twoi interesariusze będą pod wrażeniem i nie rozmawiaj o nich cały czas. Zademonstruj swoje umiejętności, dobrze realizując projekt i pokazując, w jaki sposób wykorzystujesz wiedzę zdobytą w klasie.

Zmiana terminu

Kiedy wszyscy zapisują się do kamieni milowych projektu i wiedzą, co się dzieje, kiedy wszyscy mogą pracować harmonijnie jako jeden zespół. Kiedy zmieniasz terminy i nie mów nikomu, to właśnie wtedy ludzie zaczynają się denerwować.

Zmiana dat ma ogromny wpływ na pracę innych osób. Być może zarezerwowali czas wakacji w związku z ich krytyczną pracą nad projektem. Być może musieli zaspokoić zasoby w innych zespołach, ponieważ w danym momencie potrzebny jest ktoś w projekcie. Jeśli zmienisz daty bez zrozumienia tego wszystkiego, możesz narazić projekt na ryzyko.

Twój sponsor projektu zrozumie, czy nie uda ci się osiągnąć uzgodnionych kamieni milowych. Rzeczy się zmieniają. Są nowe elementy dodane do zakresu projektu lub rzeczy wyjęte. Ale nie jest Twoim zadaniem uzgodnienie zmian w samych terminach. Współpracuj ze swoim zespołem projektowym, aby zrozumieć wpływ zmian. Następnie zaproponuj rozwiązanie swojemu sponsorowi projektu, wyjaśniając powody zmiany dat.

Upewnij się, że wszyscy interesariusze są świadomi zmian i ich wpływu na ich pracę. Następnie, za zgodą wszystkich, dokonaj zmiany i zaktualizuj dokumentację projektu. Nigdy nie należy po prostu wprowadzać zmian w datach bez uprzedniego poinformowania reszty zespołu.

Marnowanie czasu

Spotkania powinny być wydajne, dobrze zarządzane i świetnie wykorzystywać czas wszystkich. Ale nie zawsze tak jest. Wiele razy interesariusze skarżą się, że marnują czas na spotkania. Nie było porządku obrad ani decyzja, której się spodziewali, nie została podjęta, ponieważ w pokoju byli niewłaściwi ludzie.

Masz również inne możliwości marnowania czasu - to nie tylko spotkania. Nie zaśmiecaj skrzynki odbiorczej, umieszczając je w kopii wiadomości e-mail, gdy nie muszą być. Zamiast tego interesariusze w projektach mają jeszcze jedno zadanie do wykonania, więc muszą mądrze wykorzystywać swój czas. Upewnij się, że twoje spotkania mają porządek obrad. Zaplanuj je, zaproś odpowiednich ludzi i upewnij się, że później będziesz śledzić.

Wysyłaj tylko e-maile do odpowiednich osób. Jeśli chcesz kogoś skasować, upewnij się, że rozumieją, dlaczego jest to dla nich ważne, i unikaj przerażających odpowiedzi na wszystkie pytania. Po prostu bądź świadomy tego, że inni ludzie są zajęci i że twój projekt nie jest ich najważniejszym priorytetem przez cały czas (jeśli jest w dowolnym momencie).