Jak napisać list referencyjny

Ważne jest, aby wiedzieć, jak napisać list referencyjny, ponieważ prawie każdy jest proszony o podanie referencji w pewnym momencie swojej kariery. Niezależnie od tego, czy jest to pracownik, przyjaciel czy ktoś, z kim pracowałeś, ważne jest, aby być przygotowanym na napisanie skutecznego listu polecającego.

Przeczytaj poniżej, aby uzyskać wskazówki, jak napisać list referencyjny, a także jakie materiały należy poprosić kandydata, a także kiedy powiedzieć „nie” (i jak powiedzieć „nie”) na napisanie listu dla kogoś.

Listy referencyjne lub listy polecające

List referencyjny, znany również jako list polecający, to list, który mówi o czyimś doświadczeniu zawodowym, umiejętnościach, wiedzy, cechach osobistych i / lub wynikach akademickich. Został napisany przez byłego pracodawcę, kolegę, klienta, nauczyciela lub kogoś innego, kto może pozytywnie wypowiadać się o tej osobie.

Kiedy potrzebujesz listów referencyjnych

Potrzebujesz liter referencyjnych, zazwyczaj około trzech, kiedy ubiegasz się o pracę, staż, wolontariat, uczelnie i programy dla absolwentów szkół. List referencyjny to pozytywne potwierdzenie twoich umiejętności i atrybutów, napisane przez osobę obeznaną z twoją pracą, charakterem i osiągnięciami.

List referencyjny wyjaśnia, dlaczego czytelnik powinien wybrać ciebie i co kwalifikuje Cię do możliwości, o którą się ubiegasz. Organizacje, które rozważają zatrudnienie lub przyjęcie w instytucji, mogą zażądać listów lub mogą one być oferowane przez osobę poszukującą pracy lub kandydata.

Co zawiera list referencyjny

List referencyjny to pozytywne potwierdzenie twoich umiejętności i atrybutów. Wyjaśnia, dlaczego czytelnik powinien wybrać ciebie i co kwalifikuje Cię do możliwości, o którą się ubiegasz.

ZAprofesjonalny list referencyjny jest zwykle napisany przez przełożonego, kolegę, klienta, nauczyciela lub profesora, który dobrze zna twoje osiągnięcia w ustawieniach pracy. Zazwyczaj zawiera opis Twojej pozycji i obowiązków, czas trwania w firmie oraz umiejętności, kwalifikacje i wkład w organizację.

Postać lubosobisty list referencyjny może być napisany przez przyjaciela rodziny, mentora lub sąsiada, który może poświadczyć cechy, które uczyniłyby cię dobrym kandydatem na stanowisko, którego szukasz. Wyjaśnia, w jaki sposób pisarz Cię zna i omawia Twoje osobiste atrybuty, jakie miałyby zastosowanie w ustawieniach pracy.

Co robić przed napisaniem listu referencyjnego

Pomyśl zanim powiesz „Tak”.Przed wyrażeniem zgody na napisanie listu upewnij się, że możesz napisać pozytywny list referencyjny dla tej osoby. Jeśli nie znasz dobrze tej osoby lub uważasz, że nie potrafisz dobrze powiedzieć o jej umiejętnościach lub zdolnościach, dobrze jest odrzucić prośbę o zalecenie.

Lepiej jest odmówić napisania zalecenia niż pisać negatywne odniesienie dla osoby.

Możesz odrzucić prośbę, mówiąc po prostu: „Nie czuję, że byłbym najlepszą osobą, by napisać ci zalecenie”. Jeśli to możliwe, zasugeruj komuś, kogo mogą poprosić.

Prośba o informacje. Dobrym pomysłem jest poprosić osobę o kopię swojego CV lub CV, nawet jeśli znasz je od dłuższego czasu. Mogą mieć nową akredytację lub osiągnięcia, a ty chcesz dostarczyć jak najwięcej aktualnych informacji. Pomoże to również uzyskać wskazówki, których należy użyć podczas tworzenia listu.

Jeśli list referencyjny dotyczy konkretnej możliwości zatrudnienia, poproś o kopię ogłoszenia o pracy. Podobnie, jeśli list referencyjny dotyczy konkretnej szkoły lub programu, poproś o informacje na temat szkoły. Im więcej informacji masz, tym łatwiej będzie napisać list.

Zdobądź wszystkie szczegóły.Wraz z pytaniem o informacje o kandydacie, uzyskaj wszystkie potrzebne informacje o tym, jak przesłać list. Zapytaj, do kogo należy wysłać list, kiedy upływa termin i jaki format powinien być w liście. Zapytaj również, czy są jakieś dane, które szkoła lub pracodawca chce, abyś zamieścił w swoim liście.

Co należy zawrzeć w piśmie referencyjnym

Jeśli kandydat nie dostarczy Ci formularza, na którym możesz napisać zalecenie, powinieneś napisać referencję jako oficjalny list. List referencyjny powinien zaczynać się zarówno od Ciebie, jak i od danych kontaktowych pracodawcy (imię i nazwisko, adres, numer telefonu, e-mail), a następnie data. Jeśli jest to e-mail, a nie prawdziwy list, podaj swoje dane kontaktowe na końcu listu, po podpisie.

Informacje kontaktowe i powitanie:Jeśli piszesz list do indywidualnego komitetu lub komitetu zatrudniającego, podaj jego dane kontaktowe na górze listu i na powitanie. Jeśli piszesz list ogólny, możesz napisać do „Kogo to może dotyczyć” lub po prostu zacząć list od pierwszego akapitu.

Pozdrowienie: Rozpocznij swój list od „Drogi Panie / Nazwisko. Nazwisko”. Jeśli nie znasz nazwiska pracodawcy, po prostu napisz „Drodzy menedżer ds. Zatrudnienia”. Jeśli kandydat ubiega się o program akademicki, możesz napisać „Dear Admissions Committee”.

Wprowadzenie: Wyjaśnij swój związek z osobą, dla której piszesz list. Możesz podać, jak długo znasz tę osobę. Następnie wyjaśnij, dlaczego piszesz list. Pamiętaj, aby podać nazwę firmy, pracę, szkołę lub możliwość, o którą ubiega się dana osoba. Na przykład: „Byłem przełożonym Jamesa Smitha w firmie XYZ od pięciu lat. Z przyjemnością polecam go na stanowisko głównego księgowego w firmie ABC.

Omówienie ciała:W treści listu należy podać konkretne informacje o cechach osobistych kandydata (kreatywność, cierpliwość, zaufanie itp.), Konkretne umiejętności (doskonałe umiejętności komunikacyjne, umiejętności organizacyjne itp.). Bądź jak najbardziej konkretny.

Pierwszy paragraf: Pierwszy akapit listu referencyjnego wyjaśnia twoje powiązanie z osobą, którą polecasz, w tym z tym, jak je znasz, i dlaczego masz kwalifikacje do napisania listu referencyjnego w celu polecenia zatrudnienia lub ukończenia szkoły. Wymień związek (osobisty lub zawodowy) z osobą, którą polecasz.

Drugi akapit (i trzeci i czwarty)

W środkowych akapitach listu referencyjnego znajdują się informacje o osobie, o której piszesz, w tym o tym, dlaczego są one kwalifikowane i co mogą wnieść. Jeśli to konieczne, użyj więcej niż jednego akapitu, aby podać szczegóły. Bądź konkretny i podziel się przykładami, dlaczego ta osoba jest kwalifikowanym kandydatem. Jeśli możesz, odnieś konkretne przypadki, w których zauważyłeś, że dana osoba z powodzeniem używała umiejętności wymaganych na danym stanowisku.

Spróbuj opisać cechy i umiejętności związane z konkretną pracą, szkołą lub szansą. Na przykład, jeśli osoba ubiega się o pracę jako kierownik, skup się na umiejętnościach przywódczych i komunikacyjnych danej osoby.

Zamknięcie listu

W akapicie końcowym zaproponuj, aby podać więcej informacji i podać swoje dane kontaktowe (telefon i e-mail), abyś mógł udzielić rekomendacji ustnej lub w razie potrzeby odpowiedzieć na dalsze pytania. Możesz również powtórzyć, że polecasz tę osobę „z całego serca” lub „bez zastrzeżeń”.

Podpis: Zakończ list swoim podpisem, odręcznie, a następnie wpisz swoje imię i nazwisko. Jeśli jest to wiadomość e-mail, po prostu podaj swoje imię i nazwisko, a następnie swoje dane kontaktowe.

Długość listu rekomendacji, format i czcionka

Zanim zaczniesz pisać list: Poproś kandydata o przesłanie CV, transkrypcji, CV lub innych materiałów, które pomogą ci dokładnie opisać osobę. Możesz również poprosić o opis pozycji, o którą się ubiega, oraz informacje o firmie. Im więcej informacji masz, tym łatwiej będzie napisać silną rekomendację.

Długość: List polecający powinien zawierać więcej niż jeden lub dwa akapity; krótki list sugeruje, że albo nie znasz dobrze tej osoby, albo nie popierasz jej w pełni. Jednak chcesz zachować zwięzłą literę i skupić się na kilku kluczowych punktach, więc unikaj pisania więcej niż jednej strony. Trzy lub cztery akapity wyjaśniające, w jaki sposób znasz osobę i dlaczego ją polecasz, mają odpowiednią długość.

Format: List polecający powinien być rozmieszczony pojedynczo z odstępem między każdym akapitem. Użyj około 1 ”marginesów dla górnej, dolnej, lewej i prawej strony i wyrównaj tekst do lewej (wyrównanie dla większości dokumentów).

Czcionka: Użyj tradycyjnej czcionki, takiej jak Times New Roman, Arial lub Calibri. Rozmiar czcionki powinien wynosić od 10 do 12 punktów, więc jest łatwy do odczytania. Dostosowanie rozmiaru czcionki jest dobrym sposobem na zachowanie listu na jednej stronie.

Edytować:Przed wysłaniem upewnij się, że przeczytałeś swój list. Możesz poprosić kogoś innego o edycję listu, ale ukryć nazwisko kandydata, aby zachować jego prywatność.

Próbka listu referencyjnego

Możesz użyć tego przykładu referencyjnego jako modelu. Pobierz szablon (zgodny z Google Docs i Word Online) lub przeczytaj wersję tekstową poniżej.

Pobierz szablon programu Word

Przykładowy list referencyjny (wersja tekstowa)

Melissa Bradley

123 Business Rd.

Business City, NY 54321

555-555-5555

[email protected]

1 września 2018 r

Jim Lee

Zasoby ludzkie

Sabre Marketing & PR

321 Business Ave.

Business City, NY 12345

Drogi Panie Lee, Cieszę się, że mogę polecić Sarah Jones na stanowisko dyrektora marketingu cyfrowego w Sabre Marketing & PR. Jako dyrektor marketingu w A & B Media, miałem przyjemność pracować jako kierownik Sarah, kiedy była zatrudniona tutaj jako współpracownik ds. Marketingu. Odpowiedzialna, punktualna i niezwykle błyskotliwa Sarah należała do najlepszych talentów w A&B Media i absolutnie popieram jej kwalifikacje i umiejętności.

Byłem ciągle pod wrażeniem wiedzy, którą przyniosła do stołu i jej poświęcenia, by być na bieżąco z najnowszymi osiągnięciami w tej dziedzinie. Sarah łączy umiejętności ostrej analizy z silną intuicją i zawsze wiedziałem, że mogę liczyć na to, że spełni terminy i przekroczy nasze oczekiwania. W ciągu dwóch lat pracy u nas osiągnęła wiele sukcesów, od zwiększenia zaangażowania w media społecznościowe o 20%, po obniżenie współczynnika odrzuceń witryny o 10%, a także zwiększenie zwrotu z inwestycji w kampanie cyfrowe o 15%.

Podczas gdy profesjonalna przenikliwość Sarah była niezmiernie cenna dla A & B Media, była także wspaniałym graczem zespołowym. Optymistyczna, wciągająca i łatwa do pogodzenia, Sarah była prawdziwą radością mieć w biurze i sprzyjała wielu pozytywnym relacjom zarówno w naszym dziale, jak iw całej firmie.

Mając to na uwadze, jestem bardzo pewny swoich rekomendacji i wierzę, że Sarah będzie świetnie pasować do Sabre Marketing & PR. Jeśli chciałbyś dalej mówić o moim doświadczeniu w pracy z Sarah, napisz do mnie na [email protected] lub zadzwoń do mnie pod numer 555-555-5555.

Z poważaniem, Melissa Bradley

Dyrektor marketingu, A & B Media

Formatowanie listu

Jeśli wysyłasz list do pracodawcy lub szkoły, pamiętaj o stosowaniu odpowiedniego formatu listu biznesowego. Obejmuje to wyszczególnienie danych kontaktowych, daty i danych kontaktowych osoby otrzymującej Twój list (zazwyczaj menedżera ds. Zatrudnienia) u góry listu. Dołącz również odręczny podpis na dole fizycznego listu.

Jeśli jednak wysyłasz ten list pocztą e-mail, nie musisz podawać żadnych danych kontaktowych ani daty u góry listu. Zamiast tego podaj swoje dane kontaktowe po podpisie e-mail. Upewnij się również, że masz jasny, zwięzły temat, który zawiera nazwisko kandydata, pracę, o którą się ubiega (jeśli dotyczy) oraz cel twojego listu. Na przykład wiersz tematu może brzmieć: „Zalecenie dla imienia Nazwisko - praca asystenta zasobów ludzkich”.

Użyj szablonu listu referencyjnego

Jeśli nie masz pewności, co napisać, użyj szablonu listu referencyjnego i spersonalizuj go, aby zawierał informacje. Szablon jest użytecznym sposobem sprawdzenia, jak sformatować list i co należy uwzględnić w liście.

Możesz również zobaczyć więcej listów referencyjnych próbek, aby uzyskać pomysły na to, co dołączyć do własnego listu. Pamiętaj jednak, aby zmienić literę, tak aby dotyczyła konkretnej osoby, dla której piszesz list.