Sposoby żądania pomocy od sponsora projektu

Relacja między kierownikiem projektu a sponsorem projektu jest bardzo podobna do tradycyjnej relacji pracownik / menedżer. Sponsorem projektu nie może być bezpośredni menedżer projektu, ani nawet kierownik projektu. Mimo to sponsor projektu wspiera kierownika projektu, ponieważ zespół projektowy pracuje nad ukończeniem projektu.

Podobnie jak przełożony, jednym z największych sposobów, w jaki sponsor projektu wspiera kierownika projektu, jest obsługa spraw, z którymi może sobie poradzić tylko ktoś z organizacyjną siłą sponsora projektu. Kiedy kierownicy projektów napotykają problemy, które mogą rozwiązać tylko sponsorzy projektu, oto, co powinni zrobić kierownicy projektów.

Wyczerp wszystkie pozostałe opcje

Sponsorzy projektu zazwyczaj znajdują się na poziomie organizacyjnym, gdzie większość decyzji jest trudna, ponieważ jeśli decyzja jest łatwa, jest podejmowana na niższym poziomie. Muszą szybko podejmować trudne decyzje, czasami z ograniczonymi informacjami.

Jako kierownik projektu musisz upewnić się, że wyczerpałeś wszystkie inne możliwości rozwiązania problemu przed udaniem się do sponsora projektu. Na przykład powiedzmy, że masz członka zespołu projektowego, który nie spełnia swoich zobowiązań. Przed przekazaniem sprawy sponsorowi projektu, spróbuj rozwiązać problem jeden na jednego z członkiem zespołu projektowego. Gdy to nie zadziała, powinieneś udać się do przełożonego członka zespołu. Kiedy to nie rozwiąże problemu, możesz zgłosić problem sponsorowi projektu.

Wyczerpałeś swoje możliwości rozwiązania problemów od dołu. Teraz sponsor projektu może pracować nad tym zagadnieniem od góry do dołu. Sponsor projektu powinien rozwiązać problem ze swoim rówieśnikiem i poinformować go o uzgodnionym sposobie działania.

Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić, jest wymyślenie przez sponsora projektu rezolucji, którą mogłabyś wdrożyć bez własnego wsparcia. Czasami tak się dzieje. Wszyscy popełniają błędy. Dowiedz się z tych sytuacji, kiedy się pojawią, a będziesz lepszym menedżerem projektu. Następnym razem, gdy pojawi się podobna sytuacja, poradzisz sobie z nią lepiej niż wcześniej.

Bądź konkretny o tym, czego potrzebujesz

Podczas gdy sponsorzy projektów są przyzwyczajeni do pracy z niepełnymi informacjami, kierownik projektu nie powinien pomijać istotnych informacji. Ważne jest, aby sponsor projektu miał kontekst dla sytuacji wymagającej jego uwagi.

Gdy sponsor projektu ma odpowiedni kontekst do podjęcia decyzji, określ konkretnie, czego potrzebujesz od sponsora. Czy potrzebujesz wskazówek, jak postępować? Czy potrzebujesz upoważnienia do podjęcia określonej akcji? Potrzebujesz rozwiązania problemu? Czy potrzebujesz zasobów, których sam nie możesz zdobyć?

Jeśli nie zastanowiłeś się dokładnie nad tym, czego potrzebujesz, możesz podjąć decyzję, czego potrzebujesz, ale później się pomyliłeś. Przemyśl problem przed przekazaniem go sponsorowi, aby zminimalizować ryzyko marnowania czasu.

Skoncentruj swoją prośbę

Sponsorzy projektu to zapracowani ludzie. Niezliczone problemy powodują, że ich harmonogramy zabierają czas.

Gdy kierownik projektu rzeczywiście potrzebuje czasu sponsora projektu, nie jest to zła rzecz ani wtargnięcie na czas sponsora. Czas spędzony z kierownikiem projektu i sponsorem projektu powinien być wysoce produktywny. Skoncentruj swoją prośbę, aby w razie potrzeby wykorzystywać tylko tyle czasu swojego sponsora.

W miarę, jak twój sponsor przeżywa z tobą produktywną interakcję, będzie czekał na Twoje spotkania. Ludzie na wysokich szczeblach organizacji często spędzają czas na nieproduktywnych spotkaniach, w których muszą uczestniczyć. Udział w produktywnym spotkaniu może być energiczną zmianą tempa dla sponsora projektu.