Jak napisać profesjonalny e-mail - 7 pytań, które należy sobie zadać przed wysłaniem

Od wielu lat ludzie przewidują upadek e-maila. Chociaż prawdą jest, że używamy innych form komunikacji, takich jak SMS-y i media społecznościowe, aby „rozmawiać” z naszymi przyjaciółmi lub wysyłać szybkie wiadomości do naszych kolegów, nadal korzystamy z poczty elektronicznej, zwłaszcza w przypadku komunikacji związanej z pracą. Jest to również podstawowy środek kontaktu podczas ubiegania się o pracę. Równie ważna jest wiedza o tym, jak napisać profesjonalny e-mail.

E-mail może być początkowym punktem kontaktu z kimś i dlatego jest twoją pierwszą okazją do zrobienia wrażenia. Uważaj na komponowanie wiadomości. Zanim klikniesz wyślij, odpowiedz na te 7 pytań.

1. Czy moja wiadomość jest wolna od błędów?

Sprawdzanie wiadomości e-mail pod kątem błędów jest najważniejszą rzeczą, jaką możesz zrobić przed wysłaniem. Niepoprawna pisownia i zła gramatyka sprawią, że będziesz wyglądać nieostrożnie. Jest to sprzeczne z wrażeniem, które próbujesz zrobić, zwłaszcza jeśli starasz się o pracę.

Sprawdzaj, dopóki nie będziesz pewien, że złapałeś wszystkie błędy ortograficzne i gramatyczne, a także literówki. Grammarly.com ma darmowe narzędzia, w tym rozszerzenie przeglądarki Chrome, które może ci w tym pomóc.

2. Co mówi o mnie mój adres e-mail?

Twój służbowy adres e-mail - który, nawiasem mówiąc, nigdy nie powinien być używany do poszukiwania pracy - prawdopodobnie jest bardzo prosty. Najprawdopodobniej jest to jakiś wariant twojego imienia. Być może wybrałeś adres mniej biznesowy, aby użyć go do osobistej poczty e-mail. Adres sugestywny, dziecinny lub słodki jest w porządku, jeśli używasz go tylko do wysyłania wiadomości do znajomych i rodziny, ale jeśli potrzebujesz napisać profesjonalną wiadomość e-mail, zarejestruj się, aby uzyskać nowe konto, które zapewnia profesjonalizm.

Skonfiguruj adres e-mail, który używa Twojej aktualnej nazwy. Wypróbuj swoje imię i nazwisko; twoje imię, środkowe imię i nazwisko; lub ich kombinacja. Nigdy nie wysyłaj profesjonalnego e-maila z [email protected].

3. Czy nazwa i adres e-mail w polu „Do” są poprawne?

Po rozpoczęciu wpisywania nazwy odbiorcy w polu „Do” większość klientów poczty e-mail wypełni resztę nazwy jednym z kontaktów. Możesz łatwo znaleźć niewłaściwą nazwę w tej dziedzinie, więc zwróć na to uwagę.

Wyobraź sobie, jakie kłopoty mogą się pojawić, jeśli przypadkowo wyślesz e-mail do niewłaściwego odbiorcy. Powiedzmy, że szukasz pracy, gdy nadal jesteś zatrudniony. Kierownik ds. Zatrudnienia u potencjalnego pracodawcy może mieć nazwę, która zaczyna się od tego samego listu, co imię twojego obecnego szefa. Jak bardzo byłoby to krępujące, gdybyś wysłał swojemu szefowi wiadomość przeznaczoną dla tego menedżera ds. Zatrudnienia? Nie tylko chcesz mieć pewność, że Twoja wiadomość dotrze do zamierzonego celu, ale także chcesz mieć pewność, że wiadomość nie dotrze do niezamierzonego celu.

4. Czy użyłem odpowiedniego tytułu do adresata?

Jeśli jesteś już na pierwszym miejscu z osobą, do której wysyłasz e-mail, dobrze jest zaadresować je w ten sposób w wiadomości. Jeśli jednak po raz pierwszy komunikujesz się z kimś lub nie masz pewności, w jaki sposób preferuje się do niego adresowanie, lepiej jest użyć formalnego tytułu, takiego jak Pan, Pani, Pani lub Dr, a ostatniego odbiorcy imię.

Zawsze zachowuj ostrożność. Nie zaszkodzi być formalnym. Aby dowiedzieć się, w jaki sposób ktoś, z którym masz już ustaloną relację, woli być adresowany, spójrz na wcześniejsze wiadomości, aby zobaczyć, jak są podpisane. To pomoże ci zdecydować, co robić.

5. Czy mój ton dobrze przekazuje moje przesłanie?

Jak mówi powiedzenie: „To nie to, co mówisz, ale jak to mówisz”. Kiedy rozmawiasz z kimś twarzą w twarz, możesz polegać na intonacji, mowie ciała i wyrazie twarzy, aby nadać swoim słowom dodatkowe znaczenie.

Kiedy próbujesz przekazać tę samą wiadomość na piśmie, jest więcej miejsca na nieporozumienia, ponieważ czytelnik nie widzi twojej twarzy, nie czyta języka ciała ani nie słyszy twojego głosu. Upewnij się, że Twoja wiadomość jest uprzejma i przyjazna, a twoje zamierzone znaczenie jest jasne.

6. Czy moje przesłanie jest proste, ale nie tajemnicze?

Utrzymywanie krótkich i słodkich wiadomości ułatwi ich zrozumienie. Jednocześnie nie należy pomijać niczego ważnego. Nie chcesz zmuszać odbiorcy wiadomości e-mail do odgadnięcia, co chcesz powiedzieć. Twoja wiadomość powinna być jak najdokładniejsza, ale zawierać wszystkie niezbędne informacje.

7. Czy włączyłem niechciane załączniki?

Wiele osób nie chce otwierać załączników do wiadomości e-mail, których się nie spodziewa. Mają rację, aby tego nie robić. Wirusy komputerowe są często przesyłane w tych załącznikach. Jeśli chcesz wysłać plik do kogoś, na przykład do swojego CV, najpierw poproś odbiorcę o zgodę. Wyślij go tylko wtedy, gdy powie, że wszystko jest w porządku.