Jak napisać raport o postępach w biznesie

Raport z postępu składa się z nagłówka, streszczenia wykonawczego, opisu mniejszych komponentów, wskazania, kiedy należy zgłosić następny raport. Napisałbyś raport zgodnie z tym szablonem, a następnie wyślesz go do swojego szefa lub innego przełożonego, zgodnie z przeznaczeniem.

nagłówek

Nagłówek zawiera informacje identyfikujące raport. Wprowadzisz tytuł, datę opublikowania raportu, status stopera tego, co raportujesz (czerwony, żółto-zielony), a także ogólną metrykę, być może procentową, plan i rzeczywisty. Uwaga: Raport postępu, taki jak ten, jest najczęściej używany w projektach, ale może być również używany do raportowania innych rzeczy. Na przykład, jeśli przypisano ci zadanie zmniejszenia liczby godzin na rysunek dla firmy inżynierskiej, użyłbyś raportu postępu, aby pokazać swoje postępy w zmniejszaniu liczby godzin na rysunek.

• Tytuł: Raport z postępów projektu X.
• Data: 30 maja 20xx
• Status: zielony
• Procent ukończony: 63 rzeczywisty, 59 plan

Streszczenie

Piszecie ostatnie streszczenie. Oto podsumowanie wszystkich głównych punktów wymienionych poniżej w treści raportu. W zależności od odbiorców czasami streszczenie jest ograniczone. To zależy od odbiorców, liczby osób otrzymujących raport i ich poziomów w organizacji. Streszczenie kierowane jest do kierowników wyższego szczebla, którzy mogą nie mieć czasu na przeczytanie całego raportu. Jeśli raport zostanie skierowany do bezpośredniego przełożonego, oczekuje się, że przeczyta on raport, a streszczenie może nie być potrzebne.

Jeśli jednak jest to raport, który jest szeroko rozpowszechniany wśród wielu kierowników w całej organizacji, może być konieczne dołączenie streszczenia dla osób, które nie mają czasu na przeczytanie całego raportu.

Postęp elementów składowych

To jest główna część raportu. W tej części raportu szczegółowo opisujesz swoje postępy we wszystkich obszarach składowych projektu. Wymieniasz swoje postępy i osiągnięcia dotyczące wszystkich metryk w tym okresie. Pokazujesz, jaki masz plan na następny okres. A następnie wymieniasz nie tylko blokerów, ale także wysiłki podejmowane w celu ich usunięcia. Wreszcie sekcja pokaże, jaka dodatkowa pomoc jest potrzebna od twojego szefa lub innego odbiorcy raportu z postępu.

streszczenie

Po treści raportu znajduje się sekcja podsumowania. Obejmuje mniej szczegółów niż postęp opisany w poprzedniej sekcji. Dołączysz te same informacje, metryki, osiągnięcia, plan na następny okres i wszelkie blokery, ale podaj mniej szczegółów dla każdej kategorii. Na przykład podsumowanie może być pojedynczym zdaniem, np. „Wszystkie elementy dostawy są punktualne”, podczas gdy zapis postępu w poprzedniej sekcji może powiedzieć „Dostawa A, z powodu xx / xx / xx zostanie dostarczony trzy dni wcześniej.

Raport Y zostanie dostarczony na czas w xx / xx / xx. Oczekuje się, że raport C, opóźniony o dwa tygodnie w oczekiwaniu na grafikę, zostanie dostarczony w zmienionym terminie xx / xx / xx. ”

Data następnego raportu

Tutaj podajesz, kiedy zostanie wysłany następny raport. Jeśli na przykład jest to raport tygodniowy, następna data raportu zostanie wyświetlona jako następny tydzień. W przypadku raportu miesięcznego wyświetlana jest data następnego miesiąca, w którym raport zostanie wysłany. Osoby, które otrzymają raport, oczekują, że te dane będą tak dokładne, jak dane w raportach.

Dolna linia

Raport z postępu składa się z opcjonalnego podsumowania wykonawczego, raportowania postępu wszystkich komponentów projektu, szczegółowego podsumowania i harmonogramu. Uczyń je tak dokładnymi, jak tylko możesz.