Znaczenie dokumentacji w zasobach ludzkich

Dokumentacja to zapisany i zachowany zapis wydarzeń związanych z zatrudnieniem. Zapisy te składają się z elementów rządowych i prawnie wymaganych, dokumentów wymaganych przez politykę i praktykę firmy, dokumentów sugerowanych przez najlepsze praktyki kadrowe oraz formalnego i nieformalnego prowadzenia ewidencji zdarzeń związanych z zatrudnieniem.

Dokumentacja dotycząca rekordu zatrudnienia

Dokumentacja pracownika to pisemne sprawozdanie z jego działań, dyskusji, incydentów coachingu wydajności, świadków naruszeń zasad, działań dyscyplinarnych, pozytywnych wkładów, nagród i uznania, dochodzeń, nieosiągnięcia wymagań i celów, oceny wyników i innych.

Utrzymanie tych zapisów pozwala pracodawcy i pracownikowi zachować pisemną historię wydarzeń i dyskusji, które miały miejsce wokół konkretnego wydarzenia. Dokumentacja stosunku pracy zapewnia pisemny zapis, który może być niezbędny do wsparcia takich działań, jak awans pracowników, podwyżki wynagrodzenia pracowników i działania dyscyplinarne - w tym rozwiązanie stosunku pracy.

Dokumentacja dotycząca pracowników, w razie potrzeby, jest generalnie pozytywna i negatywna. To jest rzeczowe, a nie osądzające. Opisuje zdarzenia w miarę ich występowania, a nie w oparciu o opinie i przemyślenia dotyczące zdarzenia. Dokumentacja opisuje również działania podjęte w godnych uwagi przypadkach, takich jak zapewnienie formalnego uznania pracownika lub podjęcie działań dyscyplinarnych.

Pamiętaj, że musisz stworzyć dokumentację jak najbliżej zdarzenia, aby rekordy były aktualne, szczegółowe i dokładne.

W postępowaniu prawnym dokumentacja dotycząca przeszłych osiągnięć pracownika jest często kluczowa dla wyniku, jaki doświadcza pracodawca podczas wydarzenia. Celem jest przedstawienie rzetelnego obrazu wydajności pracownika bez koncentrowania się wyłącznie na negatywnych wydarzeniach.

Rodzaje dokumentacji

Polityki, procedury, podręcznik dla pracowników i plany rozwoju wydajności są również formami dokumentacji, które rejestrują oczekiwane zachowania pracowników i wymogi miejsca pracy w celu utrzymania uporządkowanego, sprawiedliwego miejsca pracy, w którym pracownicy wiedzą, czego się od nich oczekuje.

Zapisy są również pisemnymi oświadczeniami oskarżonego, oskarżyciela i świadków wrogich wydarzeń w miejscu pracy, które wiążą się z niewłaściwym zachowaniem pracowników, takich jak molestowanie seksualne.

Dokumentacja ta obejmuje również dokumenty stałe, takie jak podpisana aplikacja o pracę, pisemne referencje dotyczące zatrudnienia, materiały aplikacyjne, takie jak życiorysy i listy motywacyjne, oraz sprawdzenie przeszłości. Oprócz akt osobowych pracowników, inne dokumenty, takie jak formularz I-9 (który weryfikuje uprawnienia pracownika do pracy w USA), są również utrzymywane, podobnie jak dokumentacja medyczna, zapisy FMLA i tak dalej.

Dokumentacja może być również nieformalna, tak jak w przypadku zapisu przez menedżera jego rozmów z pracownikiem w ciągu roku. Ważne jest, aby menedżerowie prowadzili tę dokumentację na wszystkich swoich pracownikach raportujących. Żaden pracownik nie powinien być wyróżniany z powodu wydajności. Może to być interpretowane jako dyskryminacja w późniejszym terminie.

Dokumentacja może być formalna i przechowywana w aktach personalnych pracownika. Od pracowników oczekuje się podpisania tej dokumentacji, aby potwierdzić, że otrzymali kopię, i zapoznali się z treścią w całości. Uwaga: Podpis nie oznacza zgodności z oświadczeniami w dokumentacji.

Korzystanie z dokumentacji

Zaleca się także dokumentację zdarzeń krytycznych, zarówno pozytywnych, jak i negatywnych, aby menedżerowie mieli zapisy dotyczące wydajności pracowników w pewnym okresie czasu.

Organizacje mogą korzystać z przechowywanej dokumentacji w inny sposób. Mogą to być procedury, instrukcje pracy i instrukcje oprogramowania komputerowego, aby wymienić tylko kilka, ale dla celów funkcji zasobów ludzkich są to powszechne zastosowania dokumentacji. W następnej sekcji przedstawiono instrukcje dotyczące właściwego dokumentowania.

Próbki dokumentacji wydajności

Dokumentacja dotycząca wydajności pracownika pozwoli Ci dyscyplinować, zakończyć lub uczciwie promować, nagradzać i rozpoznawać pracowników. Bez dokumentacji sprawienie, że któreś z tych działań jest trudne, i potencjalnie ryzykowne dla pracodawcy.

Pracodawca musi unikać wszelkich potencjalnych oskarżeń o dyskryminacyjne traktowanie pracowników. Pomijając wszystkie legalności, dobrzy pracodawcy chcą stworzyć środowisko pracy, które jest sprawiedliwe, spójne i wspiera cele pracowników i plany zawodowe.

Środowisko to jest wspierane przez profesjonalną dokumentację menedżera dotyczącą wydajności pracowników - zarówno zachowań zachwalających, jak i działań wymagających poprawy lub poprawy. Jak to udokumentować, omówiono szczegółowo wcześniej. Poniższe sytuacje zawierają więcej przykładów odpowiedniej dokumentacji.

Dokumentowanie opóźnienia i absencji

Źle:

Mark zazwyczaj spóźnia się do pracy. Mark tęskni za dużo pracy.

Dobrze:

1 kwietnia: Mark wezwał chorego i opuścił osiem godzin pracy.

4 kwietnia: Mark przybył do pracy o 10 rano, dwie godziny późno od zaplanowanego czasu rozpoczęcia.

6 kwietnia: Mark wyznaczył wizytę u lekarza, a następnie został w domu, aby zainstalować nowy piec.

12 kwietnia: Mark wezwał chorego i opuścił osiem godzin pracy.

Dokumentowanie wydajności

Źle:

Maryja jest niewiarygodna. Prawie nigdy nie robi tego, do czego się zobowiązała.

Dobrze:

2 maja: Mary obiecała, że ​​pierwsza wersja propozycji produktu będzie dostępna do wglądu podczas dzisiejszego cotygodniowego spotkania. Mary nie przedstawiła projektu dokumentu zgodnie z oczekiwaniami. Powiedziała, że ​​była zbyt zajęta i ludzie, których pomocy potrzebowała, nie wrócili z nią.

Menedżer odpowiedział: Jakiej pomocy potrzebujesz? Informacja? Kto do ciebie nie wrócił i czego od nich potrzebujesz?

Carl i Michael musieli zaktualizować Mary o ich postępach.

Co sprawia, że ​​jesteś tak zajęty, że nie miałeś czasu, aby kontynuować swoje zaangażowanie? Wykonuje zbyt wiele zobowiązań w ograniczonych godzinach, aby je wypełnić.

Co mogę zrobić żeby ci pomóc?

Kiedy udostępnisz projekt dokumentu do wglądu?

Przykłady te zawierają przegląd tego, jak wygląda skuteczna dokumentacja w porównaniu z niepoprawnie napisaną dokumentacją. Postępuj zgodnie z tą radą, aby skutecznie i legalnie dokumentować zasady, wyniki i wydarzenia w miejscu pracy.

Zrzeczenie się

Dostarczone informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Strona jest czytana przez ogólnoświatową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Poszukaj pomocy prawnej lub pomocy ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są poprawne dla Twojej lokalizacji. Informacje te służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.