Co to jest system informacji o zasobach ludzkich?

System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) to oprogramowanie lub rozwiązanie online służące do wprowadzania danych, śledzenia danych i informacji o danych w działach kadr, płac, zarządzania i księgowości w przedsiębiorstwie. Jest przydatny dla wszystkich procesów, które chcesz śledzić i z których masz nadzieję zebrać użyteczne i celowe dane.

Zazwyczaj pakowane jako baza danych, setki firm sprzedają niektóre formy HRIS, a każdy HRIS ma inne możliwości. Starannie wybierz HRIS w oparciu o możliwości, których potrzebujesz w swojej firmie. Ponieważ HRIS staje się coraz bardziej wyrafinowany, wybór jest wystarczający, aby praktycznie sparaliżować dział HR.

Oglądanie firmy technologicznej, w której istnieją eksperci komputerowi, przechodzą przez trzy różne systemy HRIS w ciągu dziesięciu lat, zanim ostatecznie zdecydują się na swój obecny system, była edukacja w ich złożoności. Dlatego wybór HRIS jest dużym przedsięwzięciem dla biznesu.

Kluczowe uwagi podczas przeglądania opcji HRIS

Wybór HRIS jest stresującą sytuacją, ponieważ istnieje wiele opcji. Wybór opcji, które są najlepsze dla Twoich potrzeb w Twojej firmie, jest wyzwaniem. Przechodzenie przez informacje dostarczane przez każdy system jest również trudne.

Sprzedawcy często zlecają sprzedawcom, którzy werbalnie mogą powiedzieć, że system spełni twoje potrzeby. Sprawdź to w wielu źródłach, w tym w aktualnych klientach, grupach dyskusyjnych online, LinkedIn, innych członkach SHRM i opiniach Google.

Są to inne czynniki, które należy wziąć pod uwagę podczas wybierania HRIS.

• Pamiętaj, że nawet jeśli Twoja firma jest dziś zaledwie kilkoma osobami, może mieć dwa razy więcej, a nawet 10 razy więcej pracowników w przyszłości, więc wybierz system, który może rozwijać się wraz z Twoją firmą.
• Innym kluczowym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę, jest to, że wiele HRIS jest w stanie zrealizować tylko część tego, co jest potrzebne do automatyzacji. W takich przypadkach będziesz chciał upewnić się, że komponenty dowolnych dodatków lub dodatkowych systemów działają bezbłędnie. Ponownie, nie bierzcie słowa sprzedawcy o współpracy systemów. Zrób swoje badania.

• Sprawdź także, jakie rodzaje szkoleń i stałego wsparcia są dostępne dla twojego personelu. Powinieneś również upewnić się, że obietnice konsultanta ds. Sprzedaży dotyczące szkoleń i działań następczych po zakupie są wpisane do umowy w celu zakupu HRIS. Skontaktuj się z innymi organizacjami, aby upewnić się, że wybrana przez Ciebie firma ma doświadczenie w zakresie ciągłego, pomocnego wsparcia.

Oczekiwana funkcjonalność lepszych wyborów HRIS

Zazwyczaj lepsze systemy informacji o zasobach ludzkich (HRIS) zapewniają ogólnie:

Zarządzanie wszystkimi informacjami o pracownikach:

Dane takie jak nazwiska, tytuły, adresy i wynagrodzenia są podstawowym początkiem. Historia wynagrodzeń i pozycji, struktury raportowania, historie oceny wyników i inne krytyczne informacje o pracownikach.

Dokumenty dotyczące firmy:

To zawiera takie elementy, jak podręczniki dla pracowników, procedury ewakuacji w sytuacjach awaryjnych i wytyczne dotyczące bezpieczeństwa.

Administrowanie korzyściami:

Będziesz potrzebował administrowania świadczeniami, w tym rejestracji, zmian statusu i aktualizacji danych osobowych. W idealnym systemie możesz zezwolić pracownikom na wyszukiwanie i przeglądanie własnych informacji, w tym śledzenie wakacji.

Pełna integracja z listą płac:

Integracja ta obejmie także inne oprogramowanie finansowe i systemy księgowe firmy. Gdy są one połączone, możesz upewnić się, że wypłaty są prawidłowe. Nigdy nie ma rozbieżności między oficjalną stawką wynagrodzenia a informacjami, które zawiera lista płac. Jeśli systemy nie integrują się, łatwo jest zaktualizować wynagrodzenie w jednym systemie, a nie w drugim.

Śledzenie i wznawianie zarządzania aplikacjami:

Gdy system jest bezproblemowy, rekruter może kliknąć przycisk wynajęty, a wszystkie informacje od wnioskodawcy zostaną przeniesione na stronę pracownika. Oszczędza to dużo czasu, ponieważ wprowadzanie danych i praca biurowa praktycznie znikają.

Jeśli wnioskodawca wprowadzi swoje informacje podczas składania wniosku, możesz zapewnić dokładność. Jeśli list ofertowy zostanie wygenerowany z tego samego systemu co system płac, wynagrodzenie będzie idealnie pasować i nie będzie nieporozumień.

Plany rozwoju wydajności:

Nie wystarczy mieć plany, jeśli są rejestrowane w systemie centralnym, a następnie mogą łatwo śledzić pracownika od pozycji do pozycji. Kierownictwo wyższego szczebla może sporządzać raporty, aby zobaczyć, gdzie są ludzie i co ich poszczególni szefowie planują w zakresie planowania sukcesji dla ich przyszłości.

Działania dyscyplinarne:

Ważne jest, aby śledzić, kto został zawieszony, zdegradowany lub odnotowano inne negatywne działania przeciwko nim - nawet po opuszczeniu organizacji przez pracownika. Gdy firma dzwoni i prosi o podanie referencji byłego pracownika, administrator działu HR może łatwo sprawdzić i zgłosić, czy dana osoba kwalifikuje się do rehire.

Rejestry szkoleń:

Jest to szczególnie ważne w firmie, w której wymagane są certyfikaty i licencje. W innych firmach zapisy szkoleniowe mogą nie mieć takiego poziomu ważności, ale wciąż może się okazać, że posiadanie informacji jest przydatne, gdy rozwijasz swoich pracowników, co jest kluczowym czynnikiem, którego oczekują od pracy.

Podsumowując, HRIS, który najskuteczniej obsługuje firmy, śledzi te informacje:

• obecność i użytkowanie WOM,
• podwyżki płac i historia,
• płacić zaszeregowane oceny i stanowiska,
• plany rozwoju wydajności,
• otrzymane szkolenie,
• otrzymane postępowanie dyscyplinarne,
• osobiste informacje o pracownikach, a czasami,
• zarządzanie i kluczowe plany sukcesji pracowników,
• wysoka identyfikacja potencjalnych pracowników, oraz
• śledzenie kandydatów, rozmowy i selekcja.

Zalety właściwego HRIS

Skuteczny HRIS dostarcza informacji na temat wszystkiego, czego firma potrzebuje do śledzenia i analizowania pracowników, byłych pracowników i kandydatów. Twoja firma będzie musiała wybrać system informacji o zasobach ludzkich i dostosować go do swoich potrzeb. Jeśli Twoja firma znajduje się na ścieżce wzrostu, wybierz system, który może rozwijać się wraz z Tobą.

Wdrożenie podstawowego HRIS jest dość tanie, ale upewnij się, że wszystko, co wdrażasz, spełnia rzeczywiste potrzeby Twojej firmy. Czy chcesz mieć możliwość raportowania obrotów? Publikować schematy organizacyjne?

Pozwól menedżerom na elektroniczny dostęp do poprzednich ocen wydajności? Czy chcesz, aby wszystko odbywało się za pośrednictwem działu HR, czy chcesz, aby menedżerowie sami mieli dostęp do informacji?

Dzięki odpowiedniemu HRIS personel Human Resources umożliwia pracownikom wykonywanie własnych aktualizacji świadczeń i zmianę adresu, uwalniając w ten sposób pracowników HR od bardziej strategicznych funkcji. Ponadto ułatwione są dane niezbędne do zarządzania pracownikami, rozwoju wiedzy, rozwoju i rozwoju kariery oraz równego traktowania.

Wreszcie, menedżerowie mogą uzyskać dostęp do informacji, których potrzebują, aby legalnie, etycznie i skutecznie wspierać sukces swoich pracowników raportujących. Mogą uruchamiać własne raporty i wprowadzać plany do systemu, aby pomóc w sukcesji.

System informacji o zasobach ludzkich (HRIS) to oprogramowanie lub rozwiązanie online służące do wprowadzania danych, śledzenia danych i informacji o danych w działach kadr, płac, zarządzania i księgowości w przedsiębiorstwie.

Zazwyczaj pakowane jako baza danych, setki firm sprzedają niektóre formy HRIS, a każdy HRIS ma inne możliwości. Starannie wybierz HRIS w oparciu o możliwości, których potrzebujesz w swojej firmie.

Więcej o HRIS

• Jak wybrać technologię informatyczną zasobów ludzkich
• Oprogramowanie do śledzenia zgłoszeń
• Rozwiązanie systemu zarządzania zasobami ludzkimi