Jak zrobić listę rzeczy do zrobienia: wskazówki dotyczące zarządzania

Zrobiliśmy wszystkie listy rzeczy do zrobienia. Wydaje się, że nigdy nie ma wystarczająco dużo godzin w ciągu dnia, aby wykonać wszystkie czynności na liście rzeczy do zrobienia. Oto system, który działa - i może działać również dla ciebie.

Lista nie jest wystarczająca

„Lista rzeczy do zrobienia” to za mało. Musisz je uszeregować. Musisz wiedzieć, które zadania są ważniejsze, abyś mógł się na nich skupić. Następnie musisz przydzielić zasoby do tych przedmiotów, zmierzyć swoje postępy i nagrodzić siebie za sukcesy.

Zaszeregowanie

Wymień wszystkie swoje rzeczy do zrobienia w arkuszu kalkulacyjnym, chociaż możesz je także zrobić na papierze. Możesz także umieścić je na swoim komputerze lub smartfonie, zapisać je w kalendarzu lub wprowadzić do oprogramowania do zarządzania czasem.

Pierwszym krokiem jest wymienienie wszystkiego, co musisz zrobić. Następnie przypisz im rangę, abyś mógł skupić się na ważnych elementach.

Użyj rankingu A, B, C. Lista A to rzeczy, które muszę zrobić dzisiaj, zanim odejdę. Lista B to rzeczy, które musisz zrobić, ale niekoniecznie dzisiaj. Wreszcie lista C to rzeczy, które musisz znaleźć szybko.

Możesz dowiedzieć się dość szybko, że rzeczy na liście C, a nawet na liście B, po prostu nigdy się nie kończą. W jednej pozycji Operations Manager kilka lat temu, stawałem się coraz bardziej sfrustrowany moją listą A. Nie tylko nie przechodziłam przez to każdego dnia, jak zawsze, ale lista A ciągle rosła. Właśnie wtedy odkryłem, co muszę zrobić, aby moja lista rzeczy do zrobienia działała na mnie, i opracowałem system zrobił praca.

Zarządzanie czasem

Nie wystarczyło wiedzieć, co jest ważne; co stworzyło listę A. Musiałem też wiedzieć, ile czasu potrwa i ile czasu muszę im poświęcić. Dodałem kolumnę do mojej listy rzeczy do zrobienia z szacowanym czasem, jaki każde zadanie powinno wykonać, i kolumną sąsiadującą z łączną sumą.

Potem zrobiłem proste badanie czasu. W miarę wykonywania każdego zadania zapisywałem to, co robiłem i czasy rozpoczęcia i zakończenia. Cały dzień śledziłem. Potem powtórzyłem to kilka tygodni później innego dnia. W żadnym wypadku nie była to wyczerpująca ankieta, ale dała mi trochę wglądu. Jako Operations Manager, większość mojego dnia była zajęta przerwami - radzeniem sobie z wydarzeniami, które miały miejsce, kryzysami, które się pojawiły lub problemami, które musiały zostać rozwiązane. Średnio te przerwy zużywały cztery godziny dziennie. Ponieważ zazwyczaj pracuję przez dziesięć godzin dziennie, pozostało mi sześć godzin dziennie na rzeczy z mojej listy rzeczy do zrobienia.

Każdej nocy, przed wyjściem z biura, aktualizowałem listę rzeczy do zrobienia. Usuwałbym rzeczy, które ukończyłem, przekazałem lub zdegradowałem, dodałem nowe rzeczy, które się pojawiły, zmieniłem priorytety, aby uzyskać najważniejsze zadania na górze, i przypisać każdemu z nich szacowany czas. Potem zszedłem z listy do sześciogodzinnego znaku i narysowałem linię. To stało się moim celem na następny dzień.

Nagraj siebie

Najczęściej ta linia znajdowała się gdzieś na mojej liście A. Rzadko było gdzieś blisko dna. Jednak to był mój cel. Gdybym uderzył lub minął linię, wróciłem do domu, czując, że był to dzień produktywny i udany. Zamiast bić się po rzeczach, do których nie byłem w stanie dotrzeć, uznałem mój sukces w osiągnięciu lub pokonaniu mojego celu. Następnego dnia musiałem zacząć wszystko od nowa i sięgnąć po nowy cel, ale zrobiłem to z perspektywy budowania na poprzednim sukcesie, a nie z frustracji ciągłego posiadania więcej niż do zrobienia.

Potrzebujesz systemu

Aby odnieść sukces, musisz opracować system do zarządzania czasem, abyś mógł zrobić więcej w swoim czasie. Jeśli linia docelowa na liście rzeczy do zrobienia jest zawsze na szczycie, szef zacznie szukać kogoś innego, kto może codziennie pracować nieco dalej na liście. Poniżej sprawdź kilka zasobów, które pomogą Ci lepiej zarządzać czasem.

Zarządzaj tym problemem

Wymień zadania, które musisz wykonać. Priorytetyzuj te, które są ważne, nie tylko pilne. Mieć plan, co robić każdego dnia. Pracuj nad tym planem. Nagradzaj siebie, gdy spotykasz lub pokonujesz swój cel.