Jak opanować listę rzeczy do zrobienia

Spójrzmy prawdzie w oczy, wszyscy mamy wiele do zrobienia. W dowolnym dniu nasze listy rzeczy do zrobienia obejmują:

• Obowiązki w pracy
• Obowiązki domowe
• Harmonogramy zajęć i zajęcia
• Errands
• Rozmowy telefoniczne

Jak to wszystko śledzisz? Jeśli jesteś jak większość ludzi, nie tak skutecznie lub wydajnie, jak możesz.

• Czy twoje biuro jest pełne żółtych nut przyklejonych do każdej powierzchni?
• Czy masz oddzielne listy rzeczy do zrobienia? Jeden dla domu i jeden dla biura? A może masz dla siebie wiele list?
• Chwytasz koperty, a nawet serwetki, aby zanotować rzeczy, które wpadają Ci do głowy podczas jazdy?
• Ile różnych notatników jest teraz na biurku, które zawierają elementy akcji lub zadania? Bądź szczery.
• Czy twoja torebka przepełniona jest skrawkami papieru, które zawierają zapomniane zadania lub wiadomości telefoniczne?
• Co z twoim blatem kuchennym? Czy to jest pełne notatek, list zakupów i osobistych zadań?

Aby zarządzać listami zadań w najbardziej efektywny sposób, skonsoliduj je w jedną listę główną.

Ekspert ds. Zarządzania czasem Kenneth Zeigler jest wielkim zwolennikiem korzystania z listy głównej. W swojej książce Organizowanie dla sukcesu, mówi: „Celem głównej listy jest wydobycie wszystkiego z głowy. Lista główna to dziennik myśli i czynności w miarę ich występowania. Umysł może zorganizować to, czego potrzebujesz, aby osiągnąć bardziej efektywnie, gdy widzi wszystko, co musisz ukończyć. ”

Jak zacząć

• Znajdź odpowiednie narzędzie - Musisz znaleźć narzędzie, które pomoże Ci przechwycić skonsolidowaną listę główną. Niektórzy mogą odkryć, że prosty notatnik działa. Inni mogą chcieć użyć spiralnego notatnika zaprojektowanego specjalnie do zadań śledzenia. Rozważ użycie elektronicznego systemu notatek, takiego jak Evernote.
• Upewnij się, że narzędzie jest przenośne - Aby zrobić to, wskakuj do głowy, potrzebujesz miejsca, aby je nagrać, więc upewnij się, że wybrane narzędzie jest przenośne.Jeśli korzystasz z elektronicznego systemu notatek, zawsze noś ze sobą mały notebook, aby nagrywać myśli, pomysły, zadania i zobowiązania. Pod koniec dnia możesz je przesłać do elektronicznego organizatora notatek.

• Skonsoliduj wszystkie swoje listy - Po wybraniu odpowiedniego narzędzia zbierz wszystkie swoje różne listy rzeczy do zrobienia. Przenieś wszystkie zadania i elementy na nową listę główną. Nie przejmuj się umieszczaniem ich w określonej kolejności. Po prostu przechwytujesz w jednym miejscu każdą rzecz, którą musisz zrobić. Nie zdziw się, jeśli twoja lista główna jest dość długa.
• Dodawanie do listy głównej - W miarę upływu dnia i zastanawiania się nad tym, co musisz zrobić, dodaj je do listy głównej. Po przypisaniu zadań dodaj je do listy. Gdy twoje dzieci powiedzą ci o rzeczach, których potrzebują do szkoły, dodaj je do swojej listy. Gdy zastanawiasz się nad sprawami, które musisz wykonać, dodaj je do listy.

Twoja codzienna lista działań

Albo wieczorem przed, albo pierwszą rzeczą każdego ranka, przejrzyj listę główną. Wybierz zadania, zadania i zobowiązania, które muszą zostać wykonane tego dnia, i przenieś je na codzienną listę działań. Pamiętaj, aby być rozsądnym, co możesz osiągnąć tego dnia. Twoja codzienna lista działań staje się planem pracy na dany dzień.

Trwający serwis

Regularnie lista rzeczy do zrobienia działa teraz w następujący sposób:

• Masz jedną listę główną dla wszystkich zadań;
• W miarę upływu czasu i wymyślania lub przydzielania dodatkowych zadań dodaj je do swojej głównej listy zadań.
• Każdego dnia przejrzysz swoją główną listę zadań i przeniesiesz dzisiejsze priorytety na codzienną listę działań.

Okresowo oceniaj swoją listę główną. Ze względu na skreślenia i dodatkowe uwagi dodane do marginesu możesz znaleźć, że sensowne jest skopiowanie pozostałych zaległych pozycji na nową listę główną. Nie wyrzucaj starej listy. Zachowaj go do przeglądu historycznego i przyszłego odniesienia.

Postępując zgodnie z tym procesem, odkryjesz, że jesteś bardziej wydajny, lepiej wykonujesz zadania i robisz więcej.