Jak personel HR musi myśleć o problemach każdego dnia

Pytanie pracownika wydaje się proste, proste i powinno być łatwe do udzielenia odpowiedzi. Dobrze? Nie, jeśli twoja praca jest w dziale zasobów ludzkich. Nawet najprostsze pytanie pracownika wywołuje niezliczone czerwone flagi dla zespołu HR pracodawcy. Po raz kolejny kroczysz tą pięcioramienną ścieżką. Jak zaspokoić wszystkich pięciu interesariuszy podczas sprawiedliwego traktowania obecnego pracownika?

Co jest najlepsze dla pracodawcy? Co jest najlepsze dla pracownika? Co jest legalne lub wymagane przez agencję rządową? Co stanowi precedens dla przyszłych decyzji dotyczących sprawiedliwego traktowania pracowników? Jaka decyzja sprawi, że pozwiesz wszystkie towarzyszące koszty i pogorszenie?

Nie możesz podjąć decyzji, chyba że decyzja zadowoli wszystkich pięciu interesariuszy - do pewnego stopnia. Czy to naprawdę dziwne, że czasami cierpi na tym interesariusz? Oto jak ludzie muszą myśleć i podejmować decyzje, aby odpowiedzieć na pytanie pracownika. Jako przykład posłużmy się modyfikacją polityki podróży służbowych firmy.

Jak HR myśli, podejmuje decyzje i odpowiada na pytania

Pytanie dostarczone przez czytelnika wydawało się dość proste. Pracownik, który podróżuje służbowo na targi i inne imprezy dla klientów, chciał przedłużyć swój czas w mieście imprezy, korzystając z urlopu. Nie ma problemu.

Nie ma problemu, dopóki HR nie poinformuje go, w jaki sposób zostaną naliczone dni za jego płatny urlop. Z sympatią zarówno dla HR, jak i pracownika, oto jak osoba z HR musi myśleć i podejmować decyzje.

Pracownik wyjechał w niedzielę na targi. (Nie ma problemu z tym czasem podróży; firma, zgodnie z polityką, którą wszyscy pracownicy rozumieją, nie płaci weekendowego czasu podróży dla zwolnionych pracowników.) Pracownik pracował na targach od poniedziałku do środy i chciał rozpocząć korzystanie z urlopu po wydarzeniu.

Dobrze, powiedział kierownik HR, czwartek i piątek są dniami wakacyjnymi. Nie, odpowiedział pracownik, w czwartek normalnie wracałbym do firmy; ponieważ ten dzień byłby wypłacany w ramach mojego normalnego tygodnia pracy, nie jest sprawiedliwe zmuszanie mnie do zabrania urlopu w czwartek. Jesteś ze mną?

Myślenie HR i podejmowanie decyzji zaczyna się toczyć

Ok, mówi kierownik ds. Zasobów ludzkich, którego pierwszym zamiarem jest obciążenie czwartku dniem wolnym od pracy, ponieważ pracownik w rzeczywistości nie korzysta z dnia na powrót do firmy. Osoba HR, słusznie, nie chce podejmować decyzji o zwolnieniu pracownika na zasadzie indywidualnej, dla pracowników uczestniczących w imprezach sponsorowanych przez firmę.

Obydwie decyzje, z udziałem kilku prezesów i innej osoby z działu HR, miały zwolenników. Jeśli pracownik miał wrócić z konferencji w środę i pracować w czwartek, to czwartek powinien być dniem wolnym od pracy.

Gdyby czwartek był normalnie dniem podróży, liczyłby się jako dzień pracy, a nie dzień wakacji. W normalnych okolicznościach i tak wracał, a firma nie powinna go karać, ponieważ przedłużył pobyt o wakacje.

Ale zdecydował się nie wracać, ale zamiast tego udać się na wakacje, twierdzą dysydenci. Nie jest to problem firmy i płacimy tylko za czas podróży, jeśli pracownik korzysta z dnia tygodnia do powrotu. Ponieważ nie płacimy za czas podróży w weekendy i nie ma czegoś takiego jak dzień podróży, pracownikom należy płacić tylko wtedy, gdy pracują.

Poza tym, normalnie, pracownik, chyba że został przydzielony do kabiny porzuconej, powinien wrócić w środę i zgłosić się do pracy w czwartek.Mógłby zorganizować przyjazd późno ze swoim kierownikiem, gdyby jego lot był czerwony.

W takim przypadku bez wątpienia czwartek powinien być naliczany jako dzień urlopu. Ale jaka była dotychczasowa praktyka w firmie? Czy pracownicy powinni wracać w środę, jeśli jest to możliwe, lub w czwartek jest to normalny dzień podróży.

Większość pracowników chce wrócić do domu i pracować jak najszybciej. Więc w środę podróżują do domu, jeśli możliwy jest lot, zamiast spędzać noc samotnie w dziwnym mieście, w którym nie ma nic do roboty.

Jest to również pytanie sektora prywatnego i publicznego. Jeśli jesteś pracownikiem sektora publicznego, często pracując zgodnie z wynegocjowanymi warunkami umowy związkowej, oczekujesz takich rozważań jako płatności za każdą minutę pracy. Jeśli nie jest to rekompensata bezpośrednia, pracownik sektora publicznego oczekuje czasu pracy na przepracowane godziny i spodziewa się, że zostanie zapłacony również za podróż w weekend.

To myślenie jest przekleństwem dla pracodawcy z sektora prywatnego, który oczekuje zwolnienia pracowników, aby wykonali swoją pracę i osiągnęli cele. W rzeczywistości myślenie jak godzinny pracownik utrudni ci karierę i sprawi, że będziesz mniej ceniony jako pracownik. Oto kilka wcześniejszych przemyśleń na temat wynagradzania pracowników za czas podróży.

Jeśli pracownik jest pracownikiem godzinowym lub niepracującym, pracodawcy muszą wziąć pod uwagę opłacony czas podróży oraz godziny przepracowane na targach. Kiedy pracownik kwalifikuje się do nadgodzin, przepisy te mają zastosowanie nawet na drodze.

(Jest to jedna z teorii na temat tego, dlaczego pracownicy niepracujący są tak rzadko proszeni o podróżowanie na imprezy i szkolenia klientów. Przepisy rządowe powodują, że ich frekwencja jest zbyt wygórowana - a przynajmniej - ból w plecach do rozliczania i płacenia przez pracodawców., o ile zasady te mogą hamować wykorzystanie i rozwój kariery godzinowych pracowników, sympatie HR są z pracodawcami.)

Uwagi dotyczące decyzji HR dotyczącej polityki targów

Kolejnym problemem, który HR musi rozważyć w tym przypadku, jest to, że wielu pracowników często podróżuje na targi i inne imprezy firmowe. Podjęta decyzja ma w tym przypadku daleko idące konsekwencje dla pracodawcy i decyzje dotyczące innych wniosków pracowników w przyszłości.

Czy dział HR naprawdę chce podejmować te decyzje indywidualnie? W którym momencie kończy się praca i zaczynają się wakacje? Kiedy targi kończą się o 16:00 w środę?

Kiedy ostatni samolot odjeżdża do rodzinnego miasta pracownika w środę wieczorem? A jeśli w środę nie ma samolotu? Ile dokumentacji i badań HR będzie wymagać w przyszłości od innych pracowników, aby zagwarantować, że decyzje dotyczące czasu wolnego od pracy są spójne i sprawiedliwe?

W pewnym momencie HR musi ustalić, że decyzja o umożliwieniu temu pracownikowi korzystania z czwartku jako dnia urlopu ma zbyt wiele konsekwencji dla podobnych wniosków w przyszłości. Pracownik poczuje się zrozumiale niezadowolony.

Ale nikt w HR, o którym wiem, nie chce spędzać czasu pracy jako gliniarz ładujący czas HR. Pracownik decyduje się nie wracać na płatny czas; może wrócić, jeśli chce otrzymać wynagrodzenie, a następnie wyjechać na wakacje. Każda inna decyzja otwiera się na zbyt dużą puszkę robaków.

Ostatnia myśl dla osoby z działu HR dotyczy tego, jak pracownicy byli traktowani w przeszłości. Czy pracownicy zazwyczaj podróżują w środę wieczorem lub w czwartek? Czy w czwartek mają pojawić się w biurze? Jeśli w środę wieczorem oczekiwano, że w czwartek będą działać?

Jeśli w normalnym biznesie wróci w środę wieczorem, czwartek powinien być liczony jako wakacje. Jeśli w normalnym biznesie podróżowałby w czwartek, ale oczekuje się, że również pojawi się w miejscu pracy w czwartek, czwartek powinien zostać rozliczony jako dzień urlopu.

Ach, po raz pierwszy natknąłeś się na to pytanie? Świetny. Masz szansę na ustanowienie precedensu i ustalenie zasad i praktyk podróżniczych Twojej firmy.

Prawdopodobnie możesz nawet dodać swoją decyzję do podręcznika dla pracowników, aby wszyscy pracownicy wiedzieli, w jakim kraju leży proces podejmowania decyzji w przyszłości.

HR osiąga rozwiązanie

Co powiesz na rozwiązanie obecnego pytania? W jaki sposób firma obsługiwała podróże pracowników na targi i wydarzenia klientów w przeszłości? Czy pracownicy odlatują tej nocy i pracują następnego dnia, czy firma daje im swobodę i pozwala im odlecieć następnego dnia po zdarzeniu i zgłosić się do pracy następnego dnia?

Zdecyduj, co regulowało zarządzanie tymi praktykami w przeszłości, według kilku menedżerów, którzy są odpowiedzialni za pracowników, którzy uczestniczą w spotkaniach z klientami. Wcześniejsza praktyka określi wykorzystanie dnia urlopu - lub nie - na nieobecność w czwartek.

Co się stanie, jeśli odkryjesz - jak najprawdopodobniej - że praktyki były niespójne we wszystkich dziedzinach i że nie istnieje wyraźna wcześniejsza praktyka? Narysuj linię na piasku. Powiedz aktualnie pytającemu pracownikowi, który nie miał żadnych zasad, aby go poprowadził, że może wykorzystać dzień urlopu na czwartek. Następnie:

• Opracuj swoją politykę,
• Dodaj politykę do podręcznika pracownika,
• Trenuj pracowników, którzy podróżują o zmienionej polityce,
• Pozwól menedżerom wiedzieć, że dyskrecja kierownictwa nie będzie już kierować decyzjami dotyczącymi podróży pracowników, ponieważ decyzje nie były spójne i uczciwe oraz
• Skorzystaj z nowej polityki, aby podejmować konsekwentne i sprawiedliwe decyzje w przyszłości.

Język polityki podróży na przyszłość

W firmie, w której pracownicy często podróżują w celach służbowych, a zwłaszcza jeśli grupa pracowników jest duża, podejmowanie decyzji w indywidualnych przypadkach byłoby koszmarem dla firmy, a firma nigdy nie byłaby sprawiedliwa. Wymogi dotyczące dokumentacji dla pracowników powodują niepotrzebne obciążenie.

Przesyłanie z dobrymi danymi, wnoszenie pracowników w ciągu minuty w śledzenie czasu jest obraźliwe i poniżające - dla menedżera, HR i pracownika. I to pokonuje cel polegający na zaufaniu pracownikom, traktowaniu pracowników jak dorosłych i oczekiwaniu od pracowników podejmowania odpowiedzialnych decyzji w ramach określonych wytycznych.

Tak więc, w zależności od potrzeb Twojej firmy, oto zasady zalecane jako część ogólnej polityki podróży. (Masz wiele dodatkowych decyzji dotyczących kompleksowej polityki).

A tak przy okazji, jeśli masz tylko kilku pracowników, którzy podróżują? Ignoruj ​​całe to myślenie HR i podejmowanie decyzji. Duh! Menedżerowie mogą podejmować decyzje dotyczące rozliczeń czasowych w poszczególnych przypadkach.

Podróż do i ze sponsorowanych wydarzeń firmowych:

W (nazwa firmy) pracownicy często podróżują w celach biznesowych. Pracownicy uczestniczą w spotkaniach szkoleniowych lub stowarzyszeń zawodowych, odwiedzają sprzedawców i konkurentów, spotykają się z klientami, uczestniczą w targach i innych wydarzeniach związanych z interakcją z klientami, by wymienić tylko kilka przykładów. Ponieważ wydarzenia te odbywają się często w pożądanych lokalizacjach, pracownicy często proszą o skorzystanie z PTO lub urlopu w celu przedłużenia pobytu w miejscu wydarzenia.

W takich przypadkach firma jest odpowiedzialna za koszty podróży pracowników, w tym samoloty, taksówki, autobusy lotniskowe i niezbędne środki transportu od dnia, w którym pracownik udaje się na imprezę, aż pracownik zakończy działalność firmy na imprezie. Pracownik musi rozliczyć się za każdy dodatkowy dzień wolny od pracy po zdarzeniu jako płatny czas urlopu, czas PTO lub urlop bezpłatny za zgodą kierownictwa.

Wszystkie koszty poniesione przez pracownika lub towarzyszy podróży w związku z podróżą, wyżywieniem, zakwaterowaniem, transportem itd., Przy jednoczesnym odbiorze czasu wolnego, muszą zostać pokryte przez pracownika. Część biletu lotniczego, zakupiona przez firmę w celu zwrotu pracownika po obecności na imprezie, lub rozliczona na przejechany przez firmę koszt, zwykle płacona za zwrot pracownika, może zostać wykorzystana na powrót pracownika do domu.

Firma nie poniesie żadnych dodatkowych kosztów. Pracownik musi rozliczać każdy dzień wolny od zdarzenia sponsorowanego przez firmę.

Tak, to długa odpowiedź na pytanie pracownika dotyczące korzystania z urlopu w celu przedłużenia podróży służbowej. Ale to dobry przykład wszystkich czynników, które HR musi wziąć pod uwagę w myśleniu HR i podejmowaniu decyzji. HR nie jest zabawny, ale konieczne jest myślenie HR i podejmowanie decyzji w celu zaspokojenia potrzeb pięciu interesariuszy firmy.

Nie po prostu nienawidzisz żargonu HR? Zacznij od słowa: incentivize.