Jak długo HR musi przechowywać pliki pracowników

Jedną z największych zalet zasobów ludzkich jest to, że mamy mnóstwo dokumentów. Tony, tony i tony. Oczywiście, wiele z nich jest obecnie elektronicznych, ale zasada pozostaje. HR prowadzi ewidencję. I musimy zachować te zapisy, ale na jak długo?

Oto podstawowe wskazówki dotyczące prowadzenia ewidencji kadr. Pamiętaj jednak, że prawa stanowe mogą się różnić od tych wytycznych. Jeśli prawa stanowe i prawa federalne są ze sobą sprzeczne, należy zawsze przechowywać zapisy na podstawie dłuższych wymagań. Lepiej jest trzymać coś za długo niż za mało.

Rekordy wynajmu

Musisz zapisać wszystkie życiorysy, notatki z wywiadów, aplikacje i oferty pracy, a nawet zapis swoich wyszukiwań w systemie śledzenia kandydatów przez rok po podjęciu decyzji o złożeniu oferty pracy. Jeśli więc przeprowadzisz wywiad z wnioskodawcą, a cały proces będzie trwał trzy miesiące, to dopiero po podjęciu ostatecznej decyzji o zatrudnieniu zegar zacznie tykać.

Dlaczego musisz to zrobić? Jeśli ktokolwiek kiedykolwiek zakwestionuje twoją decyzję o zatrudnieniu, będziesz musiał wykazać, że nie dyskryminowałeś nielegalnie w żaden sposób, w jakimkolwiek kształcie lub formie. Przepisy takie jak ustawa o niepełnosprawności Amerykanów, tytuł VII i wiele innych wymagają wykazania zgodności. Utrzymanie tych rekordów pomaga to zrobić.

Rejestr testów narkotykowych

Jeśli potrzebujesz testów na obecność narkotyków w celu zatrudnienia przed zatrudnieniem, jest to część rekordu zatrudnienia i powinieneś zachować kopię wyników przez jeden rok. Jeśli przeprowadzasz dodatkowe testy na obecność narkotyków, czy to w wyniku incydentu w pracy, czy w ramach kontroli losowej, musisz również prowadzić te zapisy przez jeden rok. Jeśli jednak podlegasz przepisom Departamentu Transportu, minimalny okres czasu na rejestrację testów leków wynosi pięć lat.

Listy płac / karty czasu itp.

Prawo wymaga, abyś prowadził te rejestry przez trzy lata, ale niedawne procesy sądowe oznaczają, że byłoby lepiej, gdybyś je zatrzymał na dłużej. Chcesz zachować zapis o tym, ile każdy pracownik otrzymał zapłatę i ile godzin przepracował dla całej swojej kadencji w firmie. Przechowuj dokumentację przez co najmniej pięć lat po odejściu pracownika, niezależnie od przyczyny.

W przypadku pracowników zwolnionych oczywiście nie trzeba prowadzić zapisów czasu, ponieważ ich wynagrodzenie jest takie samo niezależnie od liczby przepracowanych godzin. Jednakże, jeśli kiedykolwiek błędnie sklasyfikowałeś pracownika jako zwolnionego, gdy powinna była być zwolniona, te przepracowane godziny mogą pomóc ci zapłacić należne nadgodziny. Upewnij się, że uwzględniłeś, jak firma obliczyła wynagrodzenie. Na przykład, musisz śledzić, czy była to płaca prosta, wynagrodzenie plus prowizja, nadgodziny, praca na akord lub płaca godzinowa.

Musisz to zrobić nie tylko w kwestiach płac i podatków, ale wiele innych decyzji zależy od liczby przepracowanych godzin. Na przykład, kwalifikowalność do FMLA zależy od liczby godzin przepracowanych w ciągu roku. Jeśli masz pracownika zwolnionego w niepełnym wymiarze godzin, możesz rozważyć wymaganie rejestracji czasu w celu ustalenia uprawnień FMLA. Musisz także być w stanie udowodnić, że zapłaciłeś swoim pracownikom za wszystkie przepracowane godziny.

Formularz I-9

Utrzymuj formularz I-9 pracownika, przechowywany oddzielnie od ewidencji personelu, przez trzy lata po zatrudnieniu pracownika i przez rok po rozwiązaniu stosunku pracy, w zależności od tego, co nastąpi później.

Informacje dotyczące świadczeń zdrowotnych / emerytalnych

Musisz przechowywać zapisy swoich planów dla wszystkich swoich świadczeń przez co najmniej sześć lat. Sądy orzekły, że jeśli pracownik pozwie Cię, mówiąc, że na przykład zasługuje na wyższą emeryturę, obowiązkiem pracodawcy jest udowodnienie, że nie są winni więcej, a nie odpowiedzialność pracownika za udowodnienie, że to robią. Zachowaj wszystkie opisy planu zbiorczego.

Jeśli masz byłych pracowników, którzy kwalifikują się do COBRA, rozszerzając ich świadczenia zdrowotne, powinieneś również przechowywać te dane przez sześć lat, aby być bezpiecznym. Prawo nie określa zachowania, ale ponieważ może to mieć zastosowanie zgodnie z ustawą o zabezpieczeniu dochodów emerytalnych pracowników (ERISA), prawo to wymaga zachowania przez sześć lat. Aby być bezpiecznym, nie wyrzucaj tych płyt.

Zapisy FMLA

Gdy pracownik prosi o FMLA, musisz zachować ten ślad, nawet jeśli odmówisz urlopu na trzy lata. Upewnij się, że śledzisz urlop każdego pracownika - kiedy się zaczął i ile czasu zostało wykorzystane. Jeśli pracownik ma sporadyczne FMLA, upewnij się, że śledzisz każde urlopy i udokumentuj liczbę wykorzystanych godzin. Daty i liczba godzin powinny być udokumentowane. Pamiętaj, że przerywany urlop może być używany przez kilka godzin dziennie lub kilka dni w tygodniu. Dokumentuj to wszystko i zachowaj te zapisy.

Pamiętaj, że nie jest to wyczerpująca lista i dotyczy tylko ustaw federalnych. Możesz podlegać dodatkowym przepisom dotyczącym przechowywania dokumentacji, jeśli na przykład jesteś wykonawcą federalnym lub twój stan ma inne standardy. W razie wątpliwości nie wyrzucaj go.

Możesz uzyskać dostęp do dodatkowych zasobów dotyczących prowadzenia dokumentacji i obowiązkowego raportowania w Towarzystwie Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM).

Zrzeczenie się: Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Strona jest czytana przez światową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Poszukaj pomocy prawnej lub pomocy ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są poprawne dla Twojej lokalizacji. Informacje te służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.