Co pracodawcy nie powinni przechowywać w plikach personalnych

Pracodawcy nigdy nie powinni umieszczać określonych przedmiotów w ogólnej dokumentacji personalnej. Treść akt i zapisów pracowników jest ogólnie dostępna dla pracowników działu kadr, pracownika i kierownika lub przełożonego pracownika w niektórych firmach.

W innych dostęp jest ograniczony do pracowników działu kadr, a pracownicy mogą żądać dostępu do swoich rejestrów. Adwokaci mogą również wezwać do udziału w aktach personalnych w sprawach sądowych i skargach Equal Employment Opportunity Commission (EEOC). Były pracownik może również poprosić o kopię swoich akt personalnych.

Najlepsze praktyki sprawiają, że plik personalny jest dostępny tylko dla pracowników działu personalnego. Musisz utrzymywać pliki personalne pod kluczem i wpisywać je w miejsce przechowywania, które uniemożliwia dostęp do nich innym pracownikom.

Mając wszystkie te potencjalne zastosowania i potencjalnych widzów w ewidencji personelu, pracodawca musi zadbać o zachowanie bezstronnej, faktycznej dokumentacji historii zatrudnienia pracownika w ewidencji personelu.

W związku z tym będziesz chciał zastosować te ogólne wytyczne do dokumentacji przechowywanej w ewidencji personelu organizacji.

Wytyczne dotyczące zawartości akt osobowych pracowników

Informacje w ewidencji personelu muszą być prawdziwe.

Opinie personelu nadzorującego lub kadrowego; losowe notatki; plotka; bezpodstawne pogłoski; pytania, raporty lub zarzuty o tattletale od innych pracowników, które nie zostały zbadane; zarzuty nie były ścigane, badane i zakończone; a wszelkie inne informacje, komentarze lub notatki nie będące faktami powinny być wyłączone z akt osobowych pracowników.

Jeden z najgorszych przykładów obraźliwego komentarza znalezionego przez kierownika działu kadr w ewidencji pracowników, dotyczył notatek z wywiadu menedżera ds. Zatrudnienia. Jeden stwierdził: „Prawdopodobnie zbyt gruby, aby w razie potrzeby wchodzić i schodzić po schodach”. Wyobraź sobie pracownika, adwokata, a nawet przyszłych pracowników i przełożonych czytających takie komentarze.

W innej firmie menedżer znalazł niepotwierdzone notatki, które menedżerowie i inni umieścili w plikach pracownika, takich jak: „Mary jest zła, ponieważ nie otrzymała podwyżki. Widzisz problem?

Rekordy personelu muszą być starannie przypisane do odpowiednich lokalizacji plików.

Określ protokół dla dokumentacji personelu firmy na podstawie przepisów stanowych i federalnych, przepisów dotyczących zatrudnienia, takich jak ustawa o przenośności i rozliczalności ubezpieczenia zdrowotnego z 1996 r. (HIPAA) oraz najlepszych praktyk pracodawcy.

Następnie trzymaj się protokołu. Nie chcesz znaleźć przypadkowych wymówek lekarza schowanych w kartotece personelu, gdy należą one do akt medycznych. Nie chcesz też uzasadnienia i uzasadnienia promocji pracownika w pliku listy płac.

Nie chcesz również, aby zapisy dotyczące decyzji o zatrudnieniu, które obejmują sprawdzenie przeszłości, lub notatki z dyskusji z byłymi pracodawcami w aktach personalnych.

Przełożeni, kierownicy i inni pracownicy, którzy dokumentują dokumentację personelu, potrzebują szkolenia.

Każda osoba, która ma dostęp i może złożyć dokumenty w aktach osobowych pracowników, musi przejść szkolenie, aby odpowiednio napisać dokumentację.

Stwierdzenie, że pracownik został upomniany, że pracownik był kompletnie martwy, nie wygra, a personel nagrodzi wszelkie nagrody. Jednak niewykwalifikowani nadzorcy piszą podobne oświadczenia i umieszczają je w aktach personalnych pracowników.

Co więcej, ogranicz dostęp do plików do osoby z działu kadr, która jest odpowiedzialna za rekordy i wie, co należy, a czego nie należy umieszczać w aktach personalnych.

Zrównoważ informacje, które umieszczasz w ewidencji personelu.

Uwzględnij zarówno pozytywne, jak i negatywne aspekty historii zatrudnienia pracownika. Zbyt często zapisy personalne podkreślają każde negatywne zjawisko i pomijają pozytywne elementy, których doświadcza każdy pracownik. Pomyśl o podwyżkach, promocjach, nagrodach za doskonałość i kopiach pochwał i podziękowań.

Rozpoznaj różnicę między osobistymi notatkami przełożonego o swoich pracownikach raportujących a oficjalnymi danymi personelu firmy.

Notatki przełożonego, które są wykorzystywane do poprawy wydajności, śledzenia projektów i realizacji celów oraz rzetelnego określania podwyżek i planów rozwoju wydajności, należą na przykład do prywatnego pliku przełożonego, a nie do oficjalnej dokumentacji personelu firmy.

Rozpoznaj także potrzebę szkolenia przełożonych w zakresie robienia notatek i przechowywania dokumentacji w swoich plikach zarządzania. Te same kryteria dotyczące faktów, a nie opinii i konkretnych przykładów, a nie pogłosek, dotyczą prywatnych notatek.

Prywatne notatki superwizora mogą zostać wezwane w przypadku procesu sądowego, dlatego zaleca się ostrożność nawet w przypadku notatek prywatnych. Nie zaleca się praktyki nadzorców przechowujących kopie zapisów istniejących w oficjalnym pliku kadrowym pracowników w ich pliku zarządzania.

Wynajmowanie dokumentacji i notatek z wywiadów jest trochę dylematem.

Najlepszą praktyką jest utrzymywanie osobnego pliku dla każdej wypełnianej pozycji, która obejmuje całą dokumentację związaną z wypełnianiem tej pozycji z ogłoszenia o pracy do kontroli referencyjnych. Życiorysy wnioskodawców, listy motywacyjne i podania należą do tego pliku, z wyjątkiem tego, że należy przenieść wniosek zatrudnionego pracownika do akt osobowych pracowników.

Ten plik ma oficjalne listy kontrolne i formularze, które dążą do bezstronnego przedstawienia kwalifikacji potencjalnego pracownika i wspierają decyzję o zatrudnieniu najbardziej wykwalifikowanego kandydata. Opinie i uwagi menedżera ds. Zatrudnienia, które zostały zrobione podczas procesu rekrutacji, nie należą do tego pliku.

Dział kadr może gromadzić te notatki, aby zachować pełną dokumentację dotyczącą decyzji o zatrudnieniu, ale nie należą one do dokumentacji personalnej.

Dokumentacja faktyczna dotycząca decyzji o zatrudnieniu.

Dokumentacja ta obejmuje takie decyzje, jak promocja, przeniesienie na boczną okazję i podwyżki wynagrodzeń i należą one do dokumentacji personalnej. Opinie przełożonego lub HR na temat pracownika nie. Oficjalna dokumentacja postępowania dyscyplinarnego, taka jak pisemne ostrzeżenie, również należy do akt osobowych pracownika.

Konkretne przykłady dokumentacji, która nie powinna znajdować się w ewidencji personelu

Poniższych informacji nie należy umieszczać w ewidencji personelu. Dokumentacja może wymagać osobnego pliku, może być sklasyfikowana jako nota nadzorcza lub zarządzająca lub nie powinna być w ogóle przechowywana przez pracodawcę.

• Wszelkie informacje medyczne należą do akt medycznych.
• Informacje o płacach należą do pliku listy płac.
• Dokumenty zawierające numery ubezpieczenia społecznego pracowników lub informacje o chronionych klasyfikacjach pracownika, takie jak wiek, rasa, płeć, pochodzenie narodowe, niepełnosprawność, stan cywilny, przekonania religijne itp., Nigdy nie powinny być przechowywane w aktach osobowych.
• Dokumentacja nadzorcza do celów zarządzania pracą pracownika, ustalania celów, przekazywanych informacji zwrotnych itp. Powinna być złożona w prywatnym, nadzorowanym lub zarządzanym folderze.
• Materiał dochodzeniowy, w tym skarga pracownicza, rozmowy z świadkami, rozmowa z pracownikami, ustalenia, zalecenia adwokackie i rozwiązanie, a także działania następcze w celu zapewnienia braku działań odwetowych, powinny znajdować się w aktach dochodzenia, które są oddzielone od akt osobowych.
• Zgłaszaj formularze pracownika I-9 w pliku lub lokalizacji I-9, z dala od akt personelu.
• Umieść kontrole w tle, w tym historię kryminalną, raporty kredytowe itp. Oraz wyniki testów narkotykowych w oddzielnym pliku, do którego nie mają dostępu przełożeni, menedżerowie i pracownik. SHRM zaleca albo ten oddzielny plik, albo zaleca, aby te informacje zostały również umieszczone w dokumentacji medycznej pracownika.
• Rekordy równych szans pracowników, takie jak formularze samoidentyfikacyjne i raporty rządowe, nie powinny być przechowywane w aktach personalnych ani w żadnym miejscu, do którego ma dostęp przełożony.

Jeśli zastosujesz się do tych wytycznych, Twoja organizacja skutecznie przechowuje faktyczną, możliwą do zaakceptowania historię zatrudnienia i dane personalne w odpowiednich lokalizacjach.

Zrzeczenie się: Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Strona jest czytana przez ogólnoświatową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Poszukaj pomocy prawnej lub pomocy ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są poprawne dla Twojej lokalizacji. Informacje te służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.