Rejestry pracowników Pracodawcy powinni prowadzić

Chcesz wiedzieć, jakie zapisy pracownicze zachować jako pracodawca? Pracodawca prowadzi cztery akta pracowników dla każdego pracownika. Ponadto pracodawca przechowuje inne akta pracowników dla wszystkich pracowników.

Akta pracowników rejestrów pracowników

Dla każdego pracownika prowadzona jest dokumentacja personalna. Te akta personalne zawierają poufne dokumenty i są zarządzane i utrzymywane przez personel działu kadr. Akta pracownicze to główne rejestry pracowników wykorzystywane przez pracodawcę, pracownika i kierownika pracownika w niektórych firmach.

W innych - i jest to zalecane podejście - dostęp do akt osobowych pracowników jest ograniczony do HR i pracownika pod nadzorem.

Typowe dokumenty w aktach personalnych obejmują wniosek o zatrudnienie, formularz kontaktowy w nagłych wypadkach rodzinnych, udokumentowaną historię działań dyscyplinarnych, CV, odbiór podpisu przez pracownika, podręcznik pracodawcy na żądanie, okresowe oceny, ocenę pracy lub wyniki plan rozwoju, certyfikaty szkoleniowe i dowody obecności, a także aktualne osobiste dane kontaktowe każdego pracownika.

Nie wszystkie pliki personalne zawierają te same dokumenty, ale każdy plik personalny ma takie same dokumenty. Dokumentacja wyników pracy pracownika nie należy do akt osobowych, chyba że gwarantuje postępowanie dyscyplinarne, nagrodę lub inny znak wybitnego osiągnięcia. Takie codzienne notatki dotyczące wydajności należą do pliku, który menedżerowie śledzą wydajność, cele i wkłady swoich pracowników.

Pliki płac z rejestrów pracowników

Pliki list płac również przechowują dane pracowników. Pliki płac zawierają historię prac pracownika, działów, zmian wynagrodzeń, dodatków, pożyczek i innych informacji niezbędnych do płacenia pracownikowi i przechowywania kopii historii wynagrodzeń pracownika.

Plik listy płac będzie również zawierał historię formularzy rządowych, takich jak W-2, W-4, oraz dokumenty potrącenia zabezpieczenia społecznego wypełnione przez pracownika. Plik będzie również zawierał informacje o świadczeniach pracowniczych i pozwolenie na wypłatę wypłaty od pracownika.

Akta medyczne akt pracowników

Pracodawca prowadzi również akta medyczne pracowników. Akta pracownicze w aktach medycznych nie są dostępne dla nikogo z wyjątkiem personelu wyznaczonego przez dział zasobów ludzkich i pracownika, którego zapisy są przechowywane w aktach. Akta medyczne zawierają notatki lekarza, dokumenty aplikacyjne FMLA, informacje o testach narkotykowych, wymagane informacje fizyczne i inne takie dokumenty, które dotyczą zdrowia medycznego pracownika lub członka jego rodziny.

Teczki medyczne, ze względu na poufność zapisów pracowniczych, otrzymują najwyższy stopień bezpiecznego przechowywania i poufności. Zaleca się, aby pliki medyczne były przechowywane w zamkniętych szufladach na dokumenty, które są zamknięte w pomieszczeniu niedostępnym dla pracowników innych niż wyznaczeni pracownicy działu HR.

I-9 Pliki akt pracowników

I-9 Pliki przechowują akta pracowników, które są przechowywane dla wszystkich pracowników w jednym pliku, który jest oddzielony od innych zapisów pracowników. Pracodawcy utrzymują ten zapis pracownika osobno od innych zapisów pracowników, aby zachować poufność pracowników od urzędników państwowych i innych podmiotów, które są upoważnione do przeglądu pracownika I-9s.

Utrzymanie I-9 w oddzielnym miejscu zapewni, że jeśli zostaniesz wybrany do federalnego przeglądu plików I-9, pracownicy rządowi nie będą mieli dostępu do żadnych innych zapisów dotyczących pracownika lub jego zatrudnienia w Twojej organizacji, z wyjątkiem rzeczywistych Formularz I-9. Dochodzenia te zwiększają się z każdym rokiem, więc upewnij się, że Twoi pracownicy prawidłowo wypełnili formularze I-9 lub możesz podlegać grzywnom i potencjalnie więzieniu.

Dostęp do rejestrów pracowników przez pracowników

Pracownicy mogą przeglądać dokumentację pracowniczą, kontaktując się z pracownikiem działu kadr w normalnych godzinach pracy. Żaden pracownik nie może zmieniać ani usuwać żadnych dokumentów w swoich aktach, które muszą być przeglądane w obecności pracownika działu HR.

Musisz mieć dokumentację dotyczącą ewidencji personelu w swoim podręczniku dla pracowników i śledź ją bezkrytycznie w odniesieniu do próśb pracowników o przeglądanie ich plików.

Jeśli pracownik wyśle ​​pisemny wniosek o kopię dokumentacji personalnej po odejściu z pracy, musisz wysłać mu kopię.

Od czasu do czasu napotykasz pracownika podejrzanego o to, jakie dane pracowników są przechowywane przez dział kadr. Są to pracownicy, którzy najprawdopodobniej zażądają kopii plików pracowników. Ponownie, bez dyskryminacji, zrób kopię pliku i wyślij go. (Prawdopodobnie otrzymasz informację zwrotną, że pracownik był zaskoczony tym, jak mało dokumentacji zatrzymali pracownicy działu kadr).

W niektórych jurysdykcjach zgoda z prawem obciąża pracownika kosztami powielania i wysyłania pliku.