Zaplanuj projekt za pomocą podstawowych narzędzi zarządzania projektem

Nasz świat pracy jest coraz bardziej światem projektów. Projekty to sposób, w jaki opracowujemy nowe produkty, realizujemy strategiczne inicjatywy i robimy wszystko, co nowe w organizacji.

Z definicji projekty są tymczasowymi i wyjątkowymi inicjatywami, w przeciwieństwie do regularnych działań operacyjnych. Podczas gdy wiele firm polega na wyszkolonych, certyfikowanych kierownikach projektów do kierowania swoimi inicjatywami, umiejętności projektowe są coraz bardziej wymagane dla wszystkich specjalistów. Ten artykuł stanowi wprowadzenie do planowania projektu dla każdego profesjonalisty zainteresowanego przyjęciem praktyk, które działają tak dobrze dla profesjonalnych menedżerów projektów.

Poświęć trochę czasu, aby naprawdę zdefiniować i zaplanować swój projekt

Kierownicy projektów rozumieją, że znaczna część całkowitego czasu trwania projektu jest poświęcana na planowanie. Wielu z nas ma tendencję do pośpiechu, aby rozpocząć pracę, która w świecie projektów jest podobna do pomijania czytania instrukcji na temat tego nowego mebla zakupionego od jednego z tych sprzedawców „zrób to sam”. Są szanse, że pośpiech do wykonania pracy bez przeczytania instrukcji spowoduje w pewnym momencie poważnych problemów.

Zamiast rzucać się prosto do pracy, ważne jest, aby przywołać kilka kluczowych kwestii:

1. Co dokładnie tworzysz? Bądź jak najbardziej konkretny.
2. Kiedy musi zostać wypełniony?
3. Do jakich zasobów (ludzie, sprzęt i budżet) masz dostęp, aby ukończyć projekt?

Powyższe trzy elementy są podstawowymi składnikami instrukcji zasięgu. Każdy kierownik projektu pracuje nad wyjaśnieniem zakresu przed rozpoczęciem pracy.

Określanie zakresu inicjatywy Party Holiday Company

Przykładowa instrukcja zakresu dla firmowego przyjęcia wakacyjnego może brzmieć następująco:

Naszym celem jest zaplanowanie i dostarczenie firmowego przyjęcia wakacyjnego dla 100 pracowników i ich znaczących innych przed końcem grudnia, kosztem nieprzekraczającym 10 000 USD. Nasze planowanie i koordynacja będzie się składać z komitetu składającego się z 4 członków i nadzorowanego przez dyrektora generalnego.Impreza obejmie otwarty bar, posypkę, deser i rozrywkę.

Po prostu poświęcając czas na stworzenie tego prostego, ale ważnego oświadczenia, oferuje potężne wskazówki dla zespołu zaangażowanego w projekt. Każdy rozumie naturę projektu, ramy czasowe, zasoby i budżet.

Przełam zakres w dół do dyskretnych bloków pracy

Menedżerowie projektu tworzą coś, co nazywa się strukturą podziału pracy, aby opisać w sposób jasny i praktyczny wszystkie prace projektu, które muszą być wykonane przez kogoś w określonym przedziale czasu. W twojej sytuacji podział pracy może obejmować:

• Określ lokalizację.
• Potwierdź dostępność pokoju i zamknij ją depozytem.
• Wybierz opcje żywności.
• Potwierdź pasek i co zawiera pasek.
• Określ opcje deserów.
• Twórz i rozpowszechniaj zaproszenia z wyborem żywności.
• Finalizuj wybór żywności na podstawie zwróconych zaproszeń.
• Wybierz rodzaj rozrywki.
• Przejrzyj opcje rozrywki i wybierz.
• Potwierdź ustawienie jadalni.
• Kup prezenty dla gości.
• Koordynuj i realizuj wydarzenie.

Kierownicy projektu opracowaliby ten podział pracy projektu bez uwzględnienia zasobów lub czasu, ale bardziej w formacie burzy mózgów. Po zidentyfikowaniu wszystkich prac niezbędnych do osiągnięcia zakresu projektu, nadszedł czas, aby go uporządkować, przypisać obowiązki i poprosić członków zespołu o oszacowanie czasu i kosztów.

Tworzenie planu projektu z podziału pracy

Po ukończeniu prostego podziału pracy określonego na poprzedniej stronie musisz teraz:

• Potwierdź, że zidentyfikowano wszystkie główne elementy do osiągnięcia zakresu projektu.
• Potwierdź, kto zajmie się poszczególnymi elementami pracy i stwórz matrycę odpowiedzialności określającą główne zadania odpowiedzialnej strony.
• Poproś, aby każdy członek zespołu przeglądał swoje zadania, identyfikował szacunki czasu i kosztów, odnotowywał terminy, podsumowywał potrzeby zasobów i upewniał się, że dokładnie ocenili pracę, za którą muszą być odpowiedzialni.

Po wykonaniu powyższych kroków zespół projektowy powinien współpracować w celu uporządkowania zdarzeń we właściwej kolejności, zauważając wszelkie konflikty dotyczące zasobów lub potencjalnych wyzwań związanych z harmonogramowaniem. Kierownik projektu wykonałby ten krok, opracowując schemat sieci, obliczając ścieżkę krytyczną, a następnie planując zasoby, często za pomocą oprogramowania komputerowego.

W przypadku mniejszego projektu korzystającego z nieformalnych metod proste podejście typu „post-it note” polegające na układaniu elementów w sekwencji może być wszystkim, co jest konieczne. Ten proces pozwoli Ci uzyskać pełny obraz kroków i terminów planowania i dostarczenia wspaniałej imprezy wakacyjnej!

Niech rozpocznie się praca

Teraz, gdy poświęciłeś czas na właściwe rozszerzenie zakresu projektu, zidentyfikowanie głównych zadań, uporządkowanie zadań i oszacowanie czasu i zasobów, jesteś przygotowany, aby zespół pracował nad przydzielonymi im obowiązkami. Twoja rola nieformalnego kierownika projektu polega na monitorowaniu pracy, wspieraniu członków zespołu i pomaganiu w identyfikowaniu i rozwiązywaniu problemów w miarę ich występowania. Dobry kierownik projektu spotyka się regularnie z członkami zespołu, aby oceniać postępy i identyfikować pojawiające się zagrożenia oraz poruszać się po nich.

Dolna linia

Te same podejścia opisane powyżej można zastosować do każdej sytuacji projektowej w dziale lub jednostce biznesowej. Opracuj jasny zakres, zidentyfikuj pracę, przydziel zasoby, opracuj szacunki i harmonogram, a następnie monitoruj i kontroluj pracę. Twoje praktyki zostaną docenione i docenione przez profesjonalnych kierowników projektów w Twoim miejscu pracy, a Twoje wyniki będą o wiele lepsze niż po prostu wskoczenie do pracy bez zastanowienia się nad tym.