Jak rozwiązać konflikt w projektach

Konflikt w projektach jest całkowicie normalny. Powinniście oczekiwać, że ludzie się nie zgodzą. Wszyscy jesteśmy inni i to różnice sprawiają, że nasze zespoły są bardzo wydajne.

Dyskusje, które mają miejsce, gdy ludzie się nie zgadzają, mogą skutkować niewiarygodnie kreatywnymi i inspirującymi rozwiązaniami problemów. Spory pomagają ludziom rozwikłać prawdziwe problemy i sięgnąć do korzeni tego, co się dzieje, gdy próbują sformułować własne osobiste argumenty.

Innymi słowy, nie zaczynajmy od myślenia, że ​​powinniśmy unikać konfliktu. Może być bardzo korzystny w pewnych okolicznościach, ale musi być aktywnie zarządzany. Spory mogą zniszczyć zespoły, gdy zostaną pozostawione do wybuchu. Porady te wyjaśniają zarządzanie konfliktami i to, w jaki sposób możesz aktywnie pomagać stronom, które różnią się w osiąganiu wzajemnego zrozumienia, nawet jeśli uznasz, że nigdy tak naprawdę się nie zgodzą.

Co to jest zarządzanie konfliktami?

Zacznijmy od niektórych definicji. Zarządzanie konfliktami w miejscu pracy jest czymś, co wszyscy robimy, niezależnie od tego, czy jesteśmy świadomi tego. Konflikt występuje, gdy dwie lub więcej osób (lub grup) ma różne cele, postawy lub opinie na ten sam temat.

„Zarządzanie konfliktami” to termin, który podajemy, jak sobie z tym radzimy. To, co robimy, aby zidentyfikować problem, odkryć różnice i ustalić, w jaki sposób możemy rozwiązać problemy.

Wiele konfliktów można rozwiązać poprzez dyskusję, zwłaszcza jeśli rozważa się potrzeby i cele projektu lub biznesu, ale czasami występują inne czynniki.

Dlaczego potrzebujemy zarządzania konfliktami?

W wielu środowiskach pracy obecnie iw wielu zespołach projektowych jest to struktura macierzy. Oznacza to, że ludzie w zespole nie pracują bezpośrednio dla Ciebie. Może to być doskonała sytuacja na wiele sposobów: zarządzasz swoimi zadaniami, ale nie musisz zajmować się wszystkimi innymi zasobami ludzkimi, takimi jak wynagrodzenia, świadczenia, czas urlopu itd. Daje to więcej czasu na skupienie się na przeniesieniu projektu do ostatecznego celu.

To powiedziawszy, struktury matrycowe obfitują w konflikty lojalności, czasu, priorytetu lub zespołu. Wiedza o tym, jak to wszystko rozwikłać, jest pomocną umiejętnością.

Zarządzanie projektem to praca powodująca konflikt:

• Szukamy tego, co nie zostało zrobione, ścigamy ludzi i wybieramy ich błędy.
• Kierujemy pracą ludzi, którzy zgłaszają się innym.
• Ścigamy odpowiedzi i decyzje, a to często wiąże się z eskalacją problemów, które mogą sprawić, że inni będą wyglądać źle dla sponsora projektu.

Najważniejsze jest to, że jeśli nie wiesz, jak rozwiązać konflikt w pracy, twój zespół będzie cierpiał z powodu większej liczby konfliktów niż jest zdrowy. Debaty nie będą moderowane. Frakcje powstają. Konflikty zatrzymują wykonywanie zadań, gdy argumenty nie zostaną rozwiązane. Radzenie sobie z trudnymi interesariuszami staje się twoją codzienną pracą. Jeśli nie rozwiążesz problemów, wpłynie to ostatecznie na twoją zdolność do realizacji celów. W najgorszym przypadku może to oznaczać, że twoi najlepsi ludzie zrezygnują i że twój zespół całkowicie się rozpadnie.

Wiele konfliktów wymaga tylko, abyś usiadł i ułatwił rozmowę między ludźmi o różnych opiniach. Innym razem może być konieczne rozpoznanie, kiedy konflikt będzie miał poważny wpływ na projekt i podjęcie odpowiednich działań, być może podniesienie problemu z radą projektową.

Rozwiązywanie konfliktów w miejscu pracy

Instrument konfliktowy Thomas-Kilmann (TKI) to sposób na wypracowanie preferowanego stylu radzenia sobie z konfliktem w każdej sytuacji, nie tylko w pracy. Jest często używany w środowisku pracy. Jako narzędzie jest naprawdę przydatne do zrozumienia, jakie opcje są dostępne, gdy masz problem, który należy rozwiązać.

TKI to kwestionariusz, który pyta, w jaki sposób naturalnie reagujesz, gdy masz do czynienia z sytuacją, w której opinie lub obawy dwóch osób się nie zgadzają. Pomaga ci opisać własną reakcję i reakcję, gdy natrafisz na kogoś, kto nie podziela twojego poglądu.

Asertywność i współpraca

TKI analizuje dwa różne aspekty podejścia do zarządzania konfliktem:

• Asertywność: jak daleko bierzesz własne obawy kosztem innych?
• Współpraca: jak daleko posuniesz się, by zaspokoić obawy drugiej osoby?

Są to dwa ważne obszary do rozważenia. Musisz zrozumieć, jak daleko jesteś gotowy, aby zabezpieczyć i wygrać swoją własną pozycję i jak ważne jest, aby pomóc drugiej osobie osiągnąć to, czego chce. Zapytaj swojego zespołu HR, czy mają dostęp do oceny Thomasa-Kilmanna, abyś mógł to zrobić. Znajdź swój własny styl.

Po zidentyfikowaniu swojego stylu możesz pomyśleć o następnej części TKI: pięciu różnych trybach reagowania na konflikt:

• Konkurowanie
• Uprzejmy
• Unikanie
• Współpraca
• Kompromis

Konkurencyjny tryb konfliktu

Konkurencyjny tryb nazywany jest czasem „wymuszaniem”. Jest to bardzo asertywny styl, który również nie sprzyja współpracy. To jest dokładnie to, czego można oczekiwać: narzucasz swoją opinię drugiej osobie. On traci."

Konkurowanie to naprawdę coś, co możesz zrobić, gdy masz jakąś uzasadnioną władzę w sytuacji:

• Jesteś na stanowisku kierowniczym i jesteś starszy niż druga osoba.
• Kontrolujesz coś w sytuacji, takiej jak budżet lub zasób.
• Masz specjalistyczną wiedzę na temat sytuacji, której druga osoba nie udostępnia.

Zastanów się nad kwestiami zdrowia i bezpieczeństwa, w których musisz wymusić noszenie sprzętu ochronnego, nawet jeśli ktoś z zespołu nie chce tego przestrzegać. Techniki rozwiązywania konfliktów w tym trybie obejmowałyby:

• Powiedzieć komuś, co ma robić.
• Wydawanie mandatu lub dyrektywy.

Zamiast „rozwiązać” konflikt, zmiażdżyłeś go i umożliwiłeś projektowi posuwanie się naprzód. Masz decyzję, ale prawdopodobnie straciłeś kilku przyjaciół, robiąc to. Używaj go ostrożnie lub gdy sytuacja naprawdę tego wymaga ze względów prawnych lub bezpieczeństwa. Nigdy nie wpadaj w zastraszanie w pracy.

Przyjazny tryb konfliktu

Przystosowanie jest przeciwieństwem rywalizacji. Jest bezmyślny i chętny do współpracy, ponieważ twoje interesy są pomijane i przestrzegasz woli drugiej osoby.

Nie zawsze powinieneś postrzegać to jako „utratę” lub poświęcenie. Czasami argumenty nie są warte twojego czasu ani zainteresowania. Uważaj jednak, jeśli używasz tego zbyt często, ponieważ może postrzegać cię jako „zbyt miękkiego”, jeśli zbyt często kapitulujesz.

Tryb unikania konfliktów

To tutaj w ogóle nie angażujesz się w konflikt. Jest to bezsensowne, ponieważ nie bierzesz udziału w dyskusji i nie jest to współpraca, ponieważ nie pomagasz drugiej osobie. W rzeczywistości nic nie robisz. Może to brzmieć okropnie, ale w rzeczywistości może być skuteczne, gdy jest używane z umiarem i we właściwych okolicznościach.

W rzeczywistości nie udało ci się rozwiązać problemu, a jedynie początkowy przejaw konfliktu. Nadal musisz znaleźć czas na rozwiązanie problemów. Istnieje ryzyko, że problem będzie coraz większy, jeśli będziesz czekać zbyt długo.

Wyobraź sobie, że dwóch kolegów głośno się kłóci i zakłóca to pracę innych osób w biurze. Interweniujesz i mówisz im, że pomożesz im dojść do rozwiązania, gdy oboje się uspokoją. Dajesz jednej z nich szansę na ochłonięcie w swoim biurze do tego czasu.

Techniki rozwiązywania konfliktów w tym trybie:

• Odłóż dyskusję do lepszego czasu lub sytuacji.
• Odejdź od groźnej sytuacji.

Tryb współpracy w konfliktach

Współpraca to stanowczy sposób rozwiązywania problemów i jest wysoce kooperatywny. Nie unikniesz konfliktu - nurkujesz prosto, pracując razem, aby rozwiązać problemy i dotrzeć do punktu, w którym oba twoje wymagania są spełnione. Podejście do sytuacji w bardzo pragmatyczny sposób może pomóc w budowaniu zaufania ze swoim zespołem.

Powiedzmy, że Marketing chce, aby produkt został uruchomiony w marcu. IT chce, aby nowy starter dołączył do zespołu przed rozpoczęciem pracy nad wprowadzeniem produktu. Razem przeglądają wykres Gantta i wykorzystują techniki planowania, aby nowy starter mógł w pełni należeć do zespołu i nadal otrzymywać produkt na czas. Techniki rozwiązywania konfliktów w tym trybie obejmują dyskusję i mediację.

The Compromising Conflict Mode

Kompromis jest umiarkowanie asertywny i umiarkowanie kooperatywny. Jest to pozycja, która jest powszechnie stosowana i oczywiście narażasz się na sytuacje w przeszłości. Nie dostajesz dokładnie tego, czego chcesz, ani drugiej osoby. Zamiast tego dochodzisz do polubownego rozwiązania, na które możesz się zgodzić.

Zespół twierdzi, że sprint Agile powinien trwać dwa tygodnie. Chcesz, żeby to było cztery tygodnie. Zgadzasz się i zgadzasz się, że sprinty będą trzy tygodnie. Techniki rozwiązywania konfliktów w tym trybie obejmują:

• Dyskusja
• Negocjacje
• Wymiana ustępstw - oboje się poddajecie

Jaki jest Twój styl rozwiązywania konfliktów?

Wspaniałą rzeczą w zrozumieniu, gdzie siedzisz w TKI, jest to, że rozumiesz swoje preferencje dotyczące rozwiązywania konfliktów w miejscu pracy, a także w innych miejscach. To daje ci przewagę w określeniu, jakie może być najlepsze podejście do konkretnej sytuacji, w której się znajdujesz. Masz osobiste preferencje, ale nie utkniesz, reagując w ten sam sposób we wszystkich sytuacjach. Odejście może być najbardziej odpowiednim sposobem postępowania w niektórych przypadkach, więc zdecydujesz się tego uniknąć.

W innych kompromis może być najszybszą drogą do akceptowalnej ścieżki wokół impasu. Możesz użyć innych technik w innym czasie.

Najważniejszą rzeczą do zapamiętania jest to, że konflikt w miejscu pracy ma się wydarzyć, więc posiadanie kilku technik, z których można korzystać, daje opcje, gdy masz do czynienia z trudną sytuacją. Znajomość opcji daje Ci pewność siebie i może pomóc w rozwiązaniu sporów, aby każdy mógł wrócić do pracy.