Zarządzanie zmianami w projektach roboczych

Kierownicy projektów spędzają dużo czasu na opracowywaniu planów i ustalaniu celów zespołu. Sponsorzy, interesariusze i zespoły spędzają wiele czasu na wprowadzaniu zmian w zakresie pracy i procesu wdrażania. Posiadanie jasnego, łatwego procesu zarządzania zmianami i stabilne spojrzenie na szerszy obraz, nawet jeśli niektóre szczegóły się zmieniają, idzie daleko w kierunku utrzymania projektu w ruchu i pozwala zachować spokój.

Akceptuj tę zmianę się dzieje

Zmiany zachodzą praktycznie w każdym punkcie cyklu zarządzania projektem. Uznając, że zmiany są nieuniknione - a nawet często korzystne - część procesu pozwala najlepszym menedżerom projektów na przyjęcie bardziej zwinnego podejścia do planowania i realizacji. Posiadanie strategii skutecznego radzenia sobie ze zmianami w miarę ich pojawiania się jest najszybszym sposobem, aby mieć oko na nagrodę, nawet w obliczu tego, co czasami może wydawać się ciągłymi zmianami kierunku.

Zdefiniowany, ustrukturyzowany proces zarządzania zmianami to Twój podręcznik do wykonywania; twoja strategia „Biblia”. Określi dla ciebie, jak najlepiej odpowiedzieć jako lider na sugestie - nawet żądania - dotyczące zmian w procesie rozwoju. Pomoże Ci poruszać się, z wdziękiem iz pewnością, czasem spornych krajobrazów współpracy w celu osiągnięcia ostatecznych celów wszystkich stron.

Proces zarządzania zmianami

Proces zarządzania zmianami wygląda tak:

• Odbierz żądanie / żądanie zmiany procesu w projekcie
• Oceń żądanie zmiany / żądanie, koncentrując się na budżecie projektu dotyczącym:
• materiały
• wszelkie stosowne wymagania pozwolenia
• godziny pracy
• czas stracony / zyskany
• Przygotuj i przedstaw uczestnikom projektu / łącznikowi swoje zalecenia dotyczące postępowania w stosunku do wniosku (ów)
• Otrzymaj zgodę lub odmowę decyzji akcjonariusza, aby kontynuować

Przyjrzyjmy się kolejno tym krokom:

Otrzymuj żądanie / żądanie zmiany procesu w projekcie

Otrzymasz prośbę o zmianę projektu na setki różnych sposobów: podczas spotkania, e-mailem, telefonicznie, w korytarzu, gdy wieczorem wychodzisz z biura.Najlepiej byłoby, gdybyś otrzymał informacje na formularzu wniosku o zmianę, ale powinieneś wiedzieć, że w rzeczywistości wielu ważnych interesariuszy uważa, że ​​wypełnianie tego rodzaju dokumentów jest zadaniem kierownika projektu - aw Twojej firmie może tak być.

Szablon wniosku o zmianę projektu (więcej na ten temat za minutę) powinien dokładnie i zwięźle uchwycić wszystkie szczegóły wniosku, jednak nieformalnie docierają do ciebie. Gdy poczujesz, że wszystkie szczegóły są dokładnie zapisane, uruchom formularz obok inicjatora, aby sprawdzić, czy wszystkie punkty zostały w pełni zaadresowane.

Pamiętaj, że zmiany mogą również dotyczyć wykonywania ćwiczeń. Nie zawsze zakładaj, że zmiany będą miały związek z wprowadzeniem pracy. Proces jest taki sam, niezależnie od tego, czy zwiększasz, czy zmniejszasz zakres projektu.

Przeprowadzenie oceny zmian

Spójrz na prośbę o zmianę szczegółowo. Będziesz oceniać wpływ na:

• Harmonogram
• Dokumentacja
• Prace wykonane do tej pory i nadal trwają
• Budżet
• Środki jakości
• Zakres
• Dostępność zasobów

Na przykład zmianę oprogramowania można oszacować na 5 dni. To nie tylko dodałoby 5 dni do harmonogramu, ponieważ wypchnęłoby to inne zadanie i przesunęłoby to w czasie, w którym kluczowym zasobem jest wakacje. To zadanie również musiałoby zostać przeniesione, więc ogólnie ta zmiana spowoduje dodanie 8 dni do harmonogramu. Kosztowałoby to 5 tys. Dolarów, a dodatkowe 8 dni popycha nas do kolejnego miesiąca z umową z dostawcą, więc są też koszty. Jakość pozostaje taka sama, ale zmiany zakresu obejmują nową zmianę.

Cała odpowiednia dokumentacja musiałaby zostać zaktualizowana, w tym plan projektu i podręczniki szkoleniowe, które zostały już rozpoczęte.

Tak więc w dużym uproszczeniu prosta 5-dniowa zmiana ma ogromne efekty. Przed podjęciem decyzji o wdrożeniu ważne jest uwzględnienie wszystkich istotnych czynników, ponieważ posiadanie pełnego obrazu może zmienić wynik.

Przygotuj i przedstaw zalecenia

Uzbrojony w zrozumienie pełnego wpływu żądanej zmiany lub zmian, przedstaw swoje zalecenia dotyczące rentowności zmiany.

W niektórych przypadkach zmiany nie zostaną wprowadzone, ponieważ postrzegana korzyść będzie mniejsza niż koszt. W innych przypadkach można znaleźć wystarczającą korzyść, aby zrównoważyć koszty wykonania dodatkowej pracy. Inne przypadki nadal będą dowodzić, że zmiany będą nieuniknione i poza twoją kontrolą, niezależnie od negatywnego skutku, wynikającego z problemów regulacyjnych lub zgodności lub problemów wewnętrznych, takich jak restrukturyzacja organizacyjna.

Decyzja

W przypadku niewielkich zmian, które mieszczą się w limicie autoryzacji, decyzja o zaakceptowaniu lub odrzuceniu zmian należy do Ciebie (przy odpowiednim wprowadzeniu przez zespół). Wszystko większe powinno zostać zatwierdzone przez sponsora projektu lub zarząd projektu. Warunki, które należą do tej kategorii, są ogólnie jasno określone na początku każdego projektu.

Niezależnie od wyniku, ważne jest, aby wszyscy zaangażowani w proces zostali powiadomieni. Alienacja członków zespołu w dowolnym momencie rozwoju może kosztować integralność całego projektu, a także ewentualną przyszłą współpracę.

Narzędzia do zarządzania zmianami

Opracowano szereg narzędzi do zarządzania zmianami, aby ułatwić i usprawnić ten proces. Centralnym elementem każdego zestawu narzędzi do zarządzania zmianami powinno być:

• Lista kontrolna lub mapa procesowa chodzących interesariuszy poprzez odpowiednie kroki w celu zmiany zakresu projektu
• Formularz wniosku o zmianę szablonu (Uwaga: Jeśli Twoje projekty działają w trybie online z zautomatyzowanego przepływu pracy, to świetny pomysł, aby umieścić ten formularz na liście dokumentów)

Opracowanie formularza wniosku o zmianę projektu

Formularz wniosku o zmianę projektu powinien zawierać:

• Nazwisko osoby żądającej zmiany („żądający”).
• Unikalny identyfikator, taki jak numer zmiany (możesz dodać go później, ponieważ jest mało prawdopodobne, aby którykolwiek z osób zgłaszających żądanie i korzystając z formularza wiedział, co tu wpisać).
• Opis proponowanej zmiany, z jak największą ilością szczegółów.
• Kategoria zmiany. Najlepiej byłoby, gdyby wnioskodawcy mieli możliwość wyboru z wstępnie wypełnionej sekcji, więc muszą tylko zaznaczyć to pole. Jest to dobre miejsce do odnotowania, czy żądanie zmiany jest związane z regulacją lub wewnętrzną zgodnością - jeśli jest (autentycznie), można ominąć wiele etapów planowania i oceny i po prostu kontynuować.
• „Dlaczego” zmiany. Jakie jest uzasadnienie dla jego wdrożenia? Dlaczego żądający tego chce?
• Potencjalny wpływ proponowanej zmiany na różne elementy projektu, w tym czas, koszt, jakość, zakres. Zleceniodawca może nie mieć wszystkich szczegółów, więc może wymagać od Ciebie wypełnienia tych pól przez krok oceny zmiany. Minimum, którego szukasz w tym momencie, to wyjaśnienie, czy może zwiększyć, zmniejszyć lub zmienić istniejące parametry projektu.

Formularze wniosków o zmianę należy zaokrąglić za pomocą miejsca, w którym można podać szczegóły, które należy wypełnić, ponieważ zmiany są dalej omawiane. Szablon powinien również zawierać miejsce na:

• Zmień decyzję: Akceptuj, Odrzuć lub Odrocz
• Nazwisko osoby podejmującej decyzję (lub grupy) plus data podjęcia decyzji i wszelkie dodatkowe uwagi.

Zarządzanie zmianami i zakresem projektu

Zarządzanie zakresem projektu to proces, który filtruje i udoskonala rozróżnienia między tym, co jest niezbędne do pomyślnego wykonania projektu, a tym, co nie jest. Po otrzymaniu wniosków o zmianę projektu należy rozważyć, w jaki sposób te zmiany mogą wpłynąć na ogólny projekt. Twój proces zarządzania zmianami pomaga udoskonalić i zdefiniować w kontekście, dlaczego zmiana jest lub nie jest praktyczna lub konieczna.

Przewodnik po wiedzy z zakresu zarządzania projektami (PMBOK Guide) - warto wspomnieć o zarządzaniu zmianami w projekcie pokrycia piątej edycji, ponieważ nie jest ono tak intuicyjne, jak mogłoby się wydawać. „Przewodnik PMBOK” zawiera doskonałe wytyczne dla początkujących w formie procesu o nazwie „Zakres kontroli” w sekcji Zarządzanie zakresem projektu. Jednak proces zarządzania zmianami w projektach musi odbywać się w bardziej zintegrowany sposób, co znajduje odzwierciedlenie w tekście. Użytkownicy „PMBOK Guide” powinni również odwoływać się do procesu przeprowadzania zintegrowanej kontroli zmian, ponieważ jasno określają, jak wszystko łączy się w większym krajobrazie.

Aby zostać PMP, ważne jest, aby zrozumieć, w jaki sposób „PMBOK Guide” obejmuje zarządzanie zmianą, ponieważ będzie to częścią egzaminu. Należy jednak pamiętać, że proces zarządzania zmianami, którego faktycznie używasz w projektach, musi być zintegrowany, łatwy do śledzenia i praktyczny.

Prowadzenie zespołu przez proces zmian

Zespół projektowy ma kluczowe znaczenie dla powodzenia każdego projektu, dlatego pomaga aktywnie zaangażować się w zarządzanie zmianami w procesie.

Oto 5 sposobów, dzięki którym Twój zespół może szybko poradzić sobie z procesem zarządzania zmianą projektu:

1. Bądź otwarty na temat zmian. Niech twój zespół wie, że oczekuje się zmian w projektach.

2. Bądź otwarty na temat tego procesu. Omawiany tutaj proces zarządzania zmianami nie jest dla wszystkich naturalny. Większość członków zespołu nie wie, czego się od nich oczekuje, dopóki nie otrzymają porady. Przygotuj odprawę, aby przejść przez proces i niech każdy wie, jaka jest jego rola w jego realizacji.

3. Ułatw to. Zmiana projektu jest często w najlepszym przypadku kontrolowanym chaosem. Kroki, które podejmiesz, aby pomyślnie poruszać się po nim, definiują twój charakter jako menedżera projektu. Twój zespół może znaleźć niepokojące zmiany - szczególnie duże lub odwracające decyzje, które długo uważano za rozstrzygnięte, a przeszkody uważane za długo usuwane. Harmonogram jest nieprawidłowy, budżet może być inny, wymagania są z pewnością różne.

Twój zespół oczekuje od ciebie wskazówek i stabilizacji. Uczyń proces tak prostym, jak to tylko możliwe.

4. Bądź tam, aby pomóc. Nowa metoda pracy wymaga czasu na pomyślną integrację. Jeśli wcześniej zarządzałeś zmianą projektu w sposób nieformalny (lub wcale), zmiana na proces formalny może trochę potrwać, zanim stanie się „sposobem, w jaki robimy rzeczy tutaj”. Pozwól zespołowi wiedzieć, że jesteś po to, by im pomóc, jeśli będą musieli coś przejechać.

5. Nie bój się powiedzieć nie. Nie wszystkie zmiany są rozsądnymi propozycjami. Pozwól swojemu zespołowi wiedzieć, że jeśli czują się silnie przekonani o tym, że zmiana nie jest właściwa dla projektu w tym czasie, będziecie w stanie poradzić sobie w tej rozmowie z żądającym zmiany.

Brak skutecznego zarządzania zmianami jest głównym ze sposobów całkowitego wykolejenia projektu, więc uważaj. Dzięki odpowiednim informacjom i procesom, zmiany projektu mogą być rozwiązywane w sposób kontrolowany, inteligentny i korzystny dla wszystkich zaangażowanych.