Zarządzanie zmianami: inicjacja to pierwszy krok

W inicjacji, czyli świadomości, etapie zmiany, potrzeba zmiany jest rozpoznawana przez jednostkę lub grupę. Może istnieć konkretny problem lub luka w wydajności lub może być po prostu dręczące uczucie, że coś nie jest w porządku.

Niezależnie od tego, jak zrodziła się potrzeba zmiany, w grupie roboczej rozwija się wspólne uznanie, że obecny system nie działa lub można go ulepszyć. Jedna namiętna osoba, która widzi potrzebę zmiany, może wpływać na całą grupę roboczą i ją kształcić.

W rzeczywistości na etapie inicjacji inicjatorzy zmiany muszą budować sojusze ze współpracownikami i uzyskiwać wsparcie kierowników wyższego szczebla, jeśli zmiany, których pragną, mają szansę powodzenia.

W tym momencie często zaangażowana jest ograniczona liczba osób. Ci ludzie mogą pochodzić z dowolnego poziomu organizacji. Menedżerowie wyższego szczebla są zazwyczaj zaangażowani w takie kwestie, jak poważne decyzje kapitałowe. Inni mogą sugerować zmianę za pomocą takich programów, jak programy sugestii, spotkania departamentów i dyskusje z rówieśnikami, przełożonymi lub pracownikami raportującymi.

Etap inicjacji / świadomości

Świadomość potrzeby zmian może pochodzić z wielu różnych źródeł. Czasami ludzie po prostu zdają sobie sprawę, że musi być lepszy sposób na wykonanie pracy. Innym razem ludzie są pod wpływem zewnętrznych źródeł, takich jak osoby z innych organizacji, książek, filmów lub artykułów, które czytają. Konkurs napędza również inicjowanie zmian.

Konkretne przykłady źródeł informacji o inicjacji / świadomości, które wywołują potrzebę zmiany, obejmują:

• Zrozumienie podstawowych i zmieniających się potrzeb i wymagań klientów
• Uczestnictwo w seminariach, konferencjach, spotkaniach i targach w celu zbadania potencjalnych rozwiązań
• Rozmowa z dostawcami lub współpracownikami w innych organizacjach i wysyłanie informacji o produkcie
• Czytanie recenzji czasopism, czasopism, artykułów online lub czasopism branżowych
• Robienie wycieczek w teren, aby odwiedzić inne firmy i organizacje
• Uznając, że obecny system nie działa
• Obserwowanie zmian w środowisku, w którym tworzysz produkty, sprzedajesz je klientom lub reagujesz na konkurencję

Stwórz kulturę organizacji, która zachęca do niezbędnych zmian

Organizacje mogą zachęcać pracowników do uznania potrzeby zmiany na wiele sposobów. Kultura organizacji wspiera wysiłki pracowników na rzecz wprowadzania i inicjowania zmian zarówno w sposób subtelny, jak i bezpośredni.

Poniższe działania promują świadomość potrzeby zmian.

• Nagradzaj i zachęcaj do generowania pomysłów i eksperymentowania, aby zredukować opór przed zmianami typowymi dla takich postaw, jak „nie kołysaj łodzią” i „próbowaliśmy tego już i nie zadziałało”.
• Zachęcaj do podejmowania ryzyka i eksperymentowania, zmniejszając niepisane, negatywne normy organizacyjne, takie jak „porażka zostanie ukarana”.
• Zapewnij stały dostęp do pracowników klientom, dostawcom i konkurentom.
• Zachęcaj do uczestnictwa w seminariach, konferencjach i targach, zapewniając wsparcie finansowe i pomoc.

• Zachęcaj do uczestnictwa w grupach branżowych i stowarzyszeniach zawodowych, płacąc składki i zapewniając czas na uczestnictwo.
• Wdrażaj programy sugestii i inne podobne systemy, które zachęcają pracowników do myślenia.
• Subskrybuj czasopisma branżowe i czasopisma branżowe online i offline. Zapewnij szeroką dystrybucję za pośrednictwem biblioteki firmowej.
• Dokonuj pozytywnych ocen wyników, podwyżek wynagrodzeń, promocji, informacji zwrotnych i uznania, zależnie od wzrostu i wkładu, gdy tylko jest to możliwe.
• Skoncentruj organizację na wspólnej, zrozumiałej misji, takiej jak jakość lub klient, aby skupić się na pozytywnych zmianach i zachęcać do nich.

• Buduj rozwój zarządzania, rekrutację i dobór pracowników, a plany poprawy wydajności pracowników wspierają pożądane cechy, których szukasz u pracowników.

Podczas fazy inicjacji zmian edukacja, wymiana informacji oraz to, co nagradzane i rozpoznawane w kulturze organizacji, odgrywają ogromną rolę w tym, czy zmiana zostanie skutecznie wdrożona. Gotowość organizacji do zmian i umiejętności zarządzania zmianami inicjatorów również wpłyną na sukces zmiany.