Jak odpowiedzieć na prośbę o sprawdzenie referencyjne

Odpowiadanie na prośbę o sprawdzenie referencji jest trudną sprawą. Strach przed odwetem i pozwami powoduje, że wielu pracodawców w ogóle nie reaguje. Te zalecenia pomogą Ci rozsądnie reagować na wnioski o kontrolę, chroniąc jednocześnie uzasadnione interesy Twojej firmy i obecnych pracowników.

Postępuj zgodnie z ustalonymi zasadami sprawdzania referencji firmy

Po pierwsze, wiele firm żąda, aby menedżerowie wysyłali pisemne wnioski referencyjne do działu kadr. Jeśli odniesienie kierownika jest pozytywne, możesz zgodzić się na to, aby menedżer przedstawił ustne odniesienie bezpośrednio do pracodawcy.

Wszystko, co jest wysyłane w formie pisemnej, powinno pochodzić z działu kadr, lub pracownicy działu kadr powinni przejrzeć reakcję pod kątem spójności i ochrony najlepszego interesu firmy. Wspólny referencyjny format sprawdzania wymaga podania tych informacji o byłym pracowniku.

• Tytuł pracy, a czasami obowiązki zawodowe,
• Ostateczne wynagrodzenie,
• Daty zatrudnienia,
• Zawiera listę kontrolną, która prosi byłego pracodawcę o uszeregowanie takich cech, jak „praca zespołowa” i „niezawodność”.

Ta dokumentacja jest najlepiej pozostawiona działowi zasobów ludzkich - przynajmniej poproś pracowników działu HR o przejrzenie pisemnej odpowiedzi, o której myślisz. Nie odpowiadaj na pytania, które wymagają oceny liczbowej byłego pracownika w jakimkolwiek aspekcie jego pracy lub cech pracy.

Oceny liczbowe nie są porównywalne w oparciu o jakiekolwiek wspólne znaczenie definicji terminu, ani znaczenie liczb w skali numerycznej zdefiniowanej na tych formularzach. Dlatego w najlepszym wypadku jest to błędna komunikacja. W najgorszym przypadku może to zaszkodzić perspektywom pracy twojego byłego pracownika.

Upewnij się, że pracownik ma podpisaną autoryzację w pliku

Po drugie, sprawdź, czy podpis byłego pracownika, zezwalający na sprawdzenie referencyjne, znajduje się na dokumentacji przesłanej przez firmę wnioskującą. Bez pozwolenia na dawanie podpisu poprzedniego pracownika nie należy podawać żadnych informacji o pracowniku.

Odpowiadaj na żądanie kontroli referencyjnej z pozytywnym odniesieniem

Jeśli kierownik może, z niewielkimi zastrzeżeniami, zarekomendować byłego pracownika, w porozumieniu z pracownikami działu kadr, kierownik może zwrócić rozmowę do pytającego pracodawcy. W odpowiedzi na rozmowę telefoniczną kierownik powinien upewnić się, że podpis pracownika upoważniający do sprawdzenia referencyjnego jest w aktach kadrowych przed odesłaniem połączenia telefonicznego.

Kiedy były pracownik był dobrym pracownikiem i opuścił firmę na dobrych warunkach (być może małżonek przeniósł się, a odległość nie była dająca się zamienić), chcesz dać byłemu pracownikowi pomoc w znalezieniu nowego stanowiska.

Lub, być może, zostałeś użyty jako odniesienie przez pracownika, który zgłosił się do Ciebie w jednym czasie, chociaż nie ostatnio. Jeśli masz pozytywne komentarze na temat pracownika, możesz odpowiedzieć potencjalnemu pracodawcy pozytywnymi komentarzami, które możesz wnieść.

Odnośnik Sprawdź pytania, których nie chcesz dotykać

Odpowiedz tylko na pytania, na które odpowiadasz, jeśli otrzymasz telefon lub dokument referencyjny. Menedżer powinien mówić tylko o obszarach umiejętności i doświadczenia pracownika, o których ma bezpośrednią wiedzę. Jest kilka pytań, na które kierownik nie powinien odpowiedzieć:

• Przykładowe pytanie: Wytypuj, czy Twój były pracownik odniesie sukces na stanowisku, którego dotyczy. (Czy ktoś ma kryształową kulę?) Nie możesz odpowiedzieć na to pytanie. Nawet jeśli pozycja brzmi podobnie, nie można przewidzieć współpracowników, kultury pracodawcy, ich relacji z klientami ani niezliczonych czynników, które pomagają pracownikowi odnieść sukces - czy nie.

  Dobra odpowiedź: kiedy pracownik pracował dla mnie, na jej stanowisku w mojej firmie, była silnym współpracownikiem, którego praca została doceniona.

• Przykładowe pytanie: Jakie były słabości pracownika?

  Dobra odpowiedź: nie miała żadnych słabych stron, o których warto wspomnieć, a które wpłynęły na jej zdolność do wykonywania swojej pracy, gdy pracowała dla mnie.

• Przykładowe pytanie: Dlaczego pracownik opuścił stanowisko, w którym ci zgłosił?

  Dobra odpowiedź: szukała zwiększonej odpowiedzialności i uzupełniała swoją wiedzę o naszej firmie i produktach.

  Dobra odpowiedź: opuściła naszą organizację z powodów osobistych, które były dla niej ważne.

Są to rodzaje pytań referencyjnych, o które potencjalny pracodawca zapyta, jeśli zwrócisz referencyjny telefon sprawdzający.

Odpowiedz na wniosek o sprawdzenie referencji: nie jest pozytywny

Jeśli pracownik opuścił firmę w chmurze, bez względu na to, czy pracownik był niezdolny do pracy, pracownik nie wnoszący wkładu z innych powodów, czy też niezarządzalny, należy skierować rozmowę lub formularz do personelu działu personalnego w celu uzyskania standardowej odpowiedzi.

Czasami zdarza się, że pracownik opuszcza Twoją firmę. Być może pracownik oglądał pornografię na swoim komputerze - tak, poprosił swojego dyrektora ds. Zasobów ludzkich, aby służył jako jeden z jego referencji. Inny były pracownik mógł grozić przemocą lub popełnić akt przemocy podczas zatrudnienia w firmie.

Podczas gdy ci byli pracownicy rzadko wymieniają twoją firmę jako punkt odniesienia, bądź przygotowany. Połączenia te powinny być wysyłane do personelu HR w celu uzyskania standardowej odpowiedzi.

Istnieje jednak zastrzeżenie. Porozmawiaj ze swoim prawnikiem przed udzieleniem odpowiedzi na jakiekolwiek sprawdzenie referencyjne dotyczące potencjalnie agresywnego pracownika. Jeśli nie ujawnisz agresywnego zachowania potencjalnemu pracodawcy, a były pracownik dopuszcza się przemocy, zatrudniając nowego pracodawcę, Twoja firma może być odpowiedzialna za nieujawnienie tych informacji. Tak więc, skontaktuj się ze swoim prawnikiem w nietypowych okolicznościach, w których rozstałeś się z pracownikiem.

Kiedy były pracownik prosi o ogólny list referencyjny

Dawanie byłym pracownikom ogólnej litery referencyjnej nie jest zalecane. Gdy dokument istnieje, żyje wiecznie. Przyszli pracownicy dostarczyli biurom HR kopie listów, które były nieaktualne od 10 do 20 lat, czasami ledwo czytelne z wielu sesji kserograficznych.

Po upływie pewnego czasu - nie masz pojęcia, jakim pracownikiem stał się twój poprzedni pracownik - chyba że jest on rzadkim wyjątkiem, który pozostaje w kontakcie. I nigdy nie wiesz, w jaki sposób pracownik użyje Twojego listu lub jak twoje słowa będą interpretowane przez potencjalnych pracodawców. Przyjęcie polityki określającej, że menedżerowie nigdy nie powinni podawać pisemnych, ogólnych liter referencyjnych.

Poinformuj byłego pracownika, że ​​Twoja firma z przyjemnością przekaże potwierdzenie zatrudnienia z działu kadr określonym pracodawcom, którzy pytają bezpośrednio.

Końcowe myśli dotyczące odpowiedzi na wniosek o sprawdzenie referencji

Niewielu pracowników stawia sobie za cel niepowodzenie w pracy. Jednak pracownicy zawodzą, a firmy i pracownicy rozstają się. Pamiętaj, gdy jesteś proszony o odniesienie, że każdy były pracownik zasługuje na możliwość rozpoczęcia od nowa - bez względu na warunki, na których się rozstali z twoją organizacją.

Być może były pracownik był nieodpowiedni do zajmowanego stanowiska w firmie. Kultura Twojej firmy mogła być całkowitym niedopasowaniem do potrzeb pracownika. Pracownik mógł mieć inną wizję wymagań swojej pracy niż wizja jego szefa. Może jego życie osobiste i małżeństwo rozpadały się podczas jego kadencji w firmie.

Nigdy nie znasz wszystkich szczegółów i powodów, dla których pracownik zawodzi lub przechodzi dalej. Łatwo jest z wysoko wydajnym pracownikiem żałować utraty lepszej pracy, przeprowadzki rodziny lub wymarzonej okazji. Jest trudniej z marginalnym wykonawcą.

Bądź uczciwy lub dostarcz minimalne informacje. Nie rób prognoz sukcesu z kryształową kulą ani nie podawaj liczbowych ocen i rankingów dla niezdefiniowanych terminów. Jeśli to konieczne, podaj minimalne informacje, które opisują wydajność poprzedniego pracownika. Jeśli to możliwe, daj pracownikowi przerwę i porozmawiaj z potencjalnym pracodawcą.

Ostatnie dane dotyczące sprawdzania referencji wskazywały, że w dzisiejszych czasach pracodawcy bardzo poważnie podchodzą do sprawdzania referencji. Ponad 90 procent pracodawców sprawdza referencje. Kiedy tylko jest to możliwe, daj swoim byłym pracownikom przerwę - kiedy możesz to zrobić z dobrą sumiennością.