Jak pisać i wysyłać profesjonalne wiadomości e-mail

Zawsze, gdy wysyłasz profesjonalne wiadomości e-mail, ważne jest, aby upewnić się, że wiadomość jest idealna. Nie chcesz wysadzać okazji, popełniając jakiekolwiek błędy - w jaki sposób wysyłasz e-maile lub jak je śledzisz. Czytaj dalej, aby dowiedzieć się, jak pisać i wysyłać najwyższej klasy profesjonalne wiadomości e-mail.

Dlaczego chcesz wysłać profesjonalną wiadomość e-mail? Jest wiele powodów. Możesz wysłać list motywacyjny do potencjalnego pracodawcy, list z podziękowaniami do kolegi, który zgodził się być referencją, list rezygnacyjny do obecnego szefa lub prośbę o list polecający.

Możesz mieć inne powody wysyłania nieosobowych wiadomości e-mail, a właściwie warto upewnić się, że wszystkie wiadomości e-mail są zorganizowane i profesjonalne.

Oto, co należy zawrzeć w wiadomościach, czego nie uwzględniać i jak zamykać, podpisywać i wysyłać wiadomości e-mail.

Profesjonalne wskazówki dotyczące wiadomości e-mail

Przejrzyj te kroki, aby napisać profesjonalną wiadomość e-mail wysokiej jakości, a na odbiorcy zawsze będziesz robił świetne wrażenie:

• Wiersz tematu: Temat powinien zwięźle przekazać cel pisania. Twój temat może być tak prosty, jak „Dziękujemy” lub „Wniosek o zalecenie”.
• Powitanie: Nawet jeśli piszesz bardzo krótki e-mail, dołącz powitanie. Jeśli znasz nazwisko osoby, włącz ją. Jeśli nie jesteś na pierwszej osobie, zadzwoń do nich po tytule.
• Długość: Zachowaj swój e-mail tak zwięźle, jak to możliwe. Ludzie mają tendencję do przeskakiwania długich e-maili, więc zawierają tylko podstawowe informacje.
• Styl czcionki: Unikaj ozdobnych, zabawnych lub kolorowych czcionek; po prostu odwracają uwagę odbiorcy od rzeczywistej wiadomości. Unikaj także nadużywania pogrubienia i kursywy, co sprawia, że ​​e-mail wygląda na zaśmiecony. Nie pisz również dużymi literami; w e-mailu pojawia się to jako zły lub nadmiernie pobudzony.

• Emotikony:Nie dołączaj emotikonów do profesjonalnego e-maila; zachowaj je do osobistej korespondencji.
• Wymowa i gramatyka: To, że piszesz wiadomość e-mail, nie oznacza, że ​​powinieneś być niechlujny w pisowni i gramatyce. Przed wysłaniem dokładnie zmodyfikuj swój adres e-mail. Bezbłędna wiadomość informuje odbiorcę, że wiadomość e-mail powinna być traktowana poważnie.
• Zamknięcie:Podpisz się krótkim „Dziękuję”, „Najlepszym” lub innym prostym wysyłką, a następnie swoim imieniem. Większość kont e-mail umożliwia umieszczanie podpisu wraz z nazwiskiem, tytułem i informacjami kontaktowymi w każdym e-mailu. To świetny sposób, aby każda korespondencja była bardziej profesjonalna.

Dodatkowe wskazówki

Po napisaniu wiadomości e-mail przejrzyj wszystkie te kroki przed kliknięciem przycisku „wyślij”:

• Upewnij się, że Twoja wiadomość jest kompletna:Podwójnie sprawdź, czy linia Temat wiadomości e-mail jest wypełniona, zawarłeś podpis, wysyłasz wiadomość do właściwej osoby kontaktowej i wypełniłeś UDW pole, aby wysłać kopię do siebie, więc masz zapis wiadomości e-mail.
• Dowód Twoja wiadomość e-mail:Zanim wybierzesz opcję Wyślij, upewnij się, że sprawdzasz pisownię i sprawdzasz swoją gramatykę i wielkie litery. Są one tak samo ważne w korespondencji dotyczącej poszukiwania pracy e-mailem, jak w piśmie papierowym.

• Wyślij testową wiadomość e-mail:Zanim wyślesz wiadomość e-mail, wyślij najpierw wiadomość do siebie, aby sprawdzić, czy formatowanie działa i czy nic nie wygląda nie na miejscu. Jeśli wszystko wygląda dobrze, idź dalej i wyślij wiadomość e-mail do firmy lub osoby, z którą się kontaktujesz.
• Wyślij kopię wiadomości e-mail do siebie:Użyj UDW pole, aby wysłać kopię wiadomości e-mail do siebie, dzięki czemu masz zapis, kiedy wysłałeś wiadomość i do kogo ją wysłałeś. Informacje te można również znaleźć w folderze wysłanym.

• Złóż swoje kopie:Dzięki wielu programom pocztowym możesz skonfigurować foldery, aby łatwiej było znaleźć ważne wiadomości e-mail z przeszłości. Skonfiguruj folder dla wszystkich wiadomości e-mail z poszukiwaniem pracy i zrób kopie wiadomości e-mail wysyłanej w folderze wyszukiwania pracy.

Sprawdzaj regularnie swój e-mail

Czas jest najważniejszy, gdy szukasz pracy, dlatego ważne jest, aby sprawdzać pocztę regularnie i często, aby nie przegapić żadnych ważnych możliwości. Co najmniej sprawdź pocztę rano i wczesnym popołudniem, aby mieć czas na szybką odpowiedź na otrzymywane wiadomości.

W dzisiejszych czasach posiadanie smartfona może ułatwić sprawdzenie wiadomości e-mail, gdziekolwiek jesteś i kiedy chcesz - nie trzeba już przesuwać się nad komputerem. W rzeczywistości możesz otrzymywać powiadomienia o nowych wiadomościach e-mail, dzięki czemu możesz je czytać, gdy tylko trafią do skrzynki odbiorczej.