Jak przejrzeć pracę podwładnych

Kiedy przydzielasz pracę podwładnym, monitorujesz wiele aspektów ich postępów, ale przede wszystkim martwisz się, czy praca zostanie wykonana prawidłowo i zostanie wykonana na czas.

Zrób pracę na czas

Wykonanie ich pracy na czas jest łatwiejsze do monitorowania. To dlatego, że czas jest łatwiejszy do zmierzenia niż jakość. Konieczne jest określenie jasnych wymagań, w tym kamieni milowych i terminów, ale musisz także zapewnić pewną elastyczność. Zaplanuj swoje harmonogramy lub poproś o zaplanowanie ich harmonogramów, aby uwzględnić trochę czasu. Zawsze będą pewne nieprzewidziane zdarzenia, dlatego rozsądne jest zbudowanie co najmniej trochę luzu w harmonogramie. Ilość luzu, jaką dopuszczasz w swoim harmonogramie, będzie się różnić w zależności od osoby, a osoby starsze i utalentowane będą potrzebowały mniej luzu.

Używanie raportu postępu do śledzenia harmonogramu

Najczęstszą metodą śledzenia, czy praca jest wykonywana na czas, jest raport okresowy, zwykle przeprowadzany co tydzień w przypadku małych projektów i raz w miesiącu w przypadku większych projektów. Gdy twoi podwładni przedstawią pisemne raporty z postępów, jednym z elementów, które będą raportować, będzie przestrzeganie harmonogramu. Jedną z powszechnych metod szybkiego wskazywania statusu są kolory światła stopu. Jeśli projekt jest zgodny z harmonogramem, pokazywałby zielony symbol. Jeśli projekt się spóźni, pokażą to jako czerwony symbol.

Czasami żółty jest również używany do wskazania, kiedy jest mały problem, który nie jest wystarczająco poważny, aby zagwarantować czerwony kolor.

Chcesz również, aby zgłaszali wszystko, co blokuje ich postępy. Ta sekcja powinna zawierać to, co próbowali usunąć blokera i wyniki tych wysiłków. Jeśli żądają pomocy od ciebie lub od kogoś spoza ich sfery, należy to wyraźnie wskazać.

Nie zapomnij, aby zawierały także swoje osiągnięcia. Jeśli zrobili coś, co oczyściło bloker, zapobiegło problemowi lub w inny sposób pomogło utrzymać ten harmonogram w stanie nienaruszonym, należy to odnotować w raporcie z postępu.

Na koniec raport postępu powinien zawierać procent ukończony. Większość projektów na początku robi bardzo mało postępów, a następnie gwałtownie się rozwija, a pod koniec projektu postępuje powoli. Harmonogram projektu opracowany przez Ciebie i Twojego pracownika powinien to uwzględniać. Niezależnie od tego, czy uwzględniłeś to w harmonogramie, czy nie, musisz ocenić postęp zgłoszony przez pracownika. Planowany procent ukończenia powinien zasadniczo odzwierciedlać, ile czasu przeznaczonego na projekt minęło.

W projekcie z trzymiesięcznym harmonogramem pracownik powinien zgłosić planowany całkowity procent na około 1/3 pod koniec pierwszego miesiąca. Gdyby zgłosili liczbę znacznie mniejszą lub większą, rozsądnie byłoby przyjrzeć się trochę głębiej. Ponadto musisz ocenić dokładność tego, co podają, aby rzeczywisty procent był kompletny. Opierając się na twojej wiedzy o projekcie i jego ogólnym statusie, powinieneś być w stanie ocenić, czy procent ukończony przez pracownika jest dokładny, czy nie.

Na przykład, jeśli zgłaszają planowaną całkowitą liczbę 60% i rzeczywisty całkowity odsetek 65%, ale wiesz, że projekt był nękany trudnościami, powinieneś zbadać raport bardziej szczegółowo.

Wykonaj pracę poprawnie

Trudniej jest zmierzyć i monitorować, czy pracownik wykonuje prawidłowo wykonaną pracę. To dlatego, że trudniej jest zdefiniować i określić ilościowo, co oznacza „zrobione dobrze”. Tutaj również, podobnie jak w przypadku harmonogramów, musisz określić jasne i konkretne oczekiwania i cele. A dzięki harmonogramom pozwalasz na pewną elastyczność i luz, musisz być mniej elastyczny pod względem jakości. Dobre jest dobre.

Nie trać z oczu celu. Kiedy mówimy o „zrobione dobrze”, pamiętaj, że masz „doskonały”, a nie „doskonały”. I nie zapomnij skupić się na wynikach, a nie na procesie.

Ocena wydajności

Najlepszym sposobem na śledzenie postępów swoich pracowników w zakresie prawidłowej pracy jest częste spotkania i korzystanie z „pokaż i opowiedz”. Kiedy pracownik zgłasza znaczny postęp, niech pokaże ci, co zrobili. Na początku projektu praca może być trochę szorstka i tylko częściowo zakończona. Należy się tego spodziewać. Jednak w miarę upływu czasu demonstracje pracownika powinny pokazywać postępy, a praca staje się gładsza i pełniejsza.

Kluczem podczas tych ocen jakości jest upewnienie się, że oszacowanie przez pracownika jakości wykonanej do tej pory pracy odpowiada Twojej własnej. Jeśli wydaje ci się, że jakość pracy wykonanej do tego punktu jest nadal trudna i wstępna, musisz omówić różnicę z pracownikiem i zresetować ich oczekiwania. Jeśli tego nie zrobisz, gdy uznają, że osiągnęli jakość końcową, prawdopodobnie ocenisz pracę tylko w umiarkowanym stopniu.

Dolna linia

Przeglądając pracę, którą zleciłeś podwładnym, pamiętaj, że nadal jesteś odpowiedzialny za ich pracę. Więc upewnij się, że praca jest wykonywana na czas i wykonana prawidłowo, jak omówiono powyżej. Przy pierwszych oznakach trudności musisz wkroczyć i dostosować standardy pracownika do własnych.