Podstawowe umiejętności zarządzania dla początkujących

Poziom 1 piramidy umiejętności zarządzania pokazuje podstawowe umiejętności, które musi opanować każdy początkujący menedżer. To podstawa piramidy umiejętności zarządzania, która pokazuje umiejętności, które musi opanować menedżer, aby odnieść sukces i pokazuje, jak te umiejętności zarządzania opierają się na sukcesie.

Podstawowe umiejętności zarządzania

Istnieją cztery podstawowe umiejętności zarządzania, które każdy musi opanować, aby odnieść sukces w zarządzaniu. Te cztery podstawowe umiejętności toplanować, organizować, kierować i kontrolować i są omówione szczegółowo poniżej.

Plan

Planowanie jest pierwszym i najważniejszym krokiem w każdym zadaniu zarządzania. Jest to również najczęściej pomijany lub celowo pomijany krok. Podczas gdy ilość planowania i wymagane szczegóły będą się różnić w zależności od zadania, pominięcie tego zadania polega na zaproszeniu pewnej katastrofy z wyjątkiem ślepego szczęścia. To daje nam pojęcie o 6 P planowania (lub 7 P w zależności od tego, jak liczysz).

Chociaż większość ludzi kojarzy planowanie terminów z ogólnym planowaniem biznesowym, istnieją również różne poziomy planowania:

• Planowanie strategiczne
• Planowanie taktyczne
• Operacyjne planowanie

Istnieją różne rodzaje planowania:

• Planowanie katastrof
• Planowanie sukcesji
• Planowanie kryzysowe
• Planowanie wynagrodzeń

Zorganizować

Menedżer musi być w stanie zorganizować zespoły, zadania i projekty, aby uzyskać pracę zespołu w najbardziej efektywny i skuteczny sposób. Jako początkujący menedżer możesz organizować mały zespół roboczy lub zespół projektowy. Te same umiejętności będą wymagane w późniejszej karierze, kiedy będziesz musiał zorganizować dział lub nowy oddział firmy.

Jest oczywiste, że planowanie pracy i jej organizowanie się pokrywają. Tam, gdzie planowanie koncentruje się na tym, co należy zrobić, organizacja jest bardziej operacyjna i bardziej koncentruje się na tym, jak najlepiej wykonać pracę.

Kiedy organizujesz pracę, musisz:

• określić potrzebne role
• przypisywać zadania do ról
• określ najlepszy zasób (osoby lub sprzęt) dla danej roli
• uzyskaj zasoby i przydziel je do ról
• przypisywać zasoby do ról i przekazywać im uprawnienia i odpowiedzialność.

Niezależnie od tego, czy przydzielono Ci mały zespół, czy projekt do zarządzania, początkujący menedżerowie muszą również być w stanie zorganizować biura i systemy danych.

Możesz nie być w stanie fizycznie przenosić ludzi, aby połączyć zespół, ale powinieneś to rozważyć. Z drugiej strony, może być konieczne przeniesienie kilku osób na małą przestrzeń i będziesz musiał organizować rzeczy, aby zespół mógł efektywnie pracować w tej przestrzeni. Później w swojej karierze możesz potrzebować biura, aby pomieścić zespoły z kilku różnych działów i ich specyficzne potrzeby.

Musisz także być w stanie zorganizować wszystkie systemy, które będą obsługiwać dane, które Twój zespół musi gromadzić lub rozpowszechniać. Obecnie są to prawdopodobnie systemy komputerowe. Musisz zdecydować, czy na przykład musisz skonfigurować udostępnione strony internetowe w intranecie firmy lub tylko folder udostępniony na serwerze plików. Jak zamierzasz zorganizować systemy, aby każdy, kto potrzebuje informacji, miał do nich dostęp (i że nie jest dostępny dla tych, którzy nie powinni go widzieć, jak twoi konkurenci)? Jeśli twój zespół potrzebuje lub produkuje coś innego niż informacje, musisz się zorganizować, aby zespół otrzymał to, czego potrzebuje, kiedy tego potrzebuje, i może przekazać innym to, co twój zespół produkuje w odpowiednim czasie.

Nie zapomnij o zorganizowaniu się. Zajmiemy się tym na wyższym poziomie na poziomie 3 piramidy umiejętności zarządzania, ale nawet jako początkujący menedżer musisz być w stanie zorganizować siebie, swój czas i swoją przestrzeń, abyś był najbardziej efektywny.

Na koniec pamiętajcie, że rzadko zdarza się organizować raz. Przy ciągłych zmianach w zasobach, celach i czynnikach zewnętrznych zazwyczaj będziesz musiał zreorganizować się, aby się do nich dostosować.

Bezpośredni

Kierowanie to krok akcji. Zaplanowałeś i zorganizowałeś pracę. Teraz musisz skierować swój zespół, aby wykonał pracę. Zacznij od upewnienia się, że cel jest jasny dla wszystkich członków zespołu. Czy wszyscy wiedzą, jaki jest cel? Czy wszyscy wiedzą, jaka jest ich rola w doprowadzeniu zespołu do celu? Czy mają wszystko, czego potrzebują (zasoby, autorytet, czas itp.), Aby wykonać swoją rolę?

Pociągnij, nie pchaj

Będziesz skuteczniejszy w kierowaniu drużyny w stronę celu, jeśli pociągniesz (poprowadzisz) zamiast popchnąć (usiądź wygodnie i wydaj rozkazy). Chcesz zmotywować ludzi w swoim zespole i pomóc im zainspirować ich do osiągnięcia celów zespołu.

Kontrola

Niektórzy pisarze próbują „złagodzić” tę umiejętność, nazywając ją „współrzędnymi” lub podobnymi terminami.Wolę silniejszy termin, ponieważ ważne jest, aby menedżer był w stanie kontrolować działania zespołu.

W powyższych krokach zaplanowałeś pracę, zorganizowałeś zasoby, aby było to najbardziej efektywne, i nakazałeś zespołowi rozpocząć pracę. W kroku kontrolnym monitorujesz wykonywaną pracę. Porównujesz rzeczywisty postęp do planu. Sprawdzasz, czy organizacja działa tak, jak ją zaprojektowałeś.

Jeśli wszystko idzie dobrze, nie musisz nic robić poza monitorowaniem. Jednak to się rzadko zdarza. Ktoś zachoruje, sortowanie bazy danych trwa dłużej niż przewidywano, kluczowy konkurent obniża ceny, pożar niszczy budynek obok i trzeba ewakuować się na kilka dni, lub jakiś inny czynnik wpływa na plan. Krok kontrolny nakazuje teraz podjęcie działań w celu zminimalizowania wpływu i jak najszybszego przywrócenia pożądanego celu.

Często oznacza to powrót do etapu planowania i dostosowanie planów. Czasami może to wymagać zmiany w organizacji. i będziesz musiał przekierować wszystkich w kierunku nowych celów i zainspirować ich. Następnie, oczywiście, kontrolujesz nowy plan i dostosowujesz go w razie potrzeby. Ten cykl trwa do momentu ukończenia zadania.

Narzędzia kontroli menedżerów

W kroku kontroli ustawiasz standardy wydajności i jakości, a następnie monitorujesz, aby upewnić się, że są spełnione. Dostępnych jest tyle narzędzi, ile potrzeba do monitorowania.

• Narzędzia do planowania - wiele narzędzi programowych pozwala wprowadzać harmonogram, a następnie regularnie aktualizować postęp. Program podświetli zmiany w harmonogramie, abyś mógł zidentyfikować działania naprawcze, które należy podjąć.
• Kontrole finansowe - jako menedżer zazwyczaj masz budżet. Raporty Departamentu Finansów poinformują Cię, jak twoje wydatki (na ludzi i inne zasoby) są zgodne z planem.
• Kontrola osób - musisz upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu działają zgodnie z planem. Jeśli nie, musisz znaleźć i naprawić przyczynę. Czy nie rozumieją celu? Czy nie mają potrzebnych zasobów lub umiejętności? Czy zadanie jest dla nich zbyt duże i musi zostać zmodyfikowane lub przypisane do innego zasobu? Twoja praca jako menedżera oznacza przekazywanie członkom zespołu opinii na temat tego, jak ich wyniki spełniają plan. Jeśli nie, musisz podjąć działania naprawcze.