Zarządzanie niespodziewanym w pracy

Powiedzenie „Nic nigdy nie idzie zgodnie z planem” jest tak dokładne w pracy, jak wszędzie. Gdy coś idzie nie tak, często bez ostrzeżenia. Gdybyś mógł zapobiec tym nieszczęściom w pierwszej kolejności, zrobiłbyś to. Chociaż niektóre z tych problemów są przewidywalne, większość z nich nie jest. Dlatego tak ważne jest, aby umieć identyfikować i radzić sobie z tymi sytuacjami, gdy tylko się pojawią. Oto kilka wskazówek dotyczących zarządzania nieoczekiwanymi w pracy:

1. Spodziewaj się czegoś złego, nawet jeśli nie wiesz, co

Zawsze szukaj problemów. Nikt nie chce być wróżbitą, ale im wcześniej rozpoznasz komplikację, tym szybciej będziesz mógł podjąć kroki, aby to naprawić. Doskonałe umiejętności rozwiązywania problemów są kluczowe przy radzeniu sobie z tego rodzaju sytuacjami. Obejmują one twoją zdolność do rozpoznania istnienia problemu, a następnie zidentyfikowania jego przyczyny.

Niewielkie nieszczęście może przerodzić się w duży problem, a następnie w kryzys dość szybko, chyba że zostaną podjęte natychmiastowe działania. Gdy problem zostanie zignorowany lub nierozpoznany, z czasem stanie się on trudniejszy lub nawet niemożliwy do rozwiązania. Twoja czujność może uratować firmę przed poważnymi uszkodzeniami.

2. Nie panikuj

Twoim instynktem może być panika, gdy coś pójdzie nie tak. Twoja adrenalina zacznie płynąć, co może zachęcić cię do działania. Będzie to jednak także zasłaniać twój osąd. Twoja zdolność do zachowania spokoju jest kluczem do sukcesu w zarządzaniu nieoczekiwanym. Panika powoduje, że rozdmuchujemy małe komplikacje nieproporcjonalnie duże. Ta emocjonalna reakcja może przekształcić małą usterkę w ogromny kryzys w twoim umyśle.

Weź głęboki oddech i poświęć chwilę lub dwie na ocenę sytuacji i zastanowienie się nad tym, co musisz zrobić dalej. Chociaż powinieneś szybko reagować, nie bądź pochopny. Doprowadzi to tylko do podejmowania błędnych decyzji i podejmowania niepomyślnych działań.

3. Przygotuj rozwiązania z wyprzedzeniem

Chociaż niemożliwe jest zaplanowanie każdego najgorszego scenariusza, pamiętaj o strategii radzenia sobie z rzeczami, które najprawdopodobniej pójdą źle. Na przykład, jeśli jesteś odpowiedzialny za dużą konferencję, którą organizuje Twoja organizacja, przygotuj się na odstąpienie dostawcy w ostatniej chwili lub awarię systemu dźwiękowego. Dzień przed wydarzeniem potwierdź za pomocą dostawcy żywności i sprawdź, czy system dźwiękowy działa.

Określ priorytety, planując bardziej typowe zdarzenia, a nie te, które są nieprawdopodobne. Jeśli martwisz się, że zbyt wiele rzeczy się nie uda, nie będziesz w stanie wykonywać swojej pracy. Dostosuj swoje plany, ponieważ możliwe są mało prawdopodobne zdarzenia. Na przykład, jeśli nie potrzebujesz planu, aby zareagować na huragan w styczniu, potrzebujesz go w lipcu.

4. Użyj swoich krytycznych umiejętności myślenia

Oprócz doskonałych umiejętności rozwiązywania problemów, kluczowe umiejętności krytycznego myślenia są również niezbędne do skutecznego zarządzania niespodziewanymi w pracy. Podejmij systematyczne podejście do rozwiązywania zarówno małych komplikacji, jak i poważnych kryzysów. Chociaż szybkie działanie jest konieczne, poświęć trochę czasu na opracowanie kilku alternatywnych rozwiązań. Następnie oceń je wszystkie, zanim wybierzesz ten, który uznasz za najlepszy. Jeśli to konieczne, uzyskaj informacje od swojego zespołu i przełożonych, zarówno podczas wymyślania możliwych rozwiązań, jak i podczas wyboru, który z nich ma zostać wdrożony.

5. Zachowaj listę zasobów na wyciągnięcie ręki

Gdy pojawią się problemy, a Ty potrzebujesz pomocy z zewnątrz, aby je rozwiązać, lista dostawców usług okaże się nieoceniona. Wracając do przykładu konferencji i będąc przygotowanym na odstąpienie przez dostawcę usług cateringowych w ostatniej chwili, wybierz listę innych firm, do których możesz zadzwonić. Jeśli masz na liście kontaktów osobę zajmującą się naprawą sprzętu audio, awaria systemu dźwiękowego nie poprawi Twojej konferencji.

W zależności od potrzeb organizacji, w twojej liście kontaktów znajdują się hydraulicy, elektrycy, eksperci komputerowi, osoby zajmujące się naprawą sprzętu biurowego, firmy cateringowe i agencje pracy tymczasowej. Zanim zatrudnisz usługę zewnętrzną, upewnij się, że posiadasz zgodę osoby, która kontroluje struny portfela dla Twojej organizacji. W razie potrzeby dostosuj listę kontaktów. Dodaj do tego dodatkowe znaleziska dostawców i usuń kontakty, które nie są dostępne dla Ciebie lub które już nie działają. Połącz się z kolegami, nawet z innych organizacji, w celu uzyskania rekomendacji i recenzji.

Szybka i mierzona reakcja na krytyczną sytuację zmniejszy negatywny wpływ na organizację i wynik finansowy. Twój szef doceni twoje wysiłki w odpowiedzi na potencjalnie szkodliwy kryzys.