Pięć etapów projektu

Podczas gdy niektóre metodologie projektu, takie jak metody zwinne, kompresują lub powtarzają następujące etapy w szybszych, iteracyjnych cyklach, praca każdego etapu jest widoczna i wyraźna w każdym projekcie.

Projekty formalne Postępuj zgodnie z pięciostopniowym procesem, jak następuje

1. Inicjacja: tworzenie zespołu projektowego, czarterowanie i rozpoczęcie projektu.
2. Planowanie: sfinalizowanie zakresu projektu, określenie szczegółowego podziału pracy, ocena ryzyka, określenie wymagań dotyczących zasobów, sfinalizowanie harmonogramu i przygotowanie do rzeczywistej pracy.
3. Wykonanie: wykonywanie rzeczywistej pracy wymaganej przez definicję i zakres projektu.
4. Monitoruj i steruj: rzeczywiste zarządzanie, raportowanie i kontrola zasobów i budżetów w fazie realizacji.
5. Zamknij projekt: realizacja projektu, ocena wyciągniętych wniosków, odroczenie zespołu projektowego.

Tradycyjny przepływ projektu

Niezależnie od wielkości projektu, ruch przez etapy jest taki sam. Projekt jest inicjowany lub uruchamiany za pomocą karty identyfikującej kierownika projektu i opisującej znaczenie projektu.

Po rozpoczęciu projektu przechodzi do fazy planowania. W tym przypadku zespoły podstawowe i robocze określają niezbędne prace, które należy wykonać, aby osiągnąć zakres projektu i opracować szacunki i oceny dotyczące czasu, kosztów, zasobów i ryzyka.

Po fazie planowania praca zaczyna się i odbywa się w określonej kolejności, niezbędnej do przejścia z poprzedniej lub poprzedniej czynności do działań następczych. Zależności od projektu odgrywają ważną rolę w tej fazie.

W trakcie realizacji kierownik projektu i członkowie zespołu monitorują, raportują i kontrolują cały projekt, z naciskiem na działania ścieżki krytycznej. Ta praca trwa do momentu zakończenia fazy realizacji i dostarczenia projektu do klienta.

Ostatnia faza, zamknięcie projektu, obejmuje zakończenie dostawy, ocenę wyciągniętych wniosków i odroczenie zespołu projektowego, aby członkowie mogli przejść do kolejnej inicjatywy.

W przypadku zwinnych lub iteracyjnych projektów typu deweloperskiego planowanie i wykonywanie odbywają się w krótkich okresach lub sprintach, a etapy są powtarzane do momentu ukończenia projektu zgodnie z oczekiwaniami klienta.

Inicjacja

Solidna inicjacja projektu nie tylko sprawi, że Twój projekt odniesie sukces, ale również położy podwaliny pod wszystkie przyszłe etapy. Podczas inicjacji otrzymasz przydzielenie członkom zespołu projektowego, zapoznaj ich z ogólnymi celami projektu i zapytaj klienta lub właściciela projektu o jak najwięcej pytań, aby móc efektywnie zaplanować projekt. Jest to również świetny czas na budowanie entuzjazmu zespołu w odniesieniu do projektu i zbieranie wszelkich szczegółów w ostatniej chwili, które mogą mieć wpływ na planowanie projektu. Dodatkowe kroki obejmują:

• Analiza interesariuszy
• Przydzielenie sponsora wykonawczego
• Opracowywanie i komunikacja dokumentu
• Formalne spotkanie inauguracyjne

Planowanie

Po zainicjowaniu projektu i zebraniu wszystkich istotnych informacji rozpoczniesz planowanie projektu. Etap planowania zależy od wielkości twojego projektu, ilości informacji, które musisz zorganizować i jak duży jest twój zespół. Efektem planowania powinien być przejrzysty plan projektu lub harmonogram, z którego każdy będzie realizował przydzielone zadania. Korzystanie z programu do planowania projektów, takiego jak Microsoft Project lub Basecamp, jest niezwykle pomocne przy planowaniu projektu. Jeśli nie masz dostępu do jednego z tych programów, wykonaj ogólne wyszukiwanie online, aby uzyskać bezpłatne oprogramowanie do planowania projektu.

Mimo że korzystanie z programu do planowania projektów jest pomocne, nie zawsze jest to konieczne. Korzystanie z Excela i Worda do tworzenia planu i przekazywania go zespołowi jest równie skuteczne. Konkretne zadania na etapie planowania obejmują:

• Stworzenie planu komunikacji dla różnych zainteresowanych stron.
• Opracowanie szczegółowej struktury podziału pracy.
• Identyfikacja ścieżki krytycznej.
• Opracowywanie zasobów na planie projektu i udoskonalanie sekwencjonowania pracy w oparciu o zależności projektu i ograniczenia zasobów.
• Opracowanie szczegółowego harmonogramu.
• Ocena ryzyka i opracowanie priorytetów ryzyka i planu łagodzenia ryzyka.

Wykonanie

Teraz, gdy masz solidny plan projektu, zespół może rozpocząć wykonywanie projektu zgodnie z przypisanymi mu zadaniami. Jest to etap, w którym każdy zaczyna pracę. Będziesz chciał oficjalnie rozpocząć etap realizacji z osobistymi spotkaniami, aby upewnić się, że każdy ma to, czego potrzebuje, aby rozpocząć wykonywanie swojej części projektu. Rozpoczęcie pracy zespołu na właściwym torze jest integralną częścią sukcesu projektu, więc wyraźnie określ harmonogram i plan komunikacji.

Monitor i kontrola

Podczas gdy projekt znajduje się w fazie realizacji, zaczniesz go monitorować i kontrolować, aby upewnić się, że porusza się on zgodnie z planem. Istnieje wiele sposobów monitorowania i kontrolowania projektu. Skuteczne są przypadkowe odprawy z liderami zespołów, organizowane codzienne „stand-upy” lub bardziej formalne cotygodniowe spotkania. Informacje pochodzące z tych spotkań lub kanałów komunikacji będą informować o pętli sprzężenia zwrotnego i ostatecznie o wszelkich zmianach i dostosowaniach, które są niezbędne w projekcie. Dodatkowe ważne działania na tym etapie obejmują:

• Przestrzeganie wcześniej ustalonego planu komunikacji w celu zapewnienia świadomości interesariuszy na temat statusu projektu.
• Monitorowanie zespołów roboczych i działań roboczych na ścieżce krytycznej.
• Identyfikowanie możliwości poprawy wydajności harmonogramu dzięki szybkiemu śledzeniu lub równoległemu wykonywaniu działań lub, w razie potrzeby, zawieszaniu harmonogramu przez dodanie zasobów.
• Monitorowanie rzeczywistych i planowanych kosztów.
• W niektórych przypadkach monitorowanie, obliczanie i raportowanie wartości zarobionej dla planu projektu.
• Monitoruj i łagodz ryzyko oraz udoskonalaj plan ryzyka według potrzeb.

Zamknij projekt

Kiedy wszystkie szczegóły i zadania twojego projektu są kompletne i zatwierdzone przez klienta lub właściciela projektu; możesz wreszcie zamknąć projekt. Zamknięcie projektu jest równie ważne, jak jego inicjacja, planowanie i wykonanie. Będziesz chciał udokumentować wszystkie informacje z projektu i uporządkować je, aby w razie potrzeby wrócić do niego. Jest to również dobry moment na przeprowadzenie sekcji zwłok w projekcie, aby wszyscy członkowie zespołu mogli zastanowić się, co poszło dobrze lub źle podczas projektu. Powinien być również udokumentowany, aby wynik mógł być udostępniony innym członkom projektu i umieszczony w folderze historii projektu.

Wreszcie ważne jest, aby formalnie odroczyć zespół projektowy, zapewniając informacje zwrotne i oceny wyników zgodnie z polityką firmy.