Jak Chunking poprawia efektywność i wydajność pracy

Jako menedżerowie spędzamy zbyt dużo naszego dnia, próbując dopasować więcej pracy do krótszego czasu. Częstą odpowiedzią dla przepracowanych specjalistów na wszystkich poziomach jest próba wielozadaniowości poprzez wykonywanie wielu czynności jednocześnie. Problem polega na tym, że wielozadaniowość nie działa.

Dlaczego wielozadaniowość nie jest najbardziej efektywnym podejściem do wydajności pracy

Na przykład, wyobraź sobie, że kiedy myjesz zęby rano, zaczynasz myśleć o porządku obrad dużego spotkania w dalszej części dnia. Czyszczenie zębów nie wymaga dużej mocy obliczeniowej twojego mózgu i możesz być w stanie skoncentrować się na porządku obrad podczas mechanicznego radzenia sobie z porannym zadaniem czyszczenia zębów.

Ale co z dwoma zadaniami, które wymagają większego potencjału mózgu? Być może rozmawiasz przez telefon podczas przygotowywania śniadania. Oba zadania można wykonać poprawnie, ale możliwość popełnienia błędów z powodu zaniku uwagi jest duża.

Chunking jako alternatywa dla wielozadaniowości

„Chunking” opisuje sposób działania ludzkiej pamięci. Ważne jest, aby pamiętać tę koncepcję, gdy patrzymy na wykonanie kilku zadań jednocześnie. W rzeczywistości przełączamy się między nimi, a nie wykonujemy je w tym samym czasie (chociaż w przypadku szczotkowania zębów może się wydawać, że są równoczesne).

Wyobraź sobie, że rozmawiasz przez telefon, gdy ktoś wchodzi do twojego biura. Proszą o radę lub szybką decyzję w sprawie. Przestajesz słuchać osoby na telefonie przez chwilę, zeskanować notatkę przed sobą, wypisać odpowiedź i wrócić do rozmowy telefonicznej. W tym samym czasie nie wykonałeś dwóch czynności (rozmowa telefoniczna i rozmowa osobista).

W rzeczywistości wykonałeś kolejno trzy zadania; rozpoczął rozmowę telefoniczną, przeprowadził rozmowę osobistą, a następnie wznowił rozmowę telefoniczną. Tak jak w powyższym przykładzie śniadaniowym, moglibyście uzyskać lepsze wyniki w mniejszym czasie, gdybyście robili to jeden po drugim, a nie w tym samym czasie. Powodem jest to, że kiedy zaczynasz każde zadanie, musisz się na nim skupić i zacząć.

Dlaczego czas uruchamiania w wielozadaniowości jest nieskuteczny

Kiedy zacząłeś rozmowę telefoniczną, musiałeś o tym pomyśleć, znaleźć numer telefonu i wykonać połączenie. Kiedy zostałeś przerwany, musiałeś dowiedzieć się, czego ta osoba od ciebie chciała, aby móc podjąć decyzję. Wreszcie, gdy wznowiłeś rozmowę telefoniczną, musiałeś pamiętać, gdzie skończyłeś. Mógłbyś nawet powiedzieć, „Ups, przepraszam, ktoś wszedł. Co ty mówiłeś?”

Im więcej startów i przystanków wykonasz w ciągu dnia, tym więcej masz czasochłonnych momentów rozruchowych. Te chwile są nieproduktywne. Jeśli masz codzienny raport do przygotowania, moment rozpoczęcia jest prawdopodobnie dość krótki w porównaniu z tym, który ma miejsce w raporcie, który robisz tylko raz na kwartał. Mimo to, jeśli przygotowujesz ten raport i zostajesz przerwany, masz prawie tyle samo czasu na uruchomienie za każdym razem.

Załóżmy na przykład, że możesz napisać raport w ciągu 30 minut bez żadnych przerw. Jednak w ciągu dnia mogą pojawić się nieplanowane zadania i przerwy w ciągu kilku godzin. To znaczne opóźnienie często nie wynika tak bardzo z rzeczywistych przerw, jak czas potrzebny na ponowne uruchomienie raportu.

Dlaczego warto spróbować kawałkowania zamiast wielozadaniowości

Ok, czasami musisz wykonywać wiele zadań. Twoja praca może działać tak jak moja, więc co jest lepsze niż wielozadaniowość? Chunking jest lepszy.

Chunking to koncepcja dzielenia dnia na większe części zamiast reagowania na ciągłe przerwy. Im więcej fragmentów czasu możesz poświęcić na konkretne zadania, tym mniej będziesz mieć momentów rozruchowych, a Twoja wydajność będzie proporcjonalnie wzrastać. Ponieważ nie będziesz spędzać tyle czasu w momentach rozruchu, będziesz miał więcej czasu, a zrobisz więcej. Jako bonus, ponieważ będziesz mógł skupić się na pojedynczym zadaniu, zrobisz to lepiej.

Na marginesie, menedżerowie projektu już dawno odkryli moc tej techniki i stworzyli własną wersję „dzielenia” poprzez proces struktury podziału pracy.

Jak zacząć z Chunking at Work

Więc jak możesz zacząć rozdrabnianie?

• Zacznij od małego, dopóki go nie poczujesz. Wybierz jedno zadanie, być może Twój raport tygodniowy.
• Odłóż na bok 30 minut, które wiesz, że zajmie.
• Zamknij drzwi lub ustaw znak „Geniusz w pracy” lub coś w tym stylu, a następnie skoncentruj się na raporcie i nic poza raportem.
• Zignoruj ​​telefon.
• Nie sprawdzaj poczty e-mail.
• Po prostu napisz raport.

Spróbuj tego samego w przypadku połączeń telefonicznych, spotkań pracowników i innych regularnych czynności. Skoncentruj się, pozbądź się swoich dni, a po kilku tygodniach ćwiczeń poczujesz się i będziesz bardziej wydajny.

Dolna linia

Nie marnuj zbyt wiele czasu, próbując wykonywać wiele zadań. Zamiast tego spraw, abyś stał się bardziej wydajny i produktywny poprzez dzielenie. Choć termin jest niewygodny, koncepcja jest skuteczna.

Zaktualizowane przez Art Petty