Plusy i minusy grafików w reklamie

Wiele branż korzysta z kart czasu pracy do monitorowania wydajności pracowników i obliczania zarobków i korzyści. Niektóre używają systemu „taktowania” z oficjalnymi kartami czasu, a inne polegają na systemie zarządzania czasem, który rejestruje zawiłe szczegóły dotyczące czasu spędzanego każdego dnia. Ten ostatni jest używany przez agencje reklamowe, marketingowe i projektowe na całym świecie.

Wprowadzanie danych w tych grafikach, zwykle przez pracowników działu kreatywnego, rejestruje godziny, które zostały wydane na każdą część projektu. Oznacza to nie tylko tworzenie kampanii, ale także wstępną odprawę, prezentację klienta, a nawet czas spędzony na zdjęciach i studiach produkcyjnych. Tylko dzięki uzyskaniu jasnego obrazu sposobu, w jaki wydano czas, agencja może skutecznie obsłużyć obciążenie pracą, rozliczenie klienta i sposób przydzielania czasu między zespołami.

Karta graficzna w pigułce

W pierwszych dniach reklamy, podobnie jak wiele zadań z tamtej epoki, czas nagrywano ręcznie na papierze za pomocą długopisów i ołówków (i dużo wymazywania). W dzisiejszych czasach czas jest wprowadzany do komputera lub tabletu za pomocą zaawansowanego oprogramowania, które może pobierać raporty wszystkich odmian. Większość sklepów ma bardzo podobny szablon, który obejmuje:

• Numer pracy
• Klient
• Zadanie pod ręką
• Wszyscy przydzieleni pracownicy
• Data i liczba przepracowanych godzin
• Cena za godzinę
• Z biegiem czasu

Podczas uruchamiania projektu dla klienta menedżer konta lub menedżer ruchu otworzy numer zadania i zacznie śledzić godziny. Zwykle są one zgodne z propozycją lub ofertą przekazaną klientowi i zostaną podzielone na godziny spędzone głównie na badania, planowanie i strategię, kreatywny rozwój, produkcję i administrację projektem.

Jeśli wszystko pójdzie zgodnie z planem, rzeczywiste godziny spędzone na projekcie będą dobrze skorelowane z szacunkiem, ale zazwyczaj tak nie jest. Twórczy rozwój często pochłania więcej czasu niż jakakolwiek inna część procesu, ze względu na zmianę kierunku, opinie klientów lub niemożność złamania krótkiego opisu. Może stać się punktem spornym z klientem, ponieważ nie chce wydawać dużo dodatkowych pieniędzy na czas twórczy, ponieważ dział kreatywny ma problemy z identyfikacją rozwiązania.

Jednak ewidencja czasu pracy musi być wypełniona poprawnie, aby śledzić ten czas i pokazać klientowi, w jaki sposób wydano pieniądze i jak działa agencja. Jest to dobry sposób na sprawdzenie, czy niektóre projekty są zbyt pracochłonne, aby uzyskać zysk, lub czy inne są tak lukratywne, że zasługują na inwestycję w tego klienta do dalszej pracy. W skrócie to jest rola grafiku.

Plusy

Oto dlaczego karty pracy są siłą napędową każdej agencji:

• Pieniądze: Grafiki pokazują agencji (nawet w domu), ile godzin zostało zarejestrowanych dla każdej części każdej kampanii. Łatwo jest wtedy sprawdzić, czy zachowujący się klient jest tego wart, lub czy nadszedł czas, aby postawić klienta na każdym projekcie. Z wewnętrzną agencją czas ten nie może bezpośrednio prowadzić do rozliczeń, ale pokazuje zarządowi, jak skutecznie wykorzystują czas działu kreatywnego. Jeśli zostanie wykryty, spędza 90% swojego czasu na jednym aspekcie biznesu, który może stworzyć pewne czerwone flagi.

• Przezroczystość: Jeśli karty graficzne są wykonywane poprawnie, łatwo jest zobaczyć, gdzie wszystko działa płynnie, i gdzie pojawiają się wąskie gardła lub nieefektywności. Dlaczego jeden copywriter spędza połowę czasu na jednym kliencie niż drugi? A jeśli potrzebnych jest więcej kreacji, szybkie spojrzenie na grafikę pozwoli sprawdzić, czy dział jest przepracowany.
• Zaangażowanie i odpowiedzialność: Większość klientów oczekuje, że pewna ilość godzin zostanie wydana na projekt. Jeśli nie wierzą, że odpowiedni nakład pracy został włożony w pracę, karty pracy mogą dostarczyć danych, aby powiedzieć inaczej. To także sposób na pokazanie niektórym klientom, jaką wartość otrzymują od agencji.

• Analiza: Wyniki historyczne są często dobrym wskaźnikiem przyszłości. Jeśli klient wysysa życie z agencji i sprawia, że ​​wszyscy są piekielni, dane z kart czasu pracy mogą pokazać, czy warto trzymać tego klienta w pobliżu, czy nadszedł czas, aby pozwolić im odejść. Z drugiej strony równania może pokazać agencji rentowność niektórych klientów, która wymaga minimalnej pracy twórczej i wysiłku, ale maksymalny zwrot z inwestycji.

Cons

Z tymi wszystkimi dodatkowymi punktami, w czym problem? Cóż, istnieje powód, dla którego karty czasu pracy są powszechnie nienawidzone przez prawie wszystkich, z wyjątkiem liczników liczb w agencji:

• Czas: Wiele osób w agencjach, zwłaszcza w działach kreatywnych, nie chce poświęcać żadnego czasu na administrowanie. Jako twórca może być szkodliwe oderwać się od wielkiej kreatywnej burzy mózgów, aby wypełnić godziny. Wielu menedżerów kont ma te same problemy. To ironiczne, ale czas na karty pracy jest rzadko przydzielany.
• Błędy: To idzie bezpośrednio do pierwszego punktu. Wiele reklam opuści grafikę do ostatniej minuty przed raportem rozliczeniowym na koniec miesiąca. A to oznacza, że ​​dokładność grafiku zmienia się z dość dobrej na przerażającą. Trudno sobie przypomnieć, ile minut spędziłeś na jednej pracy dwa tygodnie temu, więc często jest to zgadywanie. Jeśli wszystkie karty graficzne są odgadnięte, czyni je prawie bezużytecznymi.

• Słaba ostrość: Czas nie jest doskonałym wskaźnikiem doskonałej reklamy. Jeden sklep mógłby spędzić 40 godzin i nie produkować niczego z nut; inny mógłby pracować 10 i stworzyć arcydzieło. Karty graficzne nie rejestrują jakości myślenia; tylko czas spędzony na tym.

Przyszłość

Ewidencje czasu pracy są tutaj, a muszą być wykonywane ręcznie. Automatyczne śledzenie czasu nie działa, ponieważ wymaga ręcznego uruchamiania i zatrzymywania. Jeśli zapomnisz uruchomić zegar, tracisz godziny. Zapomnij o tym, a jakiś biedny klient jest obciążany opłatami za godziny pracy, które zostały wydane na inny projekt. To z kolei może prowadzić do problemów (a nawet procesów sądowych) z zawyżaniem cen i utratą cennego klienta.

Jedynym sposobem zagwarantowania dobrego śledzenia czasu jest naleganie, aby wszyscy w agencji aktualizowali karty czasu pracy co najmniej dwa razy dziennie, raz przed obiadem, a następnie ponownie przed powrotem do domu. Jeśli tak się stanie, karty pracy będą dokładne i pomocne. A jeśli nie zostanie to zrobione, agencje powinny stać się kreatywne z motywacją. Znajdź sposób na zachęcenie do śledzenia czasu.

Daj tym pracownikom, którzy skrupulatnie zapisują swój czas, premię tygodniową lub kilka godzin wolnego w piątki. Może wydawać się to stratą czasu i pieniędzy, ale dokładna karta czasu pracy może być warta znacznie więcej dla agencji niż kilkaset dolarów tu lub tam każdego tygodnia.