Plusy i minusy polityki BYOD (Bring Your Own Device)

Polityka „Przynieś własne urządzenie” (BYOD) to kłopot na teraz i na przyszłość. Przed czasami smartfonów i laptopów pomysł, aby poprosić pracownika o przyniesienie własnego sprzętu do pracy, był śmieszny. („Chcielibyśmy zaoferować ci pracę sekretarza, panno Jones, ale proszę podać własną maszynę do pisania do pracy.”)

Ale dziś każdy ma w kieszeni iPhone'a, a na biurku laptop. Wielu menedżerów biznesowych zastanawia się, dlaczego powinni płacić za telefon lub laptop, gdy pracownicy już go mają? Stąd pojawia się firma Bring Your Own Device.

Jeśli myślisz o wdrożeniu polityki BYOD, pomyśl o zaletach i wadach. Oto plusy i minusy, które warto rozważyć, kiedy myślisz o najlepszym kierunku dla swojej firmy.

Zalety polityki BYOD

Koszt: Przekonasz się, że koszt zakupu telefonów i laptopów dla każdego pracownika jest wysoki. Jeśli poprosisz pracowników o przyniesienie własnych, oszczędzasz dosłownie fortunę. Możesz natknąć się na pracownika, który nie jest właścicielem smartfona, ale większość ludzi już to robi.

Niedawne badanie Pew Research wykazało, że 77% dorosłych Amerykanów posiada już smartfony, z czego 92% to osoby w wieku 18-29 lat.

Wygoda:Pracownicy mogą przypiąć jeden telefon do kieszeni i nie muszą się martwić o opiekę nad dwoma urządzeniami. Praca e-mail, domowa poczta e-mail, wszystko razem. Dowiesz się, że zawsze możesz dotrzeć do swoich pracowników, ponieważ zawsze będą mieli przy sobie telefon.

Każdy pracownik lubi własny sprzęt:Jeśli John lubi iPhony, a Jane lubi androidy, oboje mogą korzystać z preferowanego systemu. Nie muszą uczyć się nowych systemów. Często, jeśli Twoja firma płaci za zainstalowanie Microsoft Office lub Photoshop lub jakiegokolwiek oprogramowania potrzebnego pracownikowi do pracy na osobistym laptopie pracownika, pracownik jest szczęśliwy, że posiada oprogramowanie do pracy osobistej.

Pracownik nie ma wiedzy na temat nowego sprzętu, ponieważ pracownik już wie, jak korzystać z własnych urządzeń elektronicznych. Mogą wskoczyć do pierwszego dnia, aby uzyskać natychmiastową wydajność.

Nowoczesna technologia: Aktualizacja sprzętu to ogromny wydatek dla każdej firmy, ale pracownicy są często bardziej zmotywowani do płacenia za wymianę telefonu lub laptopa na najnowsze dostępne urządzenie. Jest to dobrodziejstwo dla Twojej firmy, ponieważ sprzęt jest aktualizowany szybciej, niż gdyby firma musiała za to zapłacić.

Poczucie własności: Jeśli zgubisz swój firmowy telefon, to ból, ale firma dostarczy ci nowy. Jeśli zgubisz swój telefon, świat się kończy. W związku z tym pracownicy są bardziej skłonni do kontrolowania swojego sprzętu, ponieważ faktycznie do nich należy. Nie tracą po prostu kawałka plastiku - tracą zdjęcia, wspomnienia i to, co może czuć się jak ich prawe ramię.

Wady polityki BYOD

Wsparcie IT: Jeśli każdy pracownik ma standardowy komputer, tablet i telefon, łatwiej jest działowi IT wspierać i naprawiać urządzenia. Jeśli każdy ma swój własny, utrzymanie elektroniki może stać się skomplikowane. Jeśli chcesz zainstalować niestandardowe oprogramowanie, czy będzie działać na wszystkich urządzeniach? Co jeśli Jane nie chce zaktualizować swojego laptopa? Co jeśli John chce uruchomić Linuksa, podczas gdy wszyscy inni używają systemu Windows?

Bezpieczeństwo: Jakie dane generuje i używa Twoja organizacja? Łatwo jest tworzyć reguły dotyczące tego, jak pracownicy powinni korzystać z urządzeń firmowych, ale nie jest tak łatwo powiedzieć swoim pracownikom, że nie mogą pozwolić, aby ich 13-latek napisał szkolny papier na swoim własnym laptopie. Co zamierzasz zrobić, aby zapewnić bezpieczeństwo informacji o swojej firmie?

Co się stanie, gdy pracownik odejdzie z pracy? Będziesz chciał usunąć wszelkie poufne informacje z dowolnego urządzenia pracowniczego, gdy opuszczą firmę. Ale nie chcesz usuwać ich danych osobowych. Nikt nie jest szczęśliwy, jeśli powiesz: „IT musi zetrzeć wszystkie zdjęcia i dokumenty z komputera, aby upewnić się, że nie bierzesz żadnych poufnych informacji”.

Musisz określić, w jaki sposób zabezpieczysz poufne informacje, zanim pracownik zgodzi się na użycie swojego sprzętu do pracy. Upewnij się, że od samego początku jasno określisz, co zrobisz z informacjami niejawnymi na urządzeniu lub będziesz miał problemy, gdy pracownik odejdzie.

Co dzieje się z numerem telefonu, gdy pracownik odchodzi? Jeśli Jane jest sprzedawczynią, która używa swojego osobistego numeru telefonu do celów służbowych, gdy wychodzi i przenosi się do konkurenta, wszyscy jej klienci nadal mają swój numer telefonu w swoich rejestrach.

Kiedy zadzwonią, odpowie, a Jane będzie miała dużo łatwiejszy czas na przeniesienie tych klientów do nowej firmy. Nawet jeśli Jane podpisała umowę o zakazie konkurencji, jeśli klienci przyjdą do Jane, nie możesz ich legalnie zatrzymać. Dopóki Jane nie ściga klientów, jest jasna.

Wnioski dotyczące zasad BYOD

Czy polityka BYOD jest odpowiednia dla Twojej firmy? Polityka BYOD może działać dobrze dla Twojej firmy. Ale nie podejmuj decyzji wyłącznie na podstawie wygody i czynników kosztowych. Pomyśl o tym, jak polityka BYOD wpłynie na Twoją firmę i pomyśl, czego chcą Twoi pracownicy.

Spójrz w przyszłość i podejmuj decyzje, jak obsługiwać urządzenia, gdy pracownik opuści Twoją organizację. Polityka BYOD może przyczynić się do sukcesu Twojej firmy - zwłaszcza dla małych firm - ale istnieją pewne wady, które trzeba zidentyfikować i zarządzać.

--------------------------------------

Suzanne Lucas jest niezależną dziennikarką specjalizującą się w zasobach ludzkich. Prace Suzanne znalazły się w publikacjach dotyczących notatek, w tym Forbes, CBS, Business Inside r i Yahoo.