3 scenariusze, gdy komunikacja online nie jest właściwa

Jest tak wiele sposobów komunikowania się online. Jest jeden e-mail, wiadomości tekstowe lub wiadomości za pośrednictwem jednej z wielu aplikacji, które go obsługują. Ale korzystanie z poczty elektronicznej lub przesyłania wiadomości nie zawsze jest najskuteczniejszym sposobem komunikacji.

W pewnych okolicznościach powinieneś ich unikać. Oczywiście, łatwo ukryć się za komputerem i powiedzieć, co chcesz powiedzieć za pomocą klawiatury. Ale czasami musisz wyjść na świat i użyć swojego głosu.

Oto trzy sytuacje, w których byłoby lepiej, gdyby nie trafiono wysłania.

Unikaj uderzeń Wyślij, aby rozwiązać konflikt

Wszyscy byliśmy częścią wiadomości e-mail lub ciągu wiadomości między dwiema stronami próbującymi rozwiązać problem. Czasami możesz być jednym z dwóch głównych uczestników, a może po prostu jesteś jedną z wielu osób, do których czujesz się zmuszony.

Przy każdej odpowiedzi na e-mail lub wiadomość problem nasila się. Ostatecznie problem, który być może był stosunkowo niewielki, stał się znacznie większy. Zwykle prowadzi to do spotkania twarzą w twarz między obiema stronami, a także przełożonego lub kierownika w celu rozwiązania konfliktu.

Zamiast korzystać z poczty e-mail lub wiadomości w celu rozwiązania konfliktu, zadzwoń do osoby lub zaplanuj spotkanie twarzą w twarz. Jeśli jesteś odbiorcą wiadomości e-mail lub wiadomości od kogoś innego, który próbuje rozwiązać problem, oprzyj się pokusie odpowiedzi za pośrednictwem poczty e-mail. Podnieś telefon lub wejdź do biura drugiej osoby i powiedz: „Otrzymałem Twój e-mail i pomyślałem, że może lepiej będzie, jeśli omówimy tę sytuację jeden na jeden, a nie przez e-mail. Czy masz kilka minut na rozmowę? „

Jeśli e-mail jest Twoją jedyną opcją, nie kopiuj innych osób. W ten sposób nasila się problem. Jeśli odbierasz taki e-mail, nie klikaj „odpowiedz wszystkim”. Po prostu odpowiedz tylko osobie, która wysłała wiadomość e-mail. Jeśli „odpowiesz wszystko”, twoja odpowiedź powinna powiedzieć: „Doceniam to, że zwróciłeś moją uwagę na tę sytuację. Zadzwonię do ciebie za chwilę, aby przedyskutować”. Powiadomi to wszystkich, którzy zostali skopiowani, że zajmujesz się sytuacją jeden na jednego.

Unikaj uderzeń, gdy jesteś zdenerwowany

Po niepokojącej sytuacji lub interakcji potrzebujemy okresu ochładzania. Wiadomości e-mail i wiadomości nie nadają się do tego; jest natychmiastowy z założenia. Zamiast tego, po uspokojeniu się, zadzwoń lub odwiedź osobę, aby omówić sytuację. Jeśli jesteś na końcu zjadliwego e-maila, unikaj chęci odpowiedzi. Daj sobie czas na uspokojenie, a następnie zadzwoń do osoby i poproś o rozmowę twarzą w twarz.

W przyszłości zdecyduj z wyprzedzeniem, że nigdy nie będziesz używać poczty e-mail lub wiadomości, gdy będziesz zdenerwowany. Uczyń to nie podlegającym negocjacjom paktem ze sobą.

Jeśli czujesz potrzebę napisania czegoś, gdy jesteś zdenerwowany, napisz wiadomość. Nie wpisuj go do wiadomości e-mail, nawet jeśli nie zamierzasz wysłać wiadomości. Nie byłbyś pierwszą osobą, która przypadkowo trafi na przycisk „wyślij” zamiast na „zapisz”.

Unikaj trafiania Wyślij do wysłania złych wiadomości

Nikt nie lubi otrzymywać złych wiadomości i otrzymywać je za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wiadomość może dodać sól do rany. Czy kiedykolwiek wysłałeś e-mail do klienta, aby poinformować ich, że ich zamówienie zostało opóźnione?

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi „tak”, zaprzestań używania poczty e-mail lub przesyłania wiadomości, aby przekazywać złe wiadomości. Posługiwanie się wiadomościami e-mail lub przesyłaniem wiadomości w celu przekazania złych wiadomości może wysłać wiadomość, której nie obchodzi, lub że problem nie jest na tyle ważny, aby zagwarantować Twoją osobistą uwagę. Kiedy używasz e-maila lub wiadomości do przekazywania złych wiadomości, nie możesz ocenić reakcji danej osoby. Najprawdopodobniej ludzie będą rozczarowani lub zdenerwowani. Jeśli nie dostarczasz wiadomości osobiście, ich rozczarowanie może nasilić się i stworzyć jeszcze gorszą sytuację.

Wreszcie, gdy używasz e-maila lub wiadomości w tym scenariuszu, wydajesz się tchórzliwy. Klienci, współpracownicy, szefowie i przyjaciele doceniają ludzi, którzy mają odwagę osobiście przekazywać złe wiadomości.

Jeśli nie masz pewności, czy Twoja wiadomość kwalifikuje się jako zła wiadomość, zadaj sobie pytanie: „Czy chciałbym otrzymać wiadomość e-mail lub wiadomość z tego typu wiadomościami, czy też wolałbym, aby wiadomość została przekazana osobiście?”. Następnie działaj odpowiednio.

Chociaż nie ma wątpliwości, że poczta elektroniczna lub przesyłanie wiadomości to szybki i skuteczny sposób komunikacji, nie zawsze jest to odpowiedni sposób. Postępuj zgodnie z powyższymi wskazówkami i unikaj używania wiadomości e-mail lub wiadomości, gdy jest to niewłaściwe.