Dlaczego komunikacja jest ważna w zarządzaniu zmianami

Nie możesz przesadnie komunikować się, kiedy prosisz swoją organizację o zmianę. Każdy odnoszący sukcesy menedżer, który poprowadził udany wysiłek w zakresie zarządzania zmianą, wyraża potrzebę nadmiernej komunikacji podczas doświadczeń związanych ze zmianami i wydaje to oświadczenie z perspektywy czasu.

Nie istnieje organizacja, w której pracownicy byliby całkowicie zadowoleni z komunikacji. Komunikacja jest jednym z najtrudniejszych problemów w organizacjach. Jest to obszar, na który pracownicy najczęściej skarżą się podczas zmian organizacyjnych i codziennych operacji. Powód?

Skuteczna komunikacja wymaga czterech elementów, które doskonale współdziałają w celu stworzenia wspólnego znaczenia, ulubionej definicji komunikacji.

• Osoba wysyłająca wiadomość musi przedstawić wiadomość jasno i szczegółowo oraz promieniować integralnością i autentycznością.
• Osoba otrzymująca wiadomość musi zdecydować się słuchać, zadawać pytania dla jasności i ufać nadawcy wiadomości.
• Wybrana metoda dostawy musi odpowiadać okolicznościom i potrzebom zarówno nadawcy, jak i odbiorcy.
• Treść wiadomości musi rezonować i łączyć się na pewnym poziomie z już posiadanymi przekonaniami odbiorcy. Musi zawierać informacje, które pracownik chce usłyszeć. Musi odpowiedzieć na najbardziej cenione i zadawane pytania pracownika.

Wszystko to dzieje się w komunikacji, dlatego dziwię się, że organizacje robią to dobrze. Na szczęście praktycy zarządzania zmianami przedstawili szeroki zakres sugestii na temat tego, jak dobrze się komunikować podczas wszelkich zmian organizacyjnych.

Zalecenia dotyczące komunikacji dla skutecznego zarządzania zmianą

Opracuj pisemny plan komunikacji, aby upewnić się, że wszystkie poniższe procesy wystąpią w procesie zarządzania zmianami.

• Komunikuj się konsekwentnie, często i za pośrednictwem wielu kanałów, w tym mówienia, pisania, wideo, szkoleń, grup fokusowych, tablic ogłoszeń, intranetów i innych informacji na temat zmiany.
• Przekazuj informacje o zmianach tak szybko, jak tylko informacje są dostępne. Wyjaśnij, że masz tendencję do natychmiastowej komunikacji, więc niektóre szczegóły mogą ulec zmianie w późniejszym terminie. Powiedz ludziom, że twoim drugim wyborem jest utrzymywanie komunikacji, dopóki nie będziesz pozytywnie nastawiony do decyzji, celów i postępów, co jest katastrofalne w skutecznym zarządzaniu zmianą.

• Zapewnij ludziom znaczną ilość czasu na zadawanie pytań, prośby o wyjaśnienia i dostarczanie informacji. Jeśli kiedykolwiek uczestniczyłeś w scenariuszu, w którym lider przedstawiał zmiany w dużej grupie za pomocą przezroczystych folii, a następnie uciekł, wiesz, jakie złe wieści są dla integracji zmian. Ludzie muszą czuć się zaangażowani w zmianę. Zaangażowanie tworzy zaangażowanie - nic innego nie jest tak istotne podczas procesu zmiany.
• Wyraźnie przedstaw wizję, misję i cele wysiłków związanych z zarządzaniem zmianą. Pomóż ludziom zrozumieć, jak te zmiany wpłyną na nich osobiście. Jeśli nie pomożesz w tym procesie, ludzie będą tworzyć własne historie, zazwyczaj bardziej negatywne niż prawda.

• Rozpoznajcie, że prawdziwa komunikacja jest rozmową. Jest dwukierunkowy i musi zaowocować prawdziwa dyskusja. To nie może być tylko prezentacja.
• Liderzy zmian lub sponsorzy muszą spędzać czas na rozmowach jeden na jeden lub w małych grupach z osobami, które mają wprowadzić zmiany.
• Przekazuj przyczyny zmian w taki sposób, aby ludzie rozumieli kontekst, cel i potrzebę. Praktycy nazwali to „budowaniem niezapomnianych ram koncepcyjnych” i „tworzeniem teoretycznych ram, które będą podstawą zmiany”.

• Udziel odpowiedzi na pytania tylko wtedy, gdy znasz odpowiedź. Przywódcy niszczą swoją wiarygodność, gdy dostarczają niepoprawne informacje lub wydają się potykać lub cofać, gdy udzielają odpowiedzi. O wiele lepiej jest powiedzieć, że nie wiesz i spróbujesz się dowiedzieć.
• Liderzy muszą słuchać. Unikaj defensywności, usprawiedliwiania i odpowiedzi, które są udzielane zbyt szybko. Działaj z zamyśleniem.
• Udostępniaj liderów i zmieniaj sponsorów, codziennie, jeśli to możliwe, aby mieszać się z innymi w miejscu pracy.
• Organizuj interaktywne warsztaty i fora, na których wszyscy pracownicy mogą wspólnie odkrywać zmiany, ucząc się więcej. Wykorzystaj szkolenie jako formę interaktywnej komunikacji i jako okazję do bezpiecznego odkrywania nowych zachowań i pomysłów dotyczących zmian i zarządzania zmianami. Wszystkie poziomy organizacji muszą uczestniczyć w tych samych sesjach.

• Komunikacja powinna być proaktywna. Jeśli młyn plotek już działa, organizacja czekała zbyt długo na komunikację.
• Zapewnij ludziom możliwość nawiązywania kontaktów między sobą, zarówno formalnie, jak i nieformalnie, aby dzielić się pomysłami na temat zmian i zarządzania zmianami.
• Publicznie przejrzyj pomiary, które są dostępne, aby sporządzić wykres postępów w zarządzaniu zmianami i wysiłkach związanych ze zmianami.
• Publikuj nagrody i uznanie za pozytywne podejście i osiągnięcia w zarządzaniu zmianami i zmianami. Publicznie świętuj każdą małą wygraną.