I-9 Wymagania dotyczące formularza kwalifikacyjnego dotyczącego zatrudnienia

Po zatrudnieniu do nowej pracy pracownicy są zobowiązani udowodnić, że są prawnie uprawnieni do pracy w Stanach Zjednoczonych. W ramach nowej dokumentacji papierkowej dostarczonej przez pracodawcę nowy pracownik musi wypełnić formularz I-9. Ten dokument jest akceptowaną metodą sprawdzania przez pracowników, czy są uprawnieni do pracy w USA

Co to jest formularz I-9?

Gdy pracodawcy zatrudniają nowych pracowników, muszą zweryfikować tożsamość i kwalifikacje każdego nowego pracownika do pracy. Formularz uprawniający do zatrudnienia (I-9) to formularz opracowany przez amerykański Departament Obywatelstwa i Imigracji (USCIS) Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego (DHS), który musi zostać wypełniony dla każdego pracownika zatrudnionego w Stanach Zjednoczonych i jest przyzwyczajony do zweryfikować tożsamość pracownika i ustalić, czy jest on uprawniony do rozpoczęcia pracy w firmie. Upewnij się, że używasz najnowszej wersji I-9, która została zaktualizowana 17 lipca 2017 roku.

Po wypełnieniu formularza kwalifikującego do zatrudnienia

Podczas rekrutacji wszystkich nowych pracowników należy wypełnić formularz kwalifikowalności zatrudnienia (I-9). Pracodawca musi zweryfikować kwalifikowalność i dokumenty tożsamości pracownika i zapisać informacje o dokumencie na formularzu I-9 w ciągu trzech dni od zatrudnienia.

Pracodawcy, którzy nie wypełnią i nie utrzymają formularzy I-9 dla każdego nowego zatrudnienia, mogą podlegać grzywnom lub innym konsekwencjom prawnym ze strony Departamentu Pracy. Pracownicy muszą przedstawić oryginalne dokumenty, a nie fotokopie, dokumentacji, aby udowodnić, że są prawnie upoważnieni do pracy w USA. W drodze wyjątku pracownik może przedstawić uwierzytelniony odpis aktu urodzenia.

Pochodzenie I-9

Ustawa o reformie i kontroli imigracji z 1986 r. (IRCA) uznała amerykańskich pracodawców za prawnie odpowiedzialnych za weryfikację kwalifikowalności zatrudnienia dla wszystkich nowych pracowników. Chociaż formularz I-9 nie jest wymagany dla wolontariuszy lub pracowników zatrudnionych na podstawie umowy, cudzoziemcy na wizach pracowniczych są zobowiązani do wypełnienia formularza.

Jeśli pracownik nie jest w stanie czytać ani pisać po angielsku, formularz umożliwia tłumaczowi lub przygotowującemu go prawnemu wypełnienie formularza w imieniu pracownika. Od października 2004 r. Proces weryfikacji I-9 może zostać zakończony elektronicznie.

Wymagana dokumentacja do udowodnienia uprawnień do pracy

Poza podstawowymi danymi osobowymi, wypełniając formularz I-9, musisz podać przynajmniej jedną z zatwierdzonych form dokumentacji, aby udowodnić swoją tożsamość i uprawnienia do pracy w USA. Dokumentacja zazwyczaj zawiera pewien rodzaj identyfikacji ze zdjęciem i potwierdzenie statusu prawnego w kraju i będą wykorzystywane jako kontrola krzyżowa.

Dopuszczalne dokumenty I-9

Istnieją trzy kategorie dokumentów, które możesz przesłać. Pracownicy są zobowiązani do przedstawienia jednego z dokumentów z listy A lub jednego z dokumentów z listy B i jednego z dokumentów z listy C.

Lista A (dokumenty określające zarówno tożsamość, jak i kwalifikacje do zatrudnienia)

• Paszport Stanów Zjednoczonych
• Stała karta rezydenta lub karta potwierdzająca rejestrację cudzoziemca (I-551)
• Karta pobytu tymczasowego (I-688)
• Dokument autoryzacji zatrudnienia (I-766, I-688B lub I-688A)
• Paszport zagraniczny z tymczasowym stemplem I-551
• Dla cudzoziemców upoważnionych do pracy tylko dla określonego pracodawcy, paszport zagraniczny z formularzem I-94 zezwalający na zatrudnienie u tego pracodawcy

Lista B (dokumenty, które określają tylko tożsamość)

• Prawo jazdy wydane przez państwo lub odległe posiadanie
• Dowód osobisty wydany przez państwo lub odległe posiadanie
• Native American plemienny dokument
• Kanadyjskie prawo jazdy lub dowód osobisty ze zdjęciem (dla kanadyjskich cudzoziemców upoważnionych do pracy tylko dla określonego pracodawcy)
• Legitymacja szkolna z fotografią
• Karta rejestracyjna wyborcy
• Karta wojskowa lub projekt karty US
• Dowód wojskowy zależny

Lista C (dokumenty, które określają wyłącznie uprawnienia do zatrudnienia)

• Karta numeru ubezpieczenia społecznego bez ograniczeń zatrudnienia
• Oryginał lub uwierzytelniony odpis aktu urodzenia z pieczęcią urzędową wydaną przez agencję rządową lub samorządową
• Certyfikacja urodzenia za granicą
• Dowód osobisty obywatela USA
• Native American plemienny dokument
• Formularz I-94 zezwalający na zatrudnienie u tego pracodawcy (dla cudzoziemców upoważnionych do pracy tylko dla określonego pracodawcy)
• Raport konsularny urodzenia za granicą (formularz FS-240)

Kiedy nie musisz wypełniać formularza I-9

Ponieważ ustawa została ustanowiona 6 listopada 1986 r., Większość opłacanych pracowników musi składać formularze I-9. Istnieją jednak pewne wyjątki od reguły. Nie potrzebujesz formularza I-9, jeśli:

• Zostaliśmy zatrudnieni 6 listopada 1986 r. Lub wcześniej i kontynuujemy pracę z oczekiwaniem pozostania w firmie w przyszłości.
• Jesteś zatrudniony do „codziennej pracy domowej”, takiej jak opieka nad dziećmi, niania lub sprzątanie, w prywatnym domu w sposób przerywany.
• Jesteś niezależnym wykonawcą.
• Nie pracujesz fizycznie w Stanach Zjednoczonych.

Nie I-9 Dokumentacja?

Pracownik, który nie przedstawi wymaganego dokumentu lub pokwitowanie dokumentu zastępczego (w przypadku zgubionych, skradzionych lub zniszczonych dokumentów), może zostać rozwiązany w ciągu trzech dni roboczych od daty rozpoczęcia zatrudnienia. Pracownik, który pokazuje pokwitowanie wymiany, ma 90 dni na przedstawienie zastępczych dokumentów.

Jeśli potrzebujesz uzyskać kopię swojej dokumentacji, możesz poprosić o nią online.

Proces weryfikacji formy I-9

Formularze I-9 Obywatela USA są ważne bezterminowo, chyba że wystąpi luka w zatrudnieniu przekraczająca jeden rok. Obcokrajowcy na wizie pracowniczej lub studenci i goście wymieniający muszą mieć przywrócone I-9 z każdym przedłużeniem lub po wygaśnięciu ich wizy z nowym zezwoleniem na zatrudnienie.

Formularze I-9 muszą być przechowywane przez pracodawcę przez trzy lata po dacie rozpoczęcia pracy pracownika lub po upływie roku od zakończenia jego zatrudnienia, w zależności od tego, która z tych dat jest późniejsza.

Klauzule antydyskryminacyjne

Prawodawstwo IRCA, które jest odpowiedzialne za I-9, zawiera również klauzule antydyskryminacyjne. Zgodnie z IRCA obywatele USA, stali rezydenci i osoby ubiegające się o azyl legalnie dopuszczone do legalnej pracy w Stanach Zjednoczonych nie mogą zostać pozbawione zatrudnienia ani zostać z mocy prawa zerwane na podstawie pochodzenia lub obywatelstwa. Ponadto pracodawcy muszą zaakceptować każdy z wyżej wymienionych dokumentów w formularzu I-9, o ile dokumenty są oryginałami lub uwierzytelnionymi kopiami. IRCA jest wykonalna dla wszystkich pracodawców zatrudniających trzech lub więcej pracowników.

Weryfikacja informacji I-9 przez pracodawcę

Pracodawcy mogą weryfikować informacje pracownika I-9 online, aby uniknąć grzywien lub kar za pomocą systemu E-Verify. Jest to usługa online świadczona przez rząd federalny, która porównuje informacje z formularza I-9 pracownika, weryfikację kwalifikowalności zatrudnienia, z informacjami z rejestru Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego USA i Administracji Ubezpieczeń Społecznych w celu potwierdzenia uprawnień do zatrudnienia. Numer ubezpieczenia społecznego pracownika jest wymagany do przeprowadzenia weryfikacji za pomocą E-Verify, a system nie może być użyty do zweryfikowania wygasłego upoważnienia do zatrudnienia.

Kary dla pracodawców, którzy zatrudniają nieautoryzowanych pracowników

Pracodawcy, którzy zatrudniają nieautoryzowanych pracowników, mogą zostać ukarani grzywną w wysokości od 250 do 5000 USD na pracownika, w zależności od powagi sytuacji. Jeśli firma została skazana za co najmniej trzy wykroczenia, kary mogą sięgać nawet 10 000 USD za nielegalnego pracownika lub więcej i do sześciu miesięcy więzienia dla pracodawcy. Akceptacja fałszywych dokumentów może również spowodować, że firma zapłaci od 375 do 3200 dolarów za pierwsze wykroczenie, a dwa razy więcej za dokument za dodatkowe zdarzenia.

Wreszcie, pracodawcy mogą zostać ukarani grzywną lub mieć inne konsekwencje dla dyskryminacji ze względu na obywatelstwo, pochodzenie narodowe, oszustwo lub odrzucenie dokumentu lub odwet.

Zawarte informacje nie stanowią porady prawnej i nie zastępują takiej porady. Przepisy stanowe i federalne często się zmieniają, a informacje te mogą nie odzwierciedlać przepisów państwa lub najnowszych zmian w prawie.