Korzystanie z kamieni milowych w zarządzaniu projektami

Jedną z charakterystycznych cech projektu jest to, że trwa on przez określony czas. To może być od kilku tygodni do kilku lat, aw niektórych przypadkach, na duże projekty budowlane lub roboty publiczne, dziesiątki lat.

Aby śledzić postępy i upewnić się, że kluczowe rezultaty są osiągane zgodnie z harmonogramem, kierownicy projektów wykorzystują kamienie milowe.

Kamieniem milowym projektu jest zadanie o czasie trwania zero, co oznacza osiągnięcie w projekcie. Są one wykorzystywane jako sposób na pokazanie ruchu i postępu oraz pokazanie ludziom, co się dzieje, nawet jeśli nie mają szczegółowej wiedzy na temat zadań związanych z ich dotarciem. Pod tym względem są bardzo przydatne do komunikacji z interesariuszami i ustalania oczekiwań.

Kiedy używać kamieni milowych projektu

Kamienie milowe w zarządzaniu projektami są używane do oznaczania:

• Początek znaczących faz pracy
• Koniec znaczących faz pracy
• Terminy
• Kiedy podejmowana jest ważna decyzja
• Inne ustalone punkty w czasie, które wymagają wzywania konkretnie

Jak często umieszczać kamienie milowe w swoim planie

Szkolenie może zalecić umieszczenie kamieni milowych w planie mniej więcej raz w miesiącu.To jest w porządku i dobra zasada, ale musisz użyć profesjonalnego osądu. Niektóre miesiące mogą mieć dużo aktywności, ponieważ ważne spotkania są oznaczone jako kamienie milowe, podejmowane decyzje i zamykanie jednej fazy i rozpoczęcie innej.

W innych miesiącach możesz skupić się na egzekucji, z bardzo małym, jeśli w ogóle, możesz zawiesić kamień milowy.

Do celów raportowania użyteczne jest stworzenie powodu, aby przynajmniej raz w każdym cyklu raportowania mieć kamień milowy.

Jak kamienie milowe są reprezentowane na wykresie Gantta

Kamienie milowe są jednym ze składników wykresu Gantta i są pokazane na wykresie jako diament. Nie są pokazywane jako normalne zadanie, ponieważ mają czas zerowy: innymi słowy, nie zajmują czasu. Dla celów planowania na wykresie Gantta po prostu się zdarzają.

Jeśli nie używasz wykresów Gantta, nadal możesz używać kamieni milowych. Oto 5 alternatyw dla wykresów Gantta: nadal możesz wykorzystać kamienie milowe w swoim planie, korzystając z nich.

Jeśli chcesz pozostać osobiście zorganizowany, a oprogramowanie do zarządzania projektami nie jest w pełni zintegrowane z kalendarzem, możesz skopiować i wkleić kluczowe daty w swoim dzienniku. W zależności od tego, jak lubisz pracować, może to przypominać o tym, co powinno się zbliżać.

Jak nazwać kamienie milowe

Kamienie milowe powinny mieć jasny opis harmonogramu projektu, ale nie taki, który implikuje, że są zadaniem. Dlatego nie należy ich nazywać „Uzyskaj zgodę na przejście do fazy 2”, ale „Rozpoczyna się faza 2”. Jeśli chcesz odzwierciedlić wysiłek uzyskania zgody na przejście do fazy 2, dodaj zadanie tuż przed kamieniem milowym, aby go pokryć.

Kamienie milowe powinny opisywać punkt czasowy, jaki przedstawiają w ten sposób:

• Faza testowania zakończona
• Zatwierdzony PID
• Podpisana umowa

Wielu kierowników projektów decyduje się również na numerację kamieni milowych w celu ułatwienia odniesienia. Jeśli korzystasz ze struktury podziału pracy, możesz użyć tej numeracji. W przeciwnym razie dobrze jest użyć M1, M2 itd., Aby wyjaśnić, do czego się odnosisz. Jasna struktura nazewnictwa staje się ważniejsza, gdy wzrasta liczba kamieni milowych, więc zastanów się, jak to zrobisz, jeśli twój projekt będzie trwał kilka miesięcy.

Jak zdobyć kamienie milowe podpisane

Kamienie milowe stanowią część harmonogramu projektu, więc kiedy Twój harmonogram zostanie ustalony, powinieneś rozważyć podpisanie kamieni milowych.

Jeśli chcesz zmienić daty swoich kamieni milowych, powinieneś użyć standardowej procedury kontroli zmian, aby wprowadzić zmiany w swoim planie. Może to być tak proste, jak rozmowa ze swoim sponsorem projektu i poinformowanie ich, dlaczego daty muszą się zmienić, lub tak formalne, jak zebranie nowego zalecanego harmonogramu i przekazanie go komitetowi planowania, który ratyfikował.

Najlepiej jest dowiedzieć się, jaki będzie proces podpisywania kamieni milowych, jeśli w ogóle, zanim będzie trzeba z niego korzystać, aby nie tracić czasu, kiedy trzeba dokonać zmiany.

Używanie kamieni milowych do komunikacji

Kamienie milowe są przydatne do komunikacji i raportowania, ponieważ reprezentują minimalne punkty kontroli w planie. Innymi słowy, jeśli wykonałeś wszystkie inne zadania, nadal możesz zobaczyć, co się dzieje i utrzymać projekt do przodu, wykorzystując tylko kamienie milowe.

Powinieneś być w stanie wyciągnąć kamienie milowe i umieścić je w panelu lub raporcie projektu. Powinny opowiedzieć historię projektu w sposób wystarczająco szczegółowy, aby zadowolić osoby, którym się zgłaszasz, zwykle sponsor projektu lub inną grupę wykonawczą, taką jak grupa sterująca (lub zarząd projektu). Każdego miesiąca lub przy częstotliwości raportowania, której używasz, możesz pokazać, które kamienie milowe zostały osiągnięte.

Zgłaszanie kamieni milowych jest dość proste i często odbywa się w formie tabeli. Wymieniasz opis kamienia milowego, datę jego otrzymania, a następnie nową prognozowaną datę. Kiedy kamień milowy zostanie osiągnięty i może być oznaczony jako kompletny, dodajesz również tę datę. Mam nadzieję, że będzie taka sama jak przewidywana data, ale projekty nie zawsze działają w ten sposób.

Taka tabela sprawia, że ​​staje się oczywiste, co zostało ukończone i co jest wyjątkowe. Będziesz mógł zaplanować odpowiedź na pytanie „Dlaczego nie trafiliśmy na ten kamień milowy?”, Zanim pójdziesz spotkać się ze swoim sponsorem lub wysłać raport.

Kiedy plan projektu jest bardzo długi i masz wiele kamieni milowych, łatwiej Ci będzie zrezygnować z ukończonych kamieni milowych w każdym cyklu raportowania. Zgłaszaj tylko zbliżające się lub zakończone w tym miesiącu kamienie milowe: w przyszłym miesiącu zdejmij wszystko, co zostało ukończone w zeszłym miesiącu, więc nie dodawaj ciągle długości raportu, informując ludzi o pracy, którą już znasz.

Kamienie milowe są naprawdę przydatnym narzędziem do zarządzania projektami do planowania, planowania i raportowania i są łatwe w użyciu. Umieść część w następnym planie projektu, śledź przeciw nim, a dowiesz się, jaka częstotliwość działa najlepiej dla Ciebie.

Podobnie jak w przypadku wszystkich elementów zarządzania projektami, używaj ich elastycznie, aby uzyskać pożądany rezultat, korzystając z tych wskazówek i wskazówek, aby poinformować o swoich decyzjach.