I-9 Zawartość pliku dla pracowników

Formularz I-9, weryfikacja uprawnień do zatrudnienia to forma wymagana przez Departament Bezpieczeństwa Wewnętrznego - US Citizenship and Immigration Services (USCIS) w celu udokumentowania uprawnień do zatrudnienia w Stanach Zjednoczonych. Jako pracodawca musisz wypełnić formularz I-9 dla każdego zatrudnionego pracownika.

Wszyscy pracownicy, obywatele i osoby niebędące obywatelami, zatrudnieni po 6 listopada 1986 r., Muszą wypełnić sekcję 1 formularza I-9 w momencie zatrudnienia. Pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie, że sekcja 1 formularza I-9 jest terminowo i prawidłowo wypełniona przez pracownika.

Pracodawca musi sprawdzić weryfikację zatrudnienia i upewnić się, że sekcje 2 i 3 formularza I-9 są również prawidłowo wypełnione. Pracodawcy muszą wypełnić sekcję 2 formularza I-9, badając dowody z pierwszej ręki (tylko oryginalne, niewygasłe dokumenty) tożsamości i uprawnienia do zatrudnienia w ciągu trzech (3) dni roboczych od daty rozpoczęcia zatrudnienia.

Pracownik musi być fizycznie obecny, a jego oryginalne dokumenty muszą zostać poddane przeglądowi osobiście. Pracownik, który przegląda oryginalne dokumenty, musi podpisać sekcję 2 I-9.

Formularz weryfikuje, że sprawdziłeś dwie zatwierdzone formy identyfikacji, które dowodzą, że pracownik jest prawnie upoważniony do pracy w Stanach Zjednoczonych.

Pracodawcy lub ich upoważnieni przedstawiciele muszą wypełnić sekcję 3, gdy potwierdzają, że pracownik jest uprawniony do pracy w USA. Podczas ponownego zatrudniania pracownika w ciągu trzech lat od daty ukończenia I-9, pracodawcy mają możliwość wypełnienia nowego formularza I-9 lub wypełnienia sekcji 3.

Okresowo musisz przeprowadzić audyt formularzy I-9, aby upewnić się, że masz wypełniony formularz dla każdego pracownika. Musisz sprawdzić prawdziwość i kompletność oraz zapisać dowody audytu i wszelkich szkoleń, które członkowie personelu wypełniają lub przechowują I-9.

Lokalizacja wypełnionych formularzy I-9

Z tych powodów będziesz chciał zachować wszystkich pracowników I-9 i towarzyszącą im dokumentację w osobnej dokumentacji personelu.

Rząd może sprawdzić te formularze. Jeśli pracownicy rządowi sprawdzają twoje formularze I-9, nie chcesz pozwolić im na dostęp do prywatnych plików personelu twoich pracowników i zawartych w nich informacji poufnych.

Tak więc, w interesie poufności pracowników i ograniczonego dostępu, chcesz odizolować swojego pracownika I-9s w jednym folderze, który jest specjalnie dedykowany do przechowywania I-9.

Chroni to prywatność pracowników, a także oszczędza pracodawcy przed koniecznością odpowiedzi na dodatkowe pytania, które wynikają z treści akt osobowych pracowników. Możesz nieświadomie otworzyć swoją firmę na większe dochodzenie prowadzone przez pracowników USCIS. Unikaj tego.

Bieżące dochodzenie w sprawie pliku I-9

Według amerykańskiego Urzędu ds. Imigracji i Celów (ICE) rząd może przeprowadzić inspekcję Twoich I-9: „Proces kontroli administracyjnej jest inicjowany przez doręczenie zawiadomienia o inspekcji (NOI) pracodawcy zmuszającemu do produkcji formularzy I-9.

„Zgodnie z prawem pracodawcy otrzymują co najmniej trzy dni robocze na przygotowanie formularzy I-9. Często ICE zwróci się do pracodawcy o dostarczenie dokumentacji uzupełniającej, która może zawierać kopię listy płac, listę obecnych pracowników, statut spółki, i licencje biznesowe. ”

Obecny trend polega na tym, że ICE zwiększa wysiłki w zakresie egzekwowania prawa. Pracodawcy coraz częściej spotykają się z opłatami karnymi nałożonymi na menedżerów, właścicieli i pracowników działu HR za niepoprawne wypełnienie i przechowywanie formularzy I-9 dla każdego pracownika. Przedsiębiorstwa coraz częściej otrzymują znaczące grzywny i są wykluczane.

Pracodawcy muszą poważnie traktować formularze I-9. Poważnie. Potrzebujesz więcej informacji?

Zobacz aktualny formularz I-9 i pełne instrukcje jego wdrażania w Departamencie Bezpieczeństwa Wewnętrznego - US Citizenship and Immigration Services (USCIS).

Znany również jako:akta pracowników, rejestry pracowników, pliki zasobów ludzkich, dokumentacja