Cel i zawartość pliku listy płac pracowników

Plik listy płac dla pracowników jest repozytorium wszystkiego, co ma związek z wypłatą pracownika. Głównym powodem utworzenia pliku listy płac jest ograniczenie dostępu do pozostałych informacji poufnych znajdujących się w pliku personelu.

Cel pliku listy płac pracowników

Plik listy płac umożliwia pracownikom księgowym płacenie pracownikowi bez dostępu do poufnych informacji pracownika. Pracownicy księgowi mogą prowadzić rejestry płac, jeśli ma to sens przy płaceniu pracownikowi. W przypadkach, gdy listy płac i księgowość są zlecane na zewnątrz, jest to jeszcze bardziej zalecana praktyka w odniesieniu do zapisów płacowych pracownika.

Plik listy płac ogranicza dostęp do poufnych informacji o pracownikach. Plik z listami płac umożliwia pracownikom działu księgowości i finansów uzyskanie informacji potrzebnych do opłacenia pracownika w dogodnej lokalizacji. Lokalizacja powinna być bezpieczna i niedostępna dla innych pracowników.

Musisz zaimponować personelowi księgowemu, że informacje w plikach listy płac są poufne i nie powinny być udostępniane bez zezwolenia i podpisywania przez personel HR. Pracownicy księgowi nie powinni również udostępniać żadnych informacji na temat podwyżek, promocji, premii i innych informacji poufnych dotyczących pracowników.

Dział kadr nie musi monitorować dostępu księgowości do plików płacowych pracowników. Zgodnie z zaleceniami dotyczącymi powiązanych plików pracowniczych, takich jak pliki osobowe i medyczne, należy ograniczyć dostęp do pliku listy płac. Tylko osoby, które potrzebują informacji, aby wykonać swoją pracę, powinny zobaczyć zawartość.

Zawartość pliku listy płac pracowników

Jest to sugerowana lista tego, co należy do pliku listy płac pracowników.

• List ofertowy podpisany przez menedżera ds. Zatrudnienia, dział kadr i pracownika
• Autoryzacja płatnicza podpisana przez dział kadr i menedżera ds. Zatrudnienia, gdy istnieje umowa o pracę
• Formularz W-4
• Dokumentacja i autoryzacja związana z wszelkimi świadczeniami pracowniczymi, które obejmują odliczenie wynagrodzenia
• Formularz autoryzacji wpłaty bezpośredniej
• Formularze rozliczania czasu pracy
• Cotygodniowe tygodniowe karty czasu pracy
• Rekordy czasu, jeśli są używane
• Rekordy obecności
• Wnioski o zwrot kosztów, w tym dokumentację i pokwitowania dotyczące podróży i innych zatwierdzonych wydatków

• Formularze zwrotu czesnego i pokwitowania płatności, książek i tak dalej
• Zapłać z wyprzedzeniem
• Dokumenty kredytowe firmy i harmonogram płatności
• Zamówienia i zapisy ozdób
• Upoważnienie do udostępniania prywatnych informacji
• Dokumenty dotyczące każdego pracownika
• Dokumenty związane z dowolną premią, podziałem zysków lub nagrodą uznania
• Formularze W-2
• Upoważnienie do wszelkich innych czynności płacowych, na które pozwala Twoja firma

Znany również jakoakta pracowników, rejestry pracowników, pliki zasobów ludzkich, dokumentacja

Uwaga: Susan Heathfield dokłada wszelkich starań, aby oferować na tej stronie dokładne, zdroworozsądkowe, etyczne zarządzanie zasobami ludzkimi, pracodawcę i miejsce pracy, ale nie jest adwokatem. Treści na stronie nie należy interpretować jako porady prawnej. Witryna ma ogólnoświatową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju, więc artykuły nie mogą być definitywne dla wszystkich w miejscu pracy. W razie wątpliwości zawsze zasięgnij porady prawnej. Informacje na stronie są podane tylko w celach informacyjnych.