Co należy do akt osobowych pracowników?

Akta pracownicze to główna dokumentacja pracownicza, która zawiera historię stosunku pracy od wniosku o zatrudnienie poprzez wywiad wyjazdowy i dokumentację zakończenia zatrudnienia. Tylko pracownicy działu kadr oraz bezpośredni przełożony i kierownik pracownika mogą mieć dostęp do informacji w aktach osobowych pracowników i nigdy nie opuszczają biura zasobów ludzkich.

Akta pracownicze są zazwyczaj przechowywane w zamkniętej, ognioodpornej szafce na akta w zamkniętej lokalizacji, dostępnej dla pracowników działu kadr. Poufność informacji o pracownikach w aktach osobowych ma ogromne znaczenie.

Ze wszystkich plików pracowniczych przechowywanych w firmie, akta personalne pracowników są najczęściej udostępniane codziennie w celu uzyskania informacji od pracodawcy, przełożonego lub personelu działu kadr.

Zagadnienia dotyczące zawartości pliku personalnego pracowników

Podstawowe zasady i pytania, które należy wziąć pod uwagę przy składaniu jakiegokolwiek dokumentu w aktach osobowych pracowników, to te.

• Czy pracodawca potrzebuje konkretnego dokumentu, aby uzasadnić decyzje, jeśli pracodawca został pozwany? Czy pracodawca potrzebuje dokumentu w sądzie?
• Czy pracownik wie i rozumie, że dokument zostanie złożony w aktach personalnych? W większości przypadków pracodawcy powinni zlecić pracownikowi podpisanie dokumentu, aby nie wyrażać zgody na treść dokumentu, ale potwierdzić, że są świadomi i przeczytali dokument.
• Żadnych niespodzianek, opinii ani osobistych notatek dotyczących pracownika nigdy nie należy umieszczać w aktach osobowych pracowników. Tylko fakty, żadne spekulacyjne myśli, nie należą do akt osobowych pracowników.

Treść akt osobowych pracowników

Poniżej znajdują się zalecenia dotyczące dokumentacji, którą pracodawca powinien przechowywać w aktach osobowych pracowników.

Historia zatrudnienia

• Podanie o pracę
• Wznawianie
• Wznów list motywacyjny
• Weryfikacja edukacji
• Weryfikacja zatrudnienia
• Odmowny list
• Umieść opis stanowiska
• Rekordy analizy pracy
• List ofertowy lub umowa o pracę
• Agencja pośrednictwa pracy lub umowa pośrednictwa pracy, jeśli są stosowane
• Informacje kontaktowe w nagłych wypadkach
• Podpisany formularz potwierdzający podręcznik pracownika, zawierający potwierdzenie podręcznika pracownika
• Lista kontrolna z nowej orientacji pracownika przedstawiająca tematy i przez kogo
• Wszelkie umowy dotyczące relokacji i dokumentacja
• Każda umowa, pisemna umowa, odbiór lub potwierdzenie między pracownikiem a pracodawcą (takie jak umowa niekompetentna, umowa o pracę lub umowa dotycząca samochodu służbowego)

• Życie oficjalnych formularzy zatrudnienia, w tym wnioski o przeniesienie, promocję, wewnętrzne podania o pracę itp
• Wszelkie inne dokumenty związane z zatrudnieniem

Rozwój wydajności pracowników, plany rozwoju i poprawa

• Kopie wszelkich wykorzystanych ocen wydajności lub planów rozwoju pracowników
• Samooceny pracowników
• Zapisy z wszelkich formalnych sesji doradczych
• Uwagi na temat obecności lub spóźnienia
• Dokumentacja planu poprawy wydajności
• Raporty z działań dyscyplinarnych
• Przedstawiono uznanie pracowników, takie jak certyfikaty, listy rozpoznawcze i tak dalej
• Formalne sugestie i rekomendacje pracowników, odpowiedzi organizacji
• Rejestry szkoleń
• Prośby o szkolenie
• Oceny kompetencji
• Powiadomienia lub harmonogramy szkoleń lub sesji

• Potrzeba podpisania ocen
• Raporty wydatków szkoleniowych
• Skargi od klientów lub współpracowników

Rekordy zakończenia zatrudnienia

• List rezygnacyjny pracownika
• Wyjdź z dokumentacji wywiadu
• Powiadomienie Cobra
• Lista kontrolna zakończenia zatrudnienia
• Ostateczne rozliczenie wszystkich aspektów zatrudnienia pracownika, takich jak ostateczna wypłata, wynagrodzenie za urlop, zwrot majątku firmy itd.