Wytyczne dotyczące rozliczeń prawnych lub godzin rozliczeniowych

Śledzenie i rozliczanie klientów jest ważną i nieuniknioną częścią pracy w firmie prawniczej. Partnerzy, współpracownicy, paralegals, personel wsparcia procesowego i inni sędziowie mierzący czas rozliczają swój czas w krokach co sześć, dziesięć lub piętnaście minut, w zależności od polityki firmy i wytycznych klienta. Jeśli nie zapłacisz za swój czas, firma nie może wystawić faktury klientowi, a firma nie otrzyma zapłaty. Tym samym pomiar czasu jest funkcją niezbędną dla sukcesu firmy prawniczej.

Wraz ze wzrostem opłat prawnych klienci stali się bardziej świadomi kosztów i znają się na technologii. W rezultacie klienci dokładniej badają rachunki prawne i wykorzystują różnorodne aplikacje bazodanowe do elektronicznego sortowania i analizowania danych rozliczeniowych. Rosnąca tendencja do e-fakturowania (faktury elektroniczne) poddała faktury prawne zwiększonej kontroli, negocjacjom i sporom.

Niezależnie od tego, czy jesteś nowicjuszem w rozliczeniach, czy weteranem, poniższe wskazówki mogą pomóc w szybkim, dokładnym i dokładnym wprowadzeniu czasu.

Wykonaj szczegółowe opisy rozliczeń

Szczegółowe opisy zadań stanowią podstawowy element dobrze sporządzonej faktury. Ważne jest, aby opis twoich wysiłków zawierał wystarczającą ilość szczegółów, aby recenzent mógł ocenić charakter i wartość zadania.

Znalezienie właściwej równowagi między zwięzłością i szczegółowością może być trudne. Zbyt długi i słowny opis zadania zwiększa dwuznaczność i osłabia zrozumienie. Zbyt krótki opis utrudnia ocenę stosowności wykonanego zadania i wydatkowanego czasu. Na przykład pobieżne zwroty, takie jak „przegląd plików”, „próbny prep” i „przegląd dokumentów”, niewiele mówią o tym, co zrobiłeś i dlaczego zaangażowałeś się w konkretne zadanie. Zamiast „przeglądu dokumentów” lepszym opisem jest „Przegląd drugiego zestawu przesłuchań powoda”.

Unikaj rozliczeń blokowych

Fakturowanie blokowe to praktyka polegająca na umieszczeniu grupy zadań w podsumowaniu bloku w ramach pojedynczego wpisu. Na przykład: „Projekty wniosków przesłuchań; konferencja telefoniczna z dr Brownem: raport ekspercki; podsumuj złożenie pana Smitha; przeglądać i korygować korespondencję do przeciwnego obrońcy. 7,3 godziny. ”

Klienci rozpoznają rozliczanie blokowe jako strategię maskowania nieefektywności. Ponadto wiele sądów nie zezwala na rozliczanie blokowe, ponieważ utrudnia to skuteczny zwrot kosztów adwokackich po wydaniu wyroku. Bardziej efektywnym sposobem rozliczania jest osobne wyszczególnienie każdego niezależnego działania i odpowiadającego mu czasu.

Szybko nagrywaj czas

Nagrywanie czasu bezpośrednio po wykonaniu zadania jest najlepszym sposobem zapewnienia dokładności. Próba zrekonstruowania działań dni (lub tygodni lub miesięcy) po fakcie jest trudna i zachęca do „dopełniania” czasu (nadmuchiwanie rzeczywistego czasu poświęconego na wypełnienie luk w nieuwzględnionym czasie).

Może okazać się niepraktyczne wprowadzanie każdego zadania do oprogramowania mierzącego czas w momencie jego ukończenia. Dlatego rozsądnie jest opracować system czasu nagrywania, który zachęci do szybkiego pomiaru czasu. Niektórzy sędziowie mierzący czas dyktują każde zadanie natychmiast po jego wykonaniu i przepisują go pod koniec dnia. Inni uważają, że łatwiej jest przechowywać notatnik czasu, nagrywać każde zadanie ręcznie, a następnie wprowadzać je (lub wprowadzić sekretarkę) na koniec dnia, tygodnia lub okresu rozliczeniowego.

Zapamiętaj swoją publiczność

Podobnie jak w przypadku każdego dokumentu przygotowywanego do recenzji innej osoby, ważne jest, aby mieć na uwadze odbiorców podczas nagrywania wpisów czasu. Możesz znać osobę sprawdzającą twoje rachunki - być może wewnętrzny doradca przypisany do pliku. Zrozum jednak, że recenzja może się nie skończyć. W wielu przypadkach faktura jest przetwarzana przez wiele osób na różnych poziomach w firmie i poza nią, w tym prawników, księgowych w korporacji klienta i zewnętrznych audytorów. Nagrywając swój czas, najlepiej unikać skrótów, slangu i złożonego żargonu.

Używaj zwięzłej terminologii prawnej, ale pamiętaj, że Twoje karty pracy mogą być przeglądane przez osoby, które nie są przeszkolone w zakresie prawa.

Zapoznaj się z zasadami rozliczania klienta

Każdy klient ma własne zasady i procedury rozliczeniowe.Zasady te są często zawarte w liście do przechowywania lub zaangażowania klienta. Te zasady rozliczeniowe mogą określać ograniczenia kadrowe, wytyczne budżetowe, zasady wydatkowania i szczegółowe wytyczne dotyczące pomiaru czasu. Stając się świadomym podstawowych zasad już na samym początku, możesz bardziej odpowiedzialnie rozliczać swój czas i spełniać oczekiwania klientów.

Klienci korporacyjni coraz częściej korzystają z rozliczeń zadaniowych. Rozliczanie zadaniowe śledzi fakturowanie firmy przez zadanie sądowe. Każdej działalności merytorycznej przypisywany jest kod komputera, który jest wstępnie wybrany przez klienta. Kodowana faktura jest następnie sortowana elektronicznie i analizowana, co pozwala na dogłębną analizę faktury. Częścią zaznajomienia się z zasadami rozliczania klientów jest nauka i właściwe stosowanie niezliczonych specjalistycznych kodów rozliczeniowych opartych na zadaniach, unikalnych dla każdego klienta.