Nadaj swojemu szefowi zaufanie dzięki planowi zarządzania ryzykiem

Najlepsi kierownicy projektów mają pełne zaufanie swojego przełożonego i sponsora projektu. Wykonawcy za swoimi projektami wierzą, gdy mówią, że potrzebują dodatkowego finansowania, większej ilości zasobów lub pomocy w rozwiązaniu problemu.

Kiedy pracujesz w ryzykownych sytuacjach, potrzebujesz odpowiedniego zestawu. Podobnie jak turysta z plecakiem z liny i raków, potrzebujesz także narzędzi do radzenia sobie z ryzykiem projektu.

Możesz zwiększyć zaufanie swojego menedżera do swojego projektu dzięki planowi zarządzania ryzykiem. Prosty, pięciostopniowy proces może ogromnie zmienić sposób, w jaki szef widzi Twój projekt (i Ciebie).

Co to jest zarządzanie ryzykiem w zarządzaniu projektami?

Zarządzanie ryzykiem w zarządzaniu projektami to proces identyfikacji, oceny i reagowania na ryzyko związane z projektem.

Ryzyko związane z projektem to rzeczy, które mogą mieć wpływ na projekt (pozytywnie lub negatywnie, ale ogólnie ludzie interpretują ryzyko jako zdarzenia, które miałyby negatywny wpływ na projekt).

Niezależnie od tego, czy projekt jest duży czy mały, wiąże się z tym ryzyko. Mogą to być wszystko, od ryzyka, że ​​Twoja szkolna parada zostanie spuszczona na ryzyko podwyżki cenowej krytycznego elementu nowej płytki drukowanej.

Ryzyko związane z projektem, jeśli nie jest prawidłowo zarządzane, może utrudnić pomyślne dostarczenie projektu. Niesprawdzone zagrożenia mogą dodać czas do harmonogramu, pracować na Twój czas i pieniądze do budżetu. Menedżerowie denerwują się na takie rzeczy. Wszystko to można uniknąć dzięki planowi zarządzania ryzykiem.

Planowanie zarządzania ryzykiem

Plan zarządzania ryzykiem to świetny sposób na zwiększenie własnej pewności co do zdolności zespołu projektowego do realizacji - i to również zwiększa pewność siebie menedżera. Chcesz, aby uwierzyli, że możesz to zrobić, i chcesz, aby byli świadomi tego, co może powstrzymać Cię od pomyślnego zrealizowania projektu. Plan zarządzania ryzykiem jest doskonałym narzędziem do tego.

I zgadnij co? Bardzo łatwo jest zacząć.

Zarządzanie ryzykiem projektu jest prostym, pięciostopniowym procesem. Nie komplikujmy tego bardziej, niż powinno. To jest coś, od czego możesz zacząć już dziś, przygotuj się do przedyskutowania tego na następnym spotkaniu i spraw, by skończyło się, gdy ktoś wpisuje minuty.

5-stopniowy proces zarządzania ryzykiem

Podobnie jak w przypadku wielu części zarządzania projektami, zarządzanie ryzykiem to proces. 5 kroków:

1. Inicjować
2. Zidentyfikować
3. Oszacować
4. Odpowiedzi planu
5. Wprowadzić w życie

Jeśli te terminy nie znaczą dla ciebie zbyt wiele, trzymaj się tego - zamierzam to wszystko wyjaśnić.

Krok 1: Rozpocznij

Po pierwsze, chcesz ustawić kontekst dla zarządzania ryzykiem w swoim środowisku zarządzania projektami.

Prawdopodobnie nie ma tu zbyt wiele pracy, ponieważ ktoś w twojej firmie już przygotował politykę ryzyka korporacyjnego i wszystko, co musisz zrobić, to śledzić. Wyjaśni to podejście firmy do ryzyka i może nawet wymagać szablonów, których potrzebujesz. Szablony zawsze oszczędzają Ci pracę, więc szukaj ich też!

Nawet jeśli nie masz polityki ryzyka korporacyjnego, ktoś inny, kto zarządza projektami, może mieć plan zarządzania ryzykiem projektu, który możesz skopiować. Po co na nowo odkrywać koło? Ponowne wykorzystanie dokumentów to konieczność, jeśli chcesz zaoszczędzić czas i zrobić więcej.

Użyj tego, co odkryłeś, aby stworzyć plan zarządzania ryzykiem dla swojego projektu. Jest to część ogólnego planu zarządzania projektem i mówi o tym, w jaki sposób zamierzasz podejść do zarządzania ryzykiem w swoim projekcie.

Jeśli nie wiesz, co tam umieścić, czytaj dalej! Kolejne kroki pozwolą Ci lepiej zrozumieć, o czym rozmawiać w planie zarządzania ryzykiem.

Poprawia to pewność siebie przez: Pokazanie swojemu przełożonemu, że masz podejście do radzenia sobie z niepewnością związaną z projektem i aktywnie zarządzasz ryzykiem.

Krok 2: Zidentyfikuj

Po przedstawieniu podejścia możesz zacząć pracować nad nim.

Teraz identyfikujesz zagrożenia, które będą miały wpływ na twój projekt. Jest to zawsze tylko migawka w czasie, a rejestr ryzyka jest czymś, do czego będziesz chciał wrócić raz po raz, aby upewnić się, że wszystko zostanie tam wprowadzone.

Możesz zidentyfikować zagrożenia, korzystając z listy kontrolnej typowych zagrożeń, przeprowadzając wywiady z interesariuszami na temat projektu (szczególnie trudnymi interesariuszami, ponieważ zazwyczaj mają wiele do powiedzenia na temat tego, co może pójść źle), sesjami burzy mózgów i zdrowym rozsądkiem.

Szukasz rzeczy, które mogą powodować problemy, jeśli kiedykolwiek wystąpią. (Pamiętaj, że ryzyko jeszcze się nie wydarzyło. Kwestie związane z projektem to rzeczy, które już się wydarzyły).

Niezależnie od tego, co robisz, zdecydowanie powinieneś zaangażować innych ludzi. Sam nie będziesz miał całego obrazu, a skończy się brakujące elementy.

Ryzyko może i powinno być identyfikowane przez każdego. Twoim zadaniem jako kierownika projektu jest zachęcenie kolegów do wzięcia na siebie ryzyka, dzięki czemu jako zespół możesz coś z nimi zrobić.

Wszystkie zidentyfikowane ryzyka powinny być rejestrowane w rejestrze ryzyka. Jeśli masz koordynatora projektu w zespole lub osobę wspierającą projekt, mogą to zrobić. W przeciwnym razie jest to część zadań administracyjnych do wykonania.

Poprawia to pewność siebie przez: Wykazanie, że zdajesz sobie sprawę z kluczowych zagrożeń, które mogą mieć wpływ na twój projekt, oraz że masz środki, aby stale być świadomym nowych zagrożeń.

Krok 3: Oceń

Ryzyka są następnie oceniane pod kątem prawdopodobieństwa i wpływu. Ten szczegółowy artykuł na temat sposobu oceny ryzyka związanego z projektem obejmuje to. Przeczytaj go dobrze, jeśli nie znasz tego procesu.

Jako kolejny środek można również ocenić bliskość, co oznacza, jak blisko jest ryzyko wystąpienia ryzyka. Niebezpieczeństwo związane z bliską odległością mogłoby się wkrótce wydarzyć. Ryzyko związane z niską bliskością może wystąpić w pewnym momencie w odległej przyszłości. To może dać ci kolejny czynnik decydujący o priorytecie czasu i energii w radzeniu sobie z ryzykiem.

Poprawia to pewność siebie przez: Zapewnienie menedżerowi i wszystkim członkom zespołu jasnego wyobrażenia o tym, co by się stało, gdyby jakiekolwiek z tych zagrożeń faktycznie się zmaterializowało.

Krok 4: Odpowiedzi planu

Teraz przechodzimy do mięsistej części planu zarządzania ryzykiem. W tym kroku zastanawiasz się, jak zarządzać ryzykiem, identyfikując odpowiednią odpowiedź.

Robimy to, ponieważ do tej pory masz tylko listę wydarzeń, które mogą się zdarzyć w przyszłości i jak duża będzie transakcja. Co twój menedżer będzie chciał wiedzieć dalej: Co zamierzasz z tym zrobić?

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją 4 rzeczy, które można zrobić, aby rozwiązać i zarządzać ryzykiem związanym z projektem. Oni są:

• Uniknąć
• Transfer
• Zmniejsz (tj. Zmniejsz)
• Zaakceptować.

Są one szczegółowo omówione w tym głębokim nurcie na temat strategii reagowania na ryzyko dla ryzyka negatywnego.

Niektóre z twoich ryzyk mogą mieć pozytywny wynik. Na przykład: istnieje ryzyko, że sprzedasz tak dużo swojego nowego produktu, że zawieszasz linie telefoniczne. To byłby fajny problem, ale nadal istnieje ryzyko, które powinniśmy zaplanować.

Istnieje wiele sposobów na przygotowanie się na pozytywne ryzyko, w tym:

• Wykorzystać
• Dzielić
• Wzmacniać
• Zaakceptować.

Są one omówione bardziej szczegółowo na temat strategii reagowania na ryzyko dla ryzyka dodatniego.

Musisz ustalić, która strategia odpowiedzi jest najlepsza dla każdego ryzyka w rejestrze. Na przykład, możesz zdecydować, że ryzyko zawalenia się dachu fabryki jest czymś, co po prostu zaakceptujesz, ponieważ nie jest prawdopodobne. Jednakże ryzyko, że zatrucie pokarmowe pochłonie połowę siły roboczej, jest czynnością, którą aktywnie zamierzasz złagodzić, przekwalifikowując wszystkich pracowników gastronomicznych. Jeśli zdarzyło się to wcześniej i jest całkiem prawdopodobne, chyba że coś z tym zrobisz, będziesz chciał zmniejszyć ryzyko.

Gdy odpowiedź zostanie zidentyfikowana i uzgodniona, właściciele ryzyka mogą zostać wyznaczeni do przeprowadzenia planu działania w zakresie zarządzania ryzykiem. Innymi słowy, potrzebujesz kogoś, kto będzie odpowiedzialny za przeglądanie zadań, które zgadzasz się.

Poprawia to pewność siebie przez: Pokazanie swojemu przełożonemu, że zastanawiałeś się, co zrobić z rzeczami, które mogą powodować problemy dla twojego projektu i że wprowadzasz plany w celu zmniejszenia niepewności i ryzyka związanego z projektem.

Krok 5: Wdrożenie

Twój plan zarządzania ryzykiem powinien już obejmować osoby, które będą odpowiedzialne za wykonywanie działań ograniczających ryzyko dla każdego ryzyka. Powinni teraz wykonywać te zadania, aby aktywnie zarządzać otwartym ryzykiem.

Poprawia to pewność siebie przez: Wykazanie, że Ty i Twój zespół projektowy możecie śledzić to, co powiedzieliście, że zrobicie. Dzięki raportowaniu o tym, co udało Ci się osiągnąć i ograniczonym ryzykom, pokazuje zespołowi zarządzającemu, że poważnie podchodzisz do dostarczania i robienia tego, co jest potrzebne, aby w przyszłości chronić projekt przed problemami.

Gdy ryzyko minęło - gdy nie jest już istotne, ponieważ albo się stało, albo nie może się już zdarzyć - możesz zamknąć je z rejestru ryzyka.

Wprowadzenie tego planu zarządzania ryzykiem w projekcie może odróżnić Cię od innych menedżerów. Twój własny szef będzie miał dowody na to, że możesz myśleć strategicznie i twórczo o tym, co może spowodować, że twój projekt się oderwa i - co najważniejsze - zrób coś z tym. Będziesz osobą aktywnie zarządzającą problemami, zanim się zdarzą, usuwając blokady i przygotowując się na wszystko!

Być postrzeganym jako dobry w zarządzaniu ryzykiem związanym z projektem jest niezawodnym sposobem postrzegania go jako bezpiecznej pary lub rąk przez kierownictwo. Nie potrzebujesz wielu doświadczeń ani certyfikatów, aby skutecznie zarządzać ryzykiem projektu (chociaż istnieją formalne kwalifikacje w zakresie zarządzania ryzykiem). Ten łatwy, pięciostopniowy proces wkrótce oznaczać będzie, że zarządzanie ryzykiem projektu jest osadzone w planach projektu.