Przegląd plików personalnych i zasady plików przykładowych

Dokumentacja personalna to zapisana przez pracodawcę dokumentacja historii i statusu całego stosunku pracy z indywidualnym pracownikiem. Pracodawca prowadzi tę dokumentację zatrudnienia w aktach osobowych z trzech powodów.

• Pracodawca chce mieć dostęp do dokładnych informacji i zorganizować je, gdy potrzebujesz dostępu do informacji z dowolnego powodu. Zmiany w kontaktach ratunkowych, adresy pracowników, śledzenie ocen wyników, pisma dyscyplinarne, uznawanie pracowników i materiały dotyczące wniosków o zatrudnienie to przykłady rodzajów informacji, do których pracodawca będzie chciał szybko uzyskać dostęp.
• Pracodawca musi zachować dokumentację dotyczącą kwestii kadrowych, takich jak dobór pracowników, wyniki, historia pracy, uzasadnienie odszkodowań i wewnętrzne aplikacje promocyjne, aby wymienić tylko kilka.

  Roszczenie EEOC, pozew lub nawet potrzeba uzasadnienia braku podwyżki lub awansu pracownika wymagają, aby pracodawca zebrał i zachował tego typu dokumentację pracowniczą.

• Niektóre rejestry pracowników są wymagane przez federalne lub stanowe rządy dla pracodawców. Zorganizowanie informacji o pracownikach w aktach personalnych ma sens ze względu na dostęp i zgodność z prawem oraz gotowość.

Rodzaje plików personalnych

Pracodawca na ogół utrzymuje kilka rodzajów akt osobowych, do użytku służbowego, do poufności pracowników, do prywatności medycznej i do przestrzegania prawa. Nie znam żadnego prawa, które mówi, ile plików musi przechowywać pracodawca.

Istnieje jednak wiele przepisów i istnieją najlepsze praktyki dotyczące poufności pracowników, które regulują zawartość akt osobowych i którzy mają dostęp do tych informacji. Są to akta osobowe, które większość pracodawców w USA utrzymuje. (Przepisy i praktyki na całym świecie mogą się różnić.)

• Plik personalny: Jest to główny plik pracownika, który zawiera historię stosunku pracy.
• Plik listy płac: Chcesz zachować oddzielny plik dla wszystkich kwestii płacowych dotyczących wynagrodzenia i świadczeń.
• Akta medyczne pracownika: Federalna ustawa o przenośności i rozliczalności ubezpieczeń zdrowotnych z 1996 r. (HIPAA) wymaga od pracodawców ochrony dokumentacji medycznej pracownika jako poufnej.
• Formularze pracownicze I-9: Musisz posiadać oddzielny plik dla wszystkich formularzy I-9 dla pracowników (nie dla pracowników), ponieważ nie chcesz, aby pracownicy rządowi, którzy są upoważnieni do sprawdzania tych formularzy w różnych okolicznościach, przeglądali twoje główne, poufne akta pracowników.

Dostęp pracowników do plików personalnych

Pracownicy mają dostęp do akt osobowych swoich pracowników pod kierownictwem i nadzorem personelu działu kadr. Akta pracowników są uważane za własność pracodawcy, który jest odpowiedzialny za ich utrzymanie i ochronę.

Przykładowa polityka plików personelu

Poniżej znajduje się przykładowa polityka plików personelu do wykorzystania w Twojej firmie. Omawia różne zalecane pliki i kto powinien mieć dostęp do każdego pliku.

Zasady dotyczące próbek

Firma prowadzi trzy akta pracowników dla każdego pracownika.

ZA plik personalny jest utrzymywany dla każdego pracownika (Twoja nazwa firmy). Te akta personalne zawierają poufne dokumenty i są zarządzane i utrzymywane przez personel działu kadr.

Dostęp do tego pliku jest ograniczony do pracowników działu kadr i zakłada, że ​​kierownik każdego pracownika prowadzi własny plik z dokumentami związanymi z wydajnością pracy pracownika.

Typowe dokumenty w aktach personalnych obejmują wniosek o zatrudnienie, formularz kontaktowy w nagłych wypadkach rodzinnych, udokumentowaną historię działań dyscyplinarnych, życiorys, podręcznik dla pracowników i formularze wypisania pracodawcy, aktualne dane osobowe i referencje do pracy.

Nie wszystkie pliki personalne zawierają te same dokumenty, ale każdy plik personalny ma takie same dokumenty.

Pliki płac są również utrzymywane; pliki list płac zawierają historię stanowisk pracownika, działów, zmian wynagrodzeń i tak dalej. Dostęp do pliku listy płac jest ograniczony do odpowiednich pracowników księgowych i kadrowych.

Na akta medyczne pracownika jest również utrzymany. Zawartość dokumentacji medycznej nie jest dostępna dla nikogo, z wyjątkiem personelu wyznaczonego przez dział zasobów ludzkich i pracownika, którego zapisy są przechowywane w aktach. Pod nazwą Twojej firmy) akta medyczne otrzymują najwyższy stopień bezpiecznego przechowywania i poufności.

Pracownik może przeglądać akta personalne, kontaktując się z pracownikiem działu kadr w normalnych godzinach pracy. Żaden pracownik nie może zmieniać ani usuwać żadnych dokumentów ze swojej dokumentacji personalnej, które muszą być przeglądane w obecności pracownika działu kadr.

Znany również jakoakta pracowników, rejestry pracowników, pliki zasobów ludzkich, dokumentacja

Zastrzeżenie - Uwaga:

Susan Heathfield dokłada wszelkich starań, aby oferować dokładne, zdroworozsądkowe, etyczne zarządzanie zasobami ludzkimi, porady pracodawców i miejsca pracy zarówno na tej stronie internetowej, jak i powiązane z tą stroną, ale nie jest adwokatem, a treść na stronie, autorytatywny, nie ma gwarancji dokładności i legalności i nie należy go traktować jako porady prawnej.

Witryna ma ogólnoświatową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju, więc strona nie może być ostateczna dla wszystkich w miejscu pracy. W razie wątpliwości zawsze zasięgnij porady prawnej lub pomocy ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są prawidłowe. Informacje na tej stronie służą wyłącznie jako wskazówki, pomysły i pomoc.