Zasady dostępu do plików personelu i łącza do próbek

Wszystkie działy zasobów ludzkich prowadzą obszerną dokumentację. Prawo wymaga, aby HR zachował wiele z nich przez określony czas. Pracownicy są świadomi, że te zapisy istnieją (a niektórzy mają wrażenie, że plik podąża za nimi od firmy do firmy, co nie jest prawdą).

Ponieważ pracownicy wiedzą, że te rekordy istnieją, będą chcieli je od czasu do czasu przeglądać, aby zobaczyć, co zawiera plik.

Decydując o tym, w jaki sposób zapewnić pracownikowi (i byłemu pracownikowi dostęp), pamiętaj o wszelkich przepisach prawnych dotyczących Twojej firmy. W wielu stanach obowiązują przepisy, które wymagają od firmy udostępnienia określonych części pliku obecnym i byłym pracownikom. Skontaktuj się z prawnikiem ds. Zatrudnienia, aby upewnić się, że twoja polityka jest zgodna ze wszystkimi przepisami.

Na przykład prawo federalne wymaga, aby zapisy związane z amerykańską ustawą o niepełnosprawności były oddzielone od akt osobowych. Jeśli Twoja firma podlega HIPAA, upewnij się, że twoje prowadzenie dokumentacji medycznej jest również zgodne z tym.

Możesz mieć dużą swobodę w tym, co pozwala pracownikom zobaczyć w swoim pliku. Ale pamiętaj, że nawet jeśli określisz, że pracownik nie może mieć dostępu do pewnych informacji, takich jak sprawdzanie referencji, że w przypadku procesu sądowego informacje są wykrywalne.

Dlatego poinstruuj swoich pracowników, aby dokładnie rejestrowali rzeczy i zawsze przestrzegali prawa. Dokumentacja pracownicza nie jest miejscem na wewnętrzne dowcipy lub złośliwe komentarze. Te nie idą dobrze w sądzie.

Zgodnie z ogólną zasadą posiadanie jednego strażnika do rekordów zapewnia przestrzeganie i spójność procedur. Nie chcesz, aby jeden menedżer ds. Zasobów ludzkich pozwalał ludziom odbierać swoje rekordy z powrotem do biurka, podczas gdy inny odmawia dostępu.

Wymaganie, aby wszyscy przechodzili przez jedno źródło, pomaga zachować spójność i legalność. Przepisy dotyczące zapisów i przechowywania zapisów oraz dostępu są skomplikowane. Upewnij się, że jesteś na bieżąco.

Poniższa polityka to dobry początek dla Twojej firmy, ale pamiętaj, że twoje przepisy stanowe i lokalne mogą się różnić.

Przykładowe zasady dostępu do rejestrów pracowników

Wszyscy pracownicy, byli pracownicy i przedstawiciele pracowników mogą z wyprzedzeniem zapoznać się z treścią akt osobowych z pracownikami działu kadr. Dokumenty dotyczące kwalifikacji pracownika do zatrudnienia, takie jak wniosek, awans, postępowanie dyscyplinarne i transfer, mogą być przeglądane. Ponadto pracownik może przeglądać formularze odstąpienia od polisy i dokumentację szkoleniową.

Dokumenty, których pracownik nie może przeglądać, obejmują referencje lub kontrole referencyjne, rejestry wszelkich dochodzeń prowadzonych przez kierownictwo, dokumentację medyczną, dokumenty związane z postępowaniem sądowym, wszelkie dokumenty, które naruszają poufność innego pracownika, oraz dokumenty wykorzystywane do planowania pracowników.

Procedura

Pracownik, który chce przejrzeć dopuszczalną zawartość swoich akt osobowych, powinien skontaktować się z działem zasobów ludzkich z 24-godzinnym wyprzedzeniem (z wyłączeniem weekendów). Byli pracownicy lub osoby nieznane pracownikom działu personalnego muszą przedstawić identyfikator i / lub dowód zezwolenia na dostęp do akt osobowych.

Pracownicy muszą przejrzeć swoje akta personalne w obecności pracownika działu kadr.

Pracownicy nie mogą usuwać z biura żadnej części akt osobowych.

Pracownik może zażądać fotokopii pliku lub części pliku. W granicach rozsądku pracownik działu kadr dostarczy kserokopie. W przypadku obszernego kopiowania pracownik będzie musiał zapłacić za kserokopie.

Jeśli pracownik jest niezadowolony z dokumentu w jego aktach personalnych, w obecności pracownika działu personalnego pracownik może napisać wyjaśnienie lub wyjaśnienie i załączyć je do spornego dokumentu. Pod żadnym pozorem personel HR ani pracownik nie zmieniają rzeczywistego dokumentu.

Pracownik może również poprosić o usunięcie dokumentu z akt osobowych. Jeśli pracownik działu kadr zgadza się, dokument może zostać usunięty. Jeśli pracownik działu personalnego nie zgadza się, sprawa może zostać zaskarżona w sposób określony w zasadach firmy dotyczących otwartych drzwi.

Mamy nadzieję, że ta zasada okazała się przydatna podczas opracowywania własnych zasad dostępu do plików personelu dla organizacji. Dostosuj politykę do potrzeb i kultury swojej organizacji.