Najlepsze praktyki dla plików personelu pracowników

Dobrym pomysłem dla pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji personalnej dla każdego pracownika. Dokumentacja historii zatrudnienia, zapisy dotyczące wkładu i osiągnięć, zawiadomień dyscyplinarnych, promocji, planów rozwoju wydajności i wiele innych należą do akt osobowych. Inteligentni pracodawcy przechowują również więcej niż jeden plik personalny.

Pracodawca ma dobre powody, by przechowywać kilka akt osobowych - niektóre legalne, a inne do celów najlepszych praktyk w zakresie zatrudnienia. Potrzebna jest dokumentacja, aby pracodawca miał dokładny obraz historii zatrudnienia pracownika. Dokumentacja wspiera decyzje pracodawcy i może chronić pracodawcę w procesie - zachowany prawidłowo.

Treść akt osobowych zapewnia historyczny przegląd ważnych wydarzeń w trakcie kariery pracownika. Wspierają decyzje podejmowane na temat pracownika i jego kariery. Pokazują uzasadnienie dla pracodawcy dotyczące zatrudniania, awansów, transferu, nagród i uznawania oraz decyzji o zwolnieniu.

Różne wytyczne wiążą się z różnymi typami plików personelu

Ponieważ zaleca się kilka typów plików personelu, różne zasady i wytyczne są powiązane z każdym typem pliku personelu.

• Każdy typ pliku personalnego ma inny powód dla istniejącej i innej zawartości, w oparciu o ten powód.
• Każdy typ pliku personelu jest przechowywany inaczej.
• Dostęp do akt osobowych jest ograniczony do niektórych pracowników w większości organizacji. Wiele organizacji ogranicza dostęp do plików personalnych tylko do pracowników działu kadr. Różne typy plików personelu mają różne wytyczne dostępu.
• Dostęp pracowników do jego akt osobowych jest dozwolony, ale większość pracodawców ustanawia wytyczne dotyczące dostępu pracowników za pomocą polityki dostępu do plików personelu w podręczniku pracownika. (Różne stany i jurysdykcje mają różne zasady, więc bądź na bieżąco ze swoją lokalizacją).

  Większość organizacji nie zezwala kierownikowi pracownika na dostęp do ogólnej dokumentacji personelu. Oczekują, że menedżerowie zachowają odpowiednią dokumentację we własnym pliku pracownika zarządzającego, który nie jest oficjalnym plikiem personelu.

• Dział kadr posiada i jest odpowiedzialny za akta pracowników.

Zalecane pliki personelu

Oto zalecane typy plików personalnych i informacje o pracy z nimi.

Akta pracowników

Jest to główny akta personalne, które pracodawca przechowuje dla każdego pracownika. Dokumentacja personalna przechowuje historię zatrudnienia każdego pracownika. To jest to, co musisz wiedzieć na temat akt osobowych pracowników.

Akta medyczne

Dokumentacja medyczna pracownika ma poważne ograniczenia prawne, które pracodawca musi znać i uważać. Oto, co musisz wiedzieć o poufności i zawartości dokumentacji medycznej pracownika.

Plik listy płac

Dostęp pracowników do akt płacowych pracowników jest mniej restrykcyjny niż dostęp do akt medycznych lub osobowych. Plik listy płac zawiera informacje o wynagrodzeniu, wyborze świadczeń, zmianach stawek wynagrodzeń, dodatkach i innej dokumentacji prawnej, która ma wpływ na wypłatę pracownika. Różnorodni pracownicy księgowości i kadr uzyskują dostęp do informacji w pliku listy płac.

I-9 Plik formularzy dla pracowników

Ze względu na prawa dostępu różnych agencji rządowych, postępujesz zgodnie z najlepszymi praktykami, utrzymując oddzielny plik dla wszystkich formularzy I-9 dla pracowników. Dowiedz się więcej o przechowywaniu formularzy I-9.

Zasady dostępu do plików personelu dla pracowników

Chcesz, aby każdy pracownik wiedział, co znajduje się w jego pliku personalnym, ale musisz kontrolować integralność, kompletność i dokładność pliku. Utrzymanie poufności pracowników i pracodawcy oraz ograniczony dostęp są zapewnione dzięki polityce dostępu do plików personalnych.

Czego nie uwzględniać w pliku danych osobowych pracowników

Szukasz wskazówek dotyczących treści, które nigdy nie powinny być uwzględniane w pliku personelu? Oto moje najlepsze zalecenia dotyczące treści, które chcesz zachować w osobnej, nieformalnej lokalizacji lub w ogóle nie zachowywać. Zatrzymanie niepotrzebnej i czysto uzasadnionej dokumentacji może cię skrzywdzić.

Dokumentacja

Czy wiesz, jaka jest dokumentacja? Słowo, dokumentacja, pojawia się często w świecie zatrudnienia i zasobów ludzkich. Jednak znaczenie dokumentacji i powody, dla których warto udokumentować konkretne wydarzenia związane z zatrudnieniem, są dokładnie omówione, „Znaczenie dokumentacji w zasobach ludzkich”. Spójrz, ponieważ odpowiednia dokumentacja jest niezbędna dla dokładnych danych o zatrudnieniu.

Zrzeczenie się: Należy pamiętać, że podane informacje, choć autorytatywne, nie są gwarantowane pod względem dokładności i legalności. Strona jest czytana przez ogólnoświatową publiczność, a przepisy i regulacje dotyczące zatrudnienia różnią się w zależności od stanu i kraju. Poszukaj pomocy prawnej lub pomocy ze strony państwowych, federalnych lub międzynarodowych zasobów rządowych, aby upewnić się, że Twoja interpretacja prawna i decyzje są poprawne dla Twojej lokalizacji. Informacje te służą jako wskazówki, pomysły i pomoc.