Jak opracować plan outsourcingu

Wiele dyskusji na temat outsourcingu w mediach sprawia, że ​​wydaje się on skomplikowany, ale jest dość prosty. Nawet w naszych domach „zlecamy na zewnątrz” wiele zadań: gotowanie, utrzymywanie trawników i opiekę nad dziećmi, żeby wymienić tylko kilka. Kiedy nie mamy czasu, skupienia ani umiejętności do samodzielnej pracy, szukamy kogoś, kto może, i kogoś, kto wykona pracę za cenę, na którą stać nas będzie. Korporacje działają w ten sam sposób, nawet jeśli ich decyzje mogą obejmować więcej czynników i decydentów.

Proces rozwoju

Ale tak jak rodziny podejmują różne decyzje, korporacje mogą podejmować zaskakująco różne decyzje dotyczące outsourcingu.Nie ma szablonu, który działa dla wszystkich firm, ale istnieje proces, który wszystkie firmy muszą wziąć pod uwagę:

Realizacja

W przeszłości wiele korporacji mogło nawet nie wiedzieć, czym jest outsourcing. Dziś wiedzą o outsourcingu, ale mogą nie zdawać sobie sprawy z tego, ile programów outsourcingu (i outsourcingu) już obsługują: centra kopiowania, pomieszczenia pocztowe, zarządzanie obiektami, IT, a nawet części korporacyjnego działu prawnego. Outsourcing może nie rozwiązać każdego problemu, ale poznanie poprzedniej generacji umów pozwoli zidentyfikować nowe projekty i dostarczy cennych informacji.

Ustalanie celów

Aby odnieść sukces w tworzeniu programu outsourcingu, musisz zdefiniować konkretne cele, takie jak zmniejszenie ogólnych kosztów korporacyjnych o pięć procent, skupienie się na wydajności dla pojedynczej lokalizacji lub tylko spojrzenie na funkcje wykonywane w jednej jednostce biznesowej. Cele nie wymagają ogromnych szczegółów. Wraz ze wzrostem doświadczenia związanego z outsourcingiem zmieni się definicja.

Udział

Potrzebujesz uczestników z wielu dziedzin wiedzy, aby wnieść wkład do planu, zweryfikować założenia i dostarczyć ekspertyzy. Kiedy przechodzisz od planu ogólnego do konkretnych projektów, powtórzysz ten proces i utworzysz podgrupy z jeszcze bardziej szczegółową wiedzą.

Identyfikacja

Teraz, gdy masz cele i ekspertów do identyfikacji i interpretacji informacji, nadszedł czas, aby zidentyfikować konkretne projekty dla twojego programu outsourcingowego. Każda firma opracowuje inne kryteria, kierując się kulturą, a także analizą finansową lub operacyjną, ale istnieją wspólne kryteria, na które należy zwrócić uwagę:

• Poprzednie decyzje: Twoja firma prawdopodobnie podjęła wcześniejsze decyzje dotyczące korzystania z usług innych niż pracownicy, takich jak pracownicy tymczasowi lub umowy o świadczenie usług. Aby uzyskać szczegółowe informacje, współpracuj z działem zakupów i swoim biurem zarządzania projektami. Zobacz, jak zajęli się problemami z tej listy i opracuj wyciągnięte wnioski.
• Ekspertyza: Czy wykonujesz funkcje lub produkujesz produkty bez wystarczającej wiedzy lub masz problemy z utrzymaniem menedżerów? Czy obecne kierownictwo ma plan rozwiązania tych problemów? Jeśli nie, może to być dobry projekt outsourcingowy.

• Jakość: Nawet jeśli funkcja ma ludzi o odpowiednich umiejętnościach i doświadczonych menedżerach, możesz nie uzyskać wymaganego poziomu usług. Czy menedżer przeprowadza ankiety wśród klientów? Co mówią klienci o produktach lub usługach? Luka w jakości lub brak zainteresowania obsługą klienta to kolejna flaga outsourcingu.
• Koszt: Wyjątkowo wysoka jakość usług niekoniecznie jest dobra. Jak twoje koszty są porównywalne z konkurencją? Czy funkcja generuje raporty miesięczne: koszty jednostkowe, koszty operacyjne, wieloletnie trendy kosztów? Jeśli ta funkcja nie może wygenerować tych raportów, outsourcingowa usługa może zapewnić większą przejrzystość operacji.

• Skala: Kiedy zbadasz całą swoją firmę, odkryjesz wiele nieoczekiwanych odkryć. Skup się! Jeden duży projekt jest lepszym kandydatem do outsourcingu niż kilka mniejszych projektów. Ten jeden duży projekt będzie wymagał znacznie mniej zasobów administracyjnych i administracyjnych. Zachowaj obszerną listę, ale wybieraj tylko kandydatów, którzy mają duży wpływ na pierwszą falę projektów.
• Bezpieczeństwo: Masz teraz dobry pomysł na potencjalne projekty. Czas filtrować je zgodnie ze standardami bezpieczeństwa. Bezpieczeństwo to złożony i kontrowersyjny temat. Różne standardy mają zastosowanie do różnych branż, a niektóre firmy są bardziej świadome bezpieczeństwa niż ich konkurenci. Zrozumieć standardy wewnętrzne i branżowe i odpowiednio ograniczyć projekty outsourcingowe. W dyskusjach uwzględnij działy prawne, IT, bezpieczeństwa korporacyjnego, zgodności (jeśli dotyczy) i wszelkie „ryzyka”.

• Ustalanie priorytetów: Każda pozycja powyżej (i być może inne cechy) musi być oceniana, a następnie każdemu projektowi należy przypisać całkowitą „wartość outsourcingu”. Niewątpliwie będzie wiele dyskusji na temat tego, które cechy są najważniejsze, jeśli ich wyniki są dokładne i czy należy rozważyć inne cechy. Nie zdziw się, jeśli ten proces potrwa miesiące, a nawet lata.
• Porozumiewanie się: Zanim ustalisz priorytety potencjalnych projektów, odbyłeś wiele spotkań i rozmawiałeś z wieloma ludźmi. Oczekuj, że te dyskusje staną się publicznymi informacjami w działach, które zamierzasz zlecić na zewnątrz. Zawsze zakładaj, że te dyskusje dotrą do twojej populacji pracowników, często w czasie rzeczywistym. Starannie przemyślana komunikacja korporacyjna musi być przygotowana i gotowa. Nigdy nie pozwól, aby pogłoski stały się lepszym źródłem informacji niż fakty.

Wykonywanie

Pod koniec tego procesu otrzymasz swój wstępny plan outsourcingu. Podczas wykonywania tego planu jest o wiele więcej kroków: potwierdzanie danych, tworzenie podkomitetów dla konkretnych projektów, identyfikacja dostawców, prowadzenie pilotów, przyznawanie kontraktów i tak dalej. Jednak opracowanie planu zapewnia pierwsze i najważniejsze kroki.