Jak opracować skuteczną agendę spotkania

Program spotkania to lista przedmiotów, które uczestnicy mają nadzieję osiągnąć na spotkaniu. Porządek obrad powinien być podzielony przed spotkaniem, co najmniej 24 godziny wcześniej, aby uczestnicy mieli możliwość przygotowania się do spotkania. Najlepiej, jeśli to możliwe, porządek obrad powinien być dostępny kilka dni przed spotkaniem.

Opracowanie planu spotkania

Najpierw sprawdź, czy potrzebni są inni pracownicy, aby pomóc Ci zaplanować spotkanie. Następnie zdecyduj, co chcesz osiągnąć, organizując spotkanie i ustal cele do osiągnięcia podczas spotkania. Ustalone cele stworzą ramy skutecznego planu spotkań. Upewnij się, że nie zaplanowałeś więcej niż jest to racjonalnie osiągalne w terminie spotkania.

Jak powiedział Stephen Covey w „The 7 Habits of Highly Effective People”, „Zacznij od końca”. Cel spotkania określi cel spotkania, program spotkania i uczestników spotkania.

Następnie zastanów się, ile czasu potrzebujesz na każdy element programu. Jeśli spotkanie ma trwać godzinę i masz pięć punktów porządku obrad, daje to ogólne pojęcie o ramach czasowych, z którymi pracujesz. Nie oznacza to, że każdy punkt porządku obrad musi mieć dokładnie 12 minut, ale pięć połączonych oczywiście nie może przeciętnie więcej czasu.

Decyzje do zrobienia

Po określeniu ogólnego celu, Ty lub Twój zespół musisz podjąć pewne decyzje. Oprócz celu lub celu spotkania należy również uwzględnić swój porządek obrad:

• Data, godzina i miejsce spotkania
• Uczestnicy potrzebni na spotkaniu
• Przedmioty do dyskusji
• Czas oczekiwania na grupę będzie musiał omówić każdy element
• Wstępna praca na spotkanie. Obejmuje to wszelkie czytanie, dokumentację, dane, protokoły ze spotkań z poprzedniego spotkania lub jakiekolwiek inne przygotowania, które sprawią, że Twoje spotkanie będzie udane. Odpowiednie dokumenty powinny być dołączone do zawiadomienia o posiedzeniu i porządku obrad, gdy rozpowszechniasz je wśród zaproszonych uczestników.

Identyfikacja uczestników

Po podjęciu decyzji, że spotkanie jest konieczne do osiągnięcia celu, należy opracować listę uczestników. Nie każdy pracownik może lub powinien uczestniczyć w każdym spotkaniu, ale zaproszenie właściwych uczestników zwiększy prawdopodobieństwo sukcesu. Określ swoich uczestników, zadając sobie kilka pytań:

• Kto musi posiadać rozwiązanie, które rozwija grupa?
• Kto jest właścicielem procesu, o którym dyskutuje grupa?
• Kto musi znać informacje, które rozpowszechniasz?
• Kto może dostarczyć dane i fakty, aby kierować podejmowaniem decyzji?
• Kto ma doświadczenie lub wiedzę do dzielenia się z grupą?
• Kto musi wspierać wdrażanie jakichkolwiek rozwiązań lub zadań?
• Kto musi udzielić pozwolenia lub zasobów, aby osiągnąć wynik spotkania?
• Kto może sprzeciwić się wdrożeniu jakichkolwiek rozwiązań lub kierunku?

Regularnie zaplanowane spotkania

Nie każde spotkanie wymaga niestandardowego programu. Większość pracowników regularnie organizuje spotkania dla swoich działów lub grup roboczych. Masz także zespoły i projekty, w których uczestniczysz.

Trwający projekt może nie wymagać nowo opracowanego programu na każde spotkanie, ale zespół będzie dobrze obsługiwany, przyjmując standardowe podejście do spotkania.

Regularnie zaplanowane spotkanie pracowników jest podzielone na trzy segmenty, z których każdy ma standardowe pozycje porządku obrad:

1. Elementy informacyjne: Zapisz wszystkie punkty porządku obrad, które są informacyjne dla każdego spotkania. Na przykład menedżer aktualizuje grupę o wyniki spotkania kierownictwa wyższego szczebla.
2. Elementy akcji: Umieść w porządku obrad wszystkie elementy, które według oczekiwań grupa będzie chciała przejrzeć na każdym regularnym spotkaniu. Na przykład wydajność w stosunku do budżetu na dany okres oraz identyfikacja oszczędności i ciągłych ulepszeń, które grupa planuje osiągnąć.
3. Planowanie na przyszłość: Umieść w porządku obrad wszelkie przedmioty, które grupa chce zaplanować lub przygotować się z wyprzedzeniem. Na przykład cele krótkoterminowe na następny miesiąc lub potrzeba pomocy współpracownika przy nadchodzących zadaniach.

Jeśli zastosujesz się do tych wytycznych podczas opracowywania programu spotkania, zwiększysz prawdopodobieństwo, że spotkanie będzie bardziej produktywne.

Co należy uwzględnić

Porządek obrad regularnie zaplanowanego spotkania może pomóc w osiągnięciu pożądanych rezultatów, włączając niektóre podstawowe elementy:

• Rozgrzewka i pozdrowienia. Rozważmy krótki łamacz lodu w zależności od tego, jak często grupa się spotyka.
• Zapoznaj się z celem, programem i oczekiwanymi wynikami spotkania oraz produktem.
• Przejrzyj, popraw (w razie potrzeby) i zatwierdź protokół poprzedniego spotkania.
• Dostarcz odpowiednie informacje na temat działu i firmy, których potrzebuje zespół.
• Przejrzyj postępy w zakresie elementów działań, planów działania i zobowiązań. Przejrzyj postępy grupy w zakresie celów.
• Omów i podejmuj decyzje dotyczące punktów porządku obrad tego spotkania.
• Określ kolejne kroki.

• Określ cel, wynik i porządek obrad następnego spotkania.
• Pod koniec spotkania osoba przyjmująca notatkę powinna przejrzeć zobowiązania podjęte przez ludzi podczas spotkania.
• Zidentyfikuj wszelką pomoc potrzebną od osób spoza grupy i wyznacz uczestników do nawiązania kontaktu.
• Określ, kto poza uczestnikami spotkania musi wiedzieć, co i jak zdecydować, w jaki sposób zrealizujesz komunikację.
• Rozdaj minuty w ciągu 24 godzin od spotkania lub natychmiast, jeśli osoba przyjmująca notatki wzięła je drogą elektroniczną.